Saber qué hay, dónde está y qué caduca en marzo
Stock por almacén, lotes con su fecha de caducidad, traspasos con historial y recuentos que congelan el inventario mientras cuentas. Y el descuento automático al facturar, si lo quieres.
Cinco pantallas y lo que resuelve cada una
El inventario se descuadra siempre por el mismo sitio: nadie apunta lo que sale. Estas piezas están para que apuntarlo no cueste nada.
Stock por almacén, no un número global
Cada almacén tiene su stock y uno de ellos es el principal. En la factura eliges de qué almacén sale la mercancía, así que el descuento va donde toca y no a un montón común.
Lotes con su caducidad
Sección propia, ordenable y con buscador, con el aviso a los días de antelación que tú elijas en Preferencias. Para quien maneja alimentación, cosmética o producto sanitario, ésta es la pantalla que evita tirar mercancía.
Traspasos entre almacenes
Mover mercancía de la nave a la tienda deja historial propio: qué salió, de dónde, a dónde y cuándo. Sin eso, el descuadre aparece semanas después y ya no hay forma de reconstruirlo.
Recuentos que congelan el inventario
Abres un recuento, el stock del almacén se congela, cuentas lo que hay de verdad y al cerrar se ajusta de una vez. Con el impacto económico de la diferencia valorada al coste, que es lo que realmente se pierde en un descuadre.
Margen, rotación y cobertura
En la ficha del producto: margen en euros y en porcentaje, valoración a coste con el precio de venta al lado, historial de cambios de precio y aviso si estás vendiendo por debajo del coste.
Descuento automático al facturar
Se activa en Ajustes y es reversible. La factura descuenta stock cuando deja de ser borrador, y si vuelve a borrador o se borra, el movimiento se deshace. Guardar dos veces no descuenta el doble.
Captura del ERP: Cinco pantallas y lo que resuelve cada una
Avisa, pero no te bloquea
Un programa que impide facturar porque el stock dice cero es un programa que te obliga a mentirle. Cairos prefiere avisar.
- Si facturas por encima del stock disponible, te lo dice y te deja seguir: la venta es real aunque el inventario esté mal.
- El stock mínimo por producto genera avisos descartables en el panel de inicio.
- Los movimientos de entrada, salida y ajuste quedan con su motivo y su documento.
- La recepción parcial de un pedido de compra mueve stock por lo que ha llegado, no por lo pedido.
- Duplicar un producto copia todo menos el SKU —que es único— y el stock, que es de la mercancía y no de la ficha.
- Cada almacén tiene su dirección y se sitúa en un mapa, con los nombres bilingües de ciudad reconocidos.
Cuándo hace falta inventario y cuándo no
Si vendes horas, no hace falta: el módulo se queda apagado y no molesta. Empieza a hacer falta cuando compras para revender, cuando la mercancía se guarda en más de un sitio o cuando el producto caduca.
El caso más común de descuadre no es el robo ni la rotura: es la venta que se apunta y la salida que no. Por eso el descuento automático al facturar es la pieza que más cambia las cosas, y por eso es reversible: una factura que vuelve a borrador devuelve la mercancía a su sitio, en vez de dejarte un ajuste manual pendiente.
Después está el recuento, que es la única forma de saber la verdad. Congelar el almacén mientras se cuenta parece un detalle y no lo es: sin eso, una venta hecha en mitad del recuento se cuenta dos veces o ninguna.
El primer inventario: por dónde se empieza
Nadie tiene el inventario perfecto el día que empieza, y esperar a tenerlo es la mejor forma de no empezar nunca. El camino que funciona son cuatro pasos y se puede hacer en una tarde.
Uno: cargar las referencias. Con el importador de CSV o Excel, que es lo que exporta cualquier programa anterior. Nombre, SKU, precio y coste. El coste importa más de lo que parece: sin él no hay margen, ni valoración del almacén, ni impacto económico en el recuento.
Dos: crear los almacenes. Aunque sólo tengas uno. Marcar cuál es el principal decide a dónde va el descuento cuando una factura no dice nada, y ahorra el descuadre típico del primer mes.
Tres: poner un stock aproximado y activar el descuento automático al facturar. A partir de aquí las salidas se apuntan solas, que es el noventa por ciento del problema.
Cuatro: un recuento el primer fin de semana tranquilo. Congela el almacén, cuenta y cierra. Ese cierre ajusta todo de una vez y te dice, en euros, cuánto se había ido descuadrando. A partir de ese día el inventario ya es tuyo.
Después, un recuento al año —o al trimestre si la mercancía es cara o caduca— basta para que no vuelva a irse.
Lo que este módulo todavía no hace
La lista es larga y conviene leerla entera antes de decidir:
- Códigos de barras. No hay generación ni lectura: los recuentos se hacen tecleando la referencia.
- Variantes de producto por talla, color o formato. Cada variante es hoy una referencia distinta.
- Escandallos o fabricación. No se puede definir un producto compuesto por otros ni lanzar una orden de fabricación.
- Imágenes de producto. La ficha es de datos.
- Ubicaciones internas. Hay almacén, no pasillo, estante y hueco.
- Reserva de stock para un pedido concreto, y stock mínimo por almacén: el mínimo es global.
- Trazabilidad completa del lote. Se sabe qué lote hay y cuándo caduca; todavía no de qué compra vino y a qué facturas se fue.
Si tu negocio necesita tres de estas siete, hoy Cairos no es tu programa de inventario y preferimos decirlo antes.
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Preguntas frecuentes
Cuenta una vez y cuadra todo el año
Con el stock en su almacén, los lotes con su fecha y las salidas apuntadas solas.
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