Cuotas, igualas y suscripciones que se escriben solas
Defines una vez qué se factura, a quién y cada cuánto. A partir de ahí Cairos monta la factura del periodo con su serie, su vencimiento y sus líneas, y tú decides si sale como borrador para revisarla o emitida directamente.
Qué se define una vez y qué sale cada mes
Una recurrente en Cairos no es una factura duplicada: es una plantilla con cadencia propia, que sabe cuándo le toca y lleva la cuenta de lo que ya ha generado.
La cadencia que sea
Semanal, mensual, trimestral o anual, y con intervalo: «cada 2 meses» o «cada 3 trimestres» también valen. Con fecha de inicio, fecha de fin opcional y la próxima emisión siempre a la vista.
Borrador o emitida, tú eliges
Cada suscripción decide si deja un borrador para revisar —lo normal cuando las horas cambian cada mes— o si emite directamente, que es lo que quieres en una cuota de importe fijo.
Con su vencimiento y su forma de pago
Días de vencimiento, forma de pago, retención de IRPF y recargo de equivalencia se guardan en la propia suscripción, así que la factura del periodo sale completa y no hay que retocarla una por una.
También los gastos fijos
El alquiler, la cuota del gestor, los seguros y los suministros se definen igual, con su proveedor y su categoría. Si están domiciliados, se marcan como pagados al generarse, y ves su coste mensual equivalente aunque se paguen una vez al año.
Se ven en la previsión de caja
Las suscripciones de venta y los gastos fijos activos se proyectan hacia delante en la previsión de tesorería. Es justo lo que hace previsible una caja: saber lo que va a entrar y salir aunque todavía no exista el documento.
Las cuotas de socios van aparte
Si tu recurrencia son cuotas de una asociación o un club, no se facturan: los servicios a los socios están exentos de IVA y emitirlas como factura descuadraría el 303. Eso lo lleva el módulo de socios y cuotas, con su remesa bancaria.
Captura del ERP: Qué se define una vez y qué sale cada mes
Tres formas de cobrar lo mismo cada mes
El módulo es el mismo; lo que cambia es qué relación tienes con el cliente y qué documento le corresponde.
- Iguala profesional: importe fijo, factura emitida directamente el día 1 y vencimiento a 30 días.
- Mantenimiento: importe fijo trimestral, con borrador previo para añadir las horas extra del periodo.
- Licencia o suscripción anual: una factura al año, con la próxima emisión a la vista todo el ejercicio.
- Cuota de asociación: recibo, no factura, y remesa SEPA para cobrarlo por el banco.
- Gasto fijo domiciliado: se genera ya marcado como pagado, sin pasar por cobros.
- Cada suscripción lleva el contador de cuántos documentos ha generado y cuándo fue el último.
Salen solas, y también las puedes disparar tú
Hay una tarea en el servidor que pasa cada día y hace dos cosas: emite las facturas de las suscripciones a las que les toca y crea los gastos recurrentes del día. No hace falta que haya nadie delante ni que se abra el programa.
Sigues teniendo el botón, porque hay meses en que quieres adelantarte: entras en suscripciones, ves las que vencen y las generas cuando te venga bien. Y si prefieres revisar antes de que salga nada, cada suscripción se puede configurar para dejar un borrador en vez de emitir; ahí sí hay un paso tuyo, y es voluntario.
Un detalle de fontanería que conviene saber, porque explica por qué esto es fiable: esa tarea es la única del programa que crea documentos con número de factura, así que va protegida con un secreto propio y con una prueba que comprueba que no se puede llamar sin él. Una tarea así, abierta, sería la forma más rápida de llenar de facturas la contabilidad de todo el mundo.
Cada cobro repetido tiene su documento, y no siempre es una factura
Es el error más caro de todo lo que se cobra periódicamente, y sale muy tarde: normalmente en la primera revisión del 303.
Si prestas un servicio a un cliente, es una factura. La iguala del abogado, el mantenimiento del taller, la licencia anual del software. Va con su IVA, su serie y su registro, y entra en los libros como cualquier otra.
Si es la cuota de un socio de tu asociación, no lo es. Los servicios prestados a los socios por una entidad sin ánimo de lucro están exentos de IVA, así que lo que corresponde es un recibo de cuota, no una factura. Emitirlas como facturas mete en el 303 y en el 390 una base que no debería estar ahí, y cuadrar eso después obliga a rectificar todo un ejercicio.
Si es un anticipo antes de empezar, lo habitual es una proforma: enseña el importe, no devenga el impuesto, y se convierte en factura cuando cobras.
En Cairos cada uno vive donde le toca: las suscripciones en facturación, las cuotas en el módulo de socios con su remesa bancaria, y las proformas en su propia serie. No hay que decidirlo cada mes, sólo la primera vez.
Qué pasa cuando el importe cambia
Una iguala sube, un mantenimiento se amplía, un cliente se da de baja en mitad del año. Todo eso se toca en la suscripción, no en las facturas ya emitidas: lo emitido no cambia nunca, que es exactamente lo que tiene que pasar con un documento que ya está en los libros.
Para dar de baja hay dos caminos según lo que quieras conservar. Poner una fecha de fin deja la suscripción cerrada en su sitio, con su histórico y su contador. Desactivarla la para sin borrarla, y se puede volver a encender si el cliente vuelve. Borrarla sólo tiene sentido cuando se creó por error.
Si lo que cambia es el precio de todos los clientes a la vez, hoy se edita suscripción por suscripción: no hay una subida masiva por porcentaje.
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Preguntas frecuentes
Deja escrito lo que cobras todos los meses
Y dedica ese rato a lo que no se repite.
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