Ayuda: por dónde se empieza y dónde está cada cosa
Los primeros pasos para tener el programa en marcha en una tarde, y después las dudas ordenadas por área, cada una con enlace a donde está contada entera.
De la cuenta vacía a la primera factura
El orden importa: si empiezas por la factura y dejas los datos fiscales para después, la primera sale con la dirección mal y ya no se puede tocar.
Los datos de tu empresa
De aquí sale la cabecera de tus facturas. Marca si estás en recargo de equivalencia o si tributas en Canarias, Ceuta o Melilla: cambia los tipos que verás en el editor.
Los módulos que usas
El menú lateral se monta con lo que enciendes. Una asociación quiere socios y cuotas; un taller, inventario. Encender de menos es mejor que encender de todo.
Series y numeración
Antes de emitir nada. Si vienes de otro programa, sigue donde lo dejaste: una serie no puede tener huecos ni repetidos, y eso se mira en una inspección.
Tus clientes y tus productos
A mano si son cuatro. Si son cuatrocientos, con el asistente de migrar tus datos, que funciona desde el plan gratuito y enseña una vista previa antes de guardar nada.
La primera factura
Y con ella el primer registro de VeriFactu, con su huella y su QR. Míralo en el A4 antes de enviarlo: la plantilla se ajusta en dos minutos y después ya no se toca.
Cada bloque cuenta lo que suele atascar. Si lo tuyo no está aquí, escribe a info@cairos.es: las preguntas que se repiten acaban en esta página.
Facturación
Una factura registrada en VeriFactu ya no se puede modificar ni borrar: lo exige el reglamento. Se corrige con una rectificativa, que el programa enlaza con la original.
- Series y numeración. Cada serie lleva su contador y no admite huecos. Con patrón por año (F26-0001) manda la fecha del documento. En el programa de facturación.
- De presupuesto a factura, sin volver a teclear las líneas. Presupuestos.
- Cuotas y suscripciones. Plantilla y cadencia se definen una vez; la emisión se lanza hoy desde la pantalla. Facturas recurrentes.
- Cobros parciales, vencimientos a 30/60/90 y días de retraso por factura. Cobros y tesorería.
- VeriFactu: el QR y la huella encadenada están hechos; el envío en tiempo real a la Agencia Tributaria, no. Qué es y desde cuándo obliga.
Gastos y proveedores
Un gasto sin su documento adjunto no es un gasto deducible: es una anotación. Por eso el adjunto va pegado al gasto y no en una carpeta aparte.
- IVA soportado. Cada gasto entra con su base, su tipo y su cuota, y de ahí sale el deducible del trimestre. Gastos y proveedores.
- Recargo de equivalencia. El coste es base más IVA más recargo, y ése es el que sirve para el margen. Cómo funciona.
- Lo que compras para usar, no para vender —un vehículo, un horno— no es gasto: es inmovilizado, y se amortiza.
- Escanear la factura del proveedor para que se rellene sola todavía no está. Se teclea o se importa.
Impuestos y modelos
Cairos calcula y rellena los modelos con lo que hay en tus libros. Lo que no hace es presentarlos: eso se hace en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- IVA: 303 trimestral y 390 anual.
- Retenciones: 111 de profesionales y nóminas, 115 del alquiler del local.
- Tu IRPF: 130, con la regla del 70 %: si esa parte de tus ingresos ya lleva retención, no lo presentas.
- Febrero: 347 y 349. Sociedades: 200. Censo: 036.
- Canarias, Ceuta y Melilla tienen impuesto propio: IGIC e IPSI. Y los vencimientos, en el calendario fiscal.
Socios, cuotas y donativos
Si llevas una asociación, una fundación, una cooperativa o un club, hay módulos propios y conviene encenderlos desde el principio.
- Las cuotas de socio no son facturas. Están exentas de IVA, así que emitirlas como factura descuadraría el 303 y el 390. Son recibos. Asociaciones.
- Cobrarlas por el banco: se junta el periodo en una remesa y sale el fichero SEPA. Cómo funciona.
- Donativos con su certificado y el modelo 182.
- Cooperativas: capital social por socio, fondos obligatorios y retorno. Cooperativas.
- Clubes con bar o patrocinios: cada cosa lleva su IVA por separado. Clubes deportivos. Y las fundaciones, con su patronato. El mapa completo, en todas las formas jurídicas.
Tu cuenta y la facturación de Cairos
- Cambiar de plan en cualquier momento y desde tu cuenta. Al subir se cobra la parte proporcional; al bajar, se aplica en la renovación siguiente. Ver planes.
- Darte de baja. Sin permanencia. La cuenta baja al plan gratuito: sigues emitiendo facturas, consultando el histórico y exportándolo entero.
- Usuarios y permisos: quién ve los costes, quién puede anular una factura y quién sólo mira. Seguridad y accesos.
- Sacar tus datos a CSV y Excel desde tu propia cuenta, sin pedir permiso.
- Varias sociedades: hasta tres en el plan Jade. Si son las de tus clientes, se factura por cartera: asesorías.
Cuando algo no funciona
Hay cosas que no son un fallo aunque lo parezcan. Una factura que no se deja borrar está registrada en VeriFactu. Un modelo a cero suele ser un trimestre sin movimientos. Y un módulo que no sale en el menú está apagado en los ajustes o no entra en tu plan. Si sigue sin cuadrar, escríbenos a info@cairos.es contando qué hacías, qué esperabas y qué pasó.
Lo que todavía no existe, para que no lo busques: chat en directo, escaneo de la factura del proveedor y nóminas. Están en la lista, sin fecha. Lo que sí hay y mucha gente no encuentra: ayuda dentro del programa, doble factor en tu pantalla de seguridad y la versión de móvil, que se instala en el teléfono como una aplicación.
Preguntas frecuentes
Entonces escríbenos
En Soporte eliges de qué va —una duda, algo que falla, algo que falta, tu factura— y te dice qué contar para que se resuelva a la primera. Contesta quien ha hecho el programa, en 24 horas laborables.
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