Que los datos lleguen cuadrados, y no en un correo con doce adjuntos
El trabajo caro de una asesoría no es calcular impuestos: es teclear lo que el cliente ya tecleó, perseguir la factura que falta y descubrir en abril que un ingreso de enero no era lo que parecía. Cairos pone al cliente a facturar dentro del mismo sitio donde tú revisas, con permisos y con rastro.
Varias empresas, una sola cuenta
Sin abrir veinte sesiones, sin veinte contraseñas y sin veinte carpetas en el escritorio que se llaman todas «facturas 1T».
Saltas de una a otra
Cada empresa con su contabilidad, sus series, sus tipos de IVA y sus modelos, y un selector para cambiar. Lo que no cambia es dónde está cada cosa, que es lo que ahorra las horas de verdad.
El cliente teclea, tú revisas
Él emite sus facturas y sube sus gastos con la foto del ticket. Tú entras y ves libros, IVA soportado y repercutido y modelos calculados sobre eso mismo. Nadie teclea dos veces la misma factura.
Rastro de quién tocó qué
El registro de actividad guarda cada cambio con su autor y su hora. Cuando un cliente jura que esa factura estaba bien el martes, deja de ser su palabra contra la tuya.
Se factura por cartera
No tendría sentido pagar una suscripción por cada cliente. Cuéntanos cuántos llevas y lo hablamos: la condición se hace sobre la cartera, no sobre la empresa suelta.
Cómo llega hoy la información y cómo debería llegar
El coste real de una asesoría no está en el trimestre difícil. Está en los quince fáciles que llegan mal.
Como llega ahora
- Un correo el día 12 con doce PDF y el asunto «lo del trimestre».
- Facturas numeradas a mano, con dos saltos y un número repetido.
- Tickets fotografiados en la mesa del bar, algunos sin NIF del proveedor.
- Un Excel de ingresos que no cuadra con el extracto del banco.
- Tres llamadas para averiguar si ese ingreso de 2.400 € era una venta o un préstamo.
- Y en el 90 % del tiempo, tecleando lo que el cliente ya había tecleado.
Como llega con Cairos
- Los datos están dentro el día 1, porque se han ido metiendo todo el trimestre.
- La numeración es correlativa por serie y el programa no deja saltarse un número.
- El gasto entra con su proveedor, su NIF, su base y su cuota, y el ticket adjunto.
- Los cobros vienen conciliados contra el extracto que subió el cliente.
- Cada apunte lleva su concepto y su documento: no hay que llamar a nadie.
- Tú revisas y firmas. Que es por lo que te paga el cliente.
El cliente que teclea y la asesoría que revisa
Casi todos los programas de gestión están pensados para uno de los dos: o para el empresario, y entonces la asesoría entra de prestado a mirar un PDF; o para el despacho, y entonces el cliente no toca nada y todo llega por correo. Los dos modelos tienen el mismo defecto: alguien teclea dos veces la misma factura.
La alternativa es incómoda de gestionar y por eso casi nadie la ofrece bien: que el cliente trabaje dentro, con permisos limitados, y que la asesoría revise encima. Incómoda porque hay que definir qué puede tocar cada uno, y porque hace falta que quede rastro de todo. Cairos lo resuelve con dos piezas que ya están: perfiles de permisos por usuario y un registro de actividad que guarda quién hizo qué y cuándo.
El reparto que funciona en la práctica es sencillo. El cliente emite facturas, sube gastos y concilia su banco. La asesoría ve los libros registro, revisa el IVA soportado dudoso, ajusta lo que haga falta y saca los modelos. Nadie transcribe. Y cuando hay una discusión sobre un dato, hay una fecha y un nombre en vez de una versión de cada uno.
Hay un efecto secundario que no se suele contar: los clientes que trabajan dentro del programa preguntan menos y facturan mejor. Un cliente que ve su propio pendiente de cobro persigue a sus deudores él solo.
VeriFactu te obliga a saber con qué factura cada cliente
Hasta ahora daba un poco igual si un cliente facturaba con Word: era su problema y se arreglaba con una hoja de cálculo. A partir de 2027 deja de dar igual, porque la sanción no es por el resultado sino por el programa.
| Con qué factura tu cliente | Qué pasa con sus registros | Qué significa para ti |
|---|---|---|
| Programa en modo VERI*FACTU | Cada factura se remite a la Agencia Tributaria en el momento de emitirse. | Los datos están en Hacienda antes de que tú los veas. Cuadrar un trimestre a posteriori deja de ser una opción, y conviene que el cliente lo sepa antes que después. |
| Programa en modo no VERI*FACTU | No se remiten, pero se firman, se encadenan y se conservan. | Hay que poder aportarlos si los piden. Antes de dar por bueno un programa, comprueba que deja descargar esos registros. |
| Excel, Word o una plantilla propia | No hay registro de facturación de ninguna clase. | Desde la fecha que le toque, deja de valer. La infracción es de 50.000 € por ejercicio y la paga el cliente, pero la conversación te toca a ti. |
| La aplicación gratuita de la AEAT | Genera y remite los registros: cumple. | Cumple con VeriFactu y no cumple con nada más: no lleva gastos, ni libros, ni saca modelos. Lo que se ahorra el cliente lo acabas tecleando tú. |
Los dos modos y quién puede usar cada uno están explicados en la página de VeriFactu, con la norma que lo dice.
En una cartera normal, la fecha llega en dos oleadas
Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades entran el 1 de enero de 2027; el resto, el 1 de julio de 2027. Traducido a tu cartera: las SL primero y los autónomos medio año después. Si dejas los dos grupos para el final, te comes las dos migraciones seguidas y encima con el cierre del ejercicio de por medio. Lo sensato es hacer una lista ahora de con qué factura cada cliente, y empezar por los que todavía están en Word.
Lo que te quita trabajo de encima
Y una cosa que no hace, dicha en la última tarjeta para que no se pase por alto.
Modelos con su desglose
303, 390, 347, 349, 111, 115, 130 y 180 calculados, y cada casilla se abre para ver qué facturas y qué gastos hay debajo. Revisar deja de ser recalcular.
Libros registro al día
Libro registro de IVA —emitidas y recibidas— y libro diario, todo el año y no en junio. Si el cliente ha ido metiendo, el libro está hecho.
Los clientes raros
Asociaciones con modelo 182, cooperativas con excedente, clubes con cuotas exentas y fundaciones con subvenciones. Los que más horas te comen.
No presenta por ti
La presentación se hace en la sede de la AEAT con vuestro certificado, y tampoco genera el fichero para importar en su programa: Cairos calcula y detalla, firmar y enviar sigue siendo vuestro. Tampoco es un gestor de expedientes ni lleva nóminas, que hoy no existen en el producto.
Y una advertencia de las que se agradecen antes de firmar
Cairos es nuevo. No tenemos la red de integraciones ni el recorrido de los programas con los que probablemente ya trabajas, y si mueves veinte clientes de golpe te vas a encontrar cosas que a nosotros nos faltan. La forma sensata de probarnos es con dos o tres clientes, un trimestre entero, y decidir después. El plan gratuito existe justamente para eso.
Pruébalo con dos clientes, no con veinte
Un trimestre entero, y si te convence hablamos de la cartera.
Preguntas de asesorías
Tu valor no es teclear facturas
Es saber qué hacer con ellas. Lo primero puede hacerlo el cliente; lo segundo, no.
Sin permanencia · VeriFactu incluido · Soporte en español