Saber qué hay, dónde está y qué caduca en marzo

Cuándo hace falta inventario y cuándo no

Si vendes horas, no hace falta: el módulo se queda apagado y no molesta. Empieza a hacer falta cuando compras para revender, cuando la mercancía se guarda en más de un sitio o cuando el producto caduca.

El caso más común de descuadre no es el robo ni la rotura: es la venta que se apunta y la salida que no. Por eso el descuento automático al facturar es la pieza que más cambia las cosas, y por eso es reversible: una factura que vuelve a borrador devuelve la mercancía a su sitio, en vez de dejarte un ajuste manual pendiente.

Después está el recuento, que es la única forma de saber la verdad. Congelar el almacén mientras se cuenta parece un detalle y no lo es: sin eso, una venta hecha en mitad del recuento se cuenta dos veces o ninguna.

El primer inventario: por dónde se empieza

Nadie tiene el inventario perfecto el día que empieza, y esperar a tenerlo es la mejor forma de no empezar nunca. El camino que funciona son cuatro pasos y se puede hacer en una tarde.

Uno: cargar las referencias. Con el importador de CSV o Excel, que es lo que exporta cualquier programa anterior. Nombre, SKU, precio y coste. El coste importa más de lo que parece: sin él no hay margen, ni valoración del almacén, ni impacto económico en el recuento.

Dos: crear los almacenes. Aunque sólo tengas uno. Marcar cuál es el principal decide a dónde va el descuento cuando una factura no dice nada, y ahorra el descuadre típico del primer mes.

Tres: poner un stock aproximado y activar el descuento automático al facturar. A partir de aquí las salidas se apuntan solas, que es el noventa por ciento del problema.

Cuatro: un recuento el primer fin de semana tranquilo. Congela el almacén, cuenta y cierra. Ese cierre ajusta todo de una vez y te dice, en euros, cuánto se había ido descuadrando. A partir de ese día el inventario ya es tuyo.

Después, un recuento al año —o al trimestre si la mercancía es cara o caduca— basta para que no vuelva a irse.

Lo que hay más allá de contar unidades

Un almacén de verdad necesita cuatro cosas más, y las cuatro están:

• Variantes de producto. Talla por color, formato por sabor: se define un eje, otro, y se generan las combinaciones de una vez. Volver a generar sobre lo que ya existe no duplica ni borra —esas filas tienen código de barras y líneas de factura apuntándolas— y dos variantes no pueden compartir código, porque un código repetido en caja saca dos artículos distintos. Cada una lleva su foto, y las fotos se suben en lote repartiéndose por el nombre del fichero.
• Ubicaciones dentro del almacén. Pasillo, estante y balda, con el código que va escrito en la propia etiqueta de la estantería: A-03-2. Sin esto, «está en el almacén central» significa buscar durante veinte minutos.
• Reserva de stock para un pedido concreto. Reservar no mueve nada de sitio: resta del disponible, que es lo que hay menos lo apartado. Descontarlo de verdad haría que el almacén dejara de cuadrar con lo que está físicamente en la estantería.
• Fabricación con escandallos. Se define de qué componentes se compone un producto, con su merma y su mano de obra, y sale el coste real. La merma va en la cantidad y no en el coste: si de un kilo de patata se aprovechan 800 gramos, la patata no vale más, es que hay que comprar más patata. Y un componente que a su vez se fabrica no vale lo que dice su ficha, sino lo que cuesta su escandallo. Al lanzar una fabricación se descuentan los componentes y entra el producto acabado, todo o nada: se comprueba el stock antes de mover nada y, si falta algo, no se toca el almacén.

Los escandallos y la multidivisa van con el plan Rubí; las variantes, las ubicaciones y las reservas, con los almacenes del plan Jade.

Lo que este módulo todavía no hace

• Stock mínimo por almacén. El mínimo que dispara el aviso es del producto, no de cada sitio donde lo guardas. Si tienes nave y tienda, la tienda puede quedarse a cero sin que salte nada mientras la nave esté llena.

Aquí ponía hasta hace poco que tampoco había etiquetas de código de barras, ni escaneo con el móvil, ni variantes, ni órdenes de fabricación, ni ubicaciones, ni reservas, ni trazabilidad de lote. Las siete funcionan, y la lista llevaba meses sin revisarse. Si te encuentras otra, escríbenos.