Ayuda: por dónde se empieza y dónde está cada cosa
Los primeros pasos para tener el programa en marcha en una tarde, y después las dudas ordenadas por área, cada una con enlace a donde está contada entera.
De la cuenta vacía a la primera factura
El orden importa: si empiezas por la factura y dejas los datos fiscales para después, la primera sale con la dirección mal y ya no se puede tocar.
Los datos de tu empresa
De aquí sale la cabecera de tus facturas. Marca si estás en recargo de equivalencia o si tributas en Canarias, Ceuta o Melilla: cambia los tipos que verás en el editor.
Los módulos que usas
El menú lateral se monta con lo que enciendes. Una asociación quiere socios y cuotas; un taller, inventario. Encender de menos es mejor que encender de todo.
Series y numeración
Antes de emitir nada. Si vienes de otro programa, sigue donde lo dejaste: una serie no puede tener huecos ni repetidos, y eso se mira en una inspección.
Tus clientes y tus productos
A mano si son cuatro. Si son cuatrocientos, con el asistente de migrar tus datos, que todavía está en camino y no abierto en todas las cuentas.
La primera factura
Y con ella el primer registro de VeriFactu, con su huella y su QR. Míralo en el A4 antes de enviarlo: la plantilla se ajusta en dos minutos y después ya no se toca.
Cada bloque cuenta lo que suele atascar. Si lo tuyo no está aquí, escribe a hola@cairos.es: las preguntas que se repiten acaban en esta página.
Facturación
Una factura registrada en VeriFactu ya no se puede modificar ni borrar: lo exige el reglamento. Se corrige con una rectificativa, que el programa enlaza con la original.
- Series y numeración. Cada serie lleva su contador y no admite huecos. Con patrón por año (F26-0001) manda la fecha del documento. En el programa de facturación.
- De presupuesto a factura, sin volver a teclear las líneas. Presupuestos.
- Cuotas y suscripciones. Plantilla y cadencia se definen una vez; la emisión se lanza hoy desde la pantalla. Facturas recurrentes.
- Cobros parciales, vencimientos a 30/60/90 y días de retraso por factura. Cobros y tesorería.
- VeriFactu: el QR y la huella encadenada están hechos; el envío en tiempo real a la Agencia Tributaria, no. Qué es y desde cuándo obliga.
Gastos y proveedores
Un gasto sin su documento adjunto no es un gasto deducible: es una anotación. Por eso el adjunto va pegado al gasto y no en una carpeta aparte.
- IVA soportado. Cada gasto entra con su base, su tipo y su cuota, y de ahí sale el deducible del trimestre. Gastos y proveedores.
- Recargo de equivalencia. El coste es base más IVA más recargo, y ése es el que sirve para el margen. Cómo funciona.
- Lo que compras para usar, no para vender —un vehículo, un horno— no es gasto: es inmovilizado, y se amortiza.
- Escanear la factura del proveedor para que se rellene sola todavía no está. Se teclea o se importa.
Impuestos y modelos
Cairos calcula y rellena los modelos con lo que hay en tus libros. Lo que no hace es presentarlos: eso se hace en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- IVA: 303 trimestral y 390 anual.
- Retenciones: 111 de profesionales y nóminas, 115 del alquiler del local.
- Tu IRPF: 130, con la regla del 70 %: si esa parte de tus ingresos ya lleva retención, no lo presentas.
- Febrero: 347 y 349. Sociedades: 200. Censo: 036.
- Canarias, Ceuta y Melilla tienen impuesto propio: IGIC e IPSI. Y los vencimientos, en el calendario fiscal.
Socios, cuotas y donativos
Si llevas una asociación, una fundación, una cooperativa o un club, hay módulos propios y conviene encenderlos desde el principio.
- Las cuotas de socio no son facturas. Están exentas de IVA, así que emitirlas como factura descuadraría el 303 y el 390. Son recibos. Asociaciones.
- Cobrarlas por el banco: se junta el periodo en una remesa y sale el fichero SEPA. Cómo funciona.
- Donativos con su certificado y el modelo 182.
- Cooperativas: capital social por socio, fondos obligatorios y retorno. Cooperativas.
- Clubes con bar o patrocinios: cada cosa lleva su IVA por separado. Clubes deportivos. Y las fundaciones, con su patronato. El mapa completo, en todas las formas jurídicas.
Tu cuenta y la facturación de Cairos
- Cambiar de plan en cualquier momento y desde tu cuenta. Al subir se cobra la parte proporcional; al bajar, se aplica en la renovación siguiente. Ver planes.
- Darte de baja. Sin permanencia. La cuenta baja al plan gratuito: sigues emitiendo facturas, consultando el histórico y exportándolo entero.
- Usuarios y permisos: quién ve los costes, quién puede anular una factura y quién sólo mira. Seguridad y accesos.
- Sacar tus datos a CSV y Excel desde tu propia cuenta, sin pedir permiso.
- Varias sociedades: hasta tres en el plan Empresa. Si son las de tus clientes, se factura por cartera: asesorías.
Cuando algo no funciona
Hay cosas que no son un fallo aunque lo parezcan. Una factura que no se deja borrar está registrada en VeriFactu. Un modelo a cero suele ser un trimestre sin movimientos. Y un módulo que no sale en el menú está apagado en los ajustes o no entra en tu plan. Si sigue sin cuadrar, escríbenos a hola@cairos.es contando qué hacías, qué esperabas y qué pasó.
Lo que todavía no existe, para que no lo busques: centro de ayuda dentro del programa, doble factor de autenticación, aplicación móvil y chat en directo. Están en la lista, sin fecha.
Preguntas frecuentes
La mejor ayuda es media hora dentro
El plan gratuito no caduca y no pide tarjeta. Monta tu empresa, emite una factura de prueba y en media hora sabrás qué preguntas te quedan de verdad.
Sin permanencia · Soporte por correo en castellano