El IVA que no apuntas es dinero que regalas
Cada factura de proveedor que se queda en un cajón es IVA soportado que no te deduces y gasto que no te resta. Aquí se apunta en un minuto, con el PDF pegado detrás, y el trimestre sale con ese dinero dentro.
Qué se guarda de cada gasto
Un gasto no es sólo un importe. Es un proveedor, un tipo, una retención, un adjunto y, a veces, una referencia catastral. Si falta alguno, falla un modelo.
El documento, pegado detrás
Arrastras el PDF o la foto y se queda guardada con el gasto, con vista previa en el mismo popup en el que lo estás apuntando. Cuando dentro de tres años alguien pregunte por esa factura, está ahí.
IVA soportado que sí se deduce
Base, tipo y cuota van al libro registro de facturas recibidas y de ahí al 303 y al 390. Si tienes actividad exenta, la prorrata se aplica y la pantalla enseña cuánto IVA se queda fuera en vez de esconderlo en un total.
Retención de IRPF a profesionales
El porcentaje de retención se guarda en el propio gasto y de ahí sale el modelo 111 del trimestre y el 190 del año. Sin ese campo, las retenciones que practicas hay que reconstruirlas a mano factura por factura.
Alquileres, con su referencia catastral
El gasto de alquiler guarda la referencia catastral del inmueble, que es un dato que exige el modelo 180 y que no se puede deducir de nada. Se normaliza al teclearla, para que el mismo local no se declare dos veces por un espacio de más.
Los fijos, apuntados una vez
Alquiler, gestoría, seguros, software y suministros se definen como gastos recurrentes con su cadencia. Si están domiciliados se generan ya marcados como pagados, y sabes su coste mensual equivalente aunque se paguen por años.
Pedidos de compra a proveedor
Cuando compras mercancía, el pedido admite recepción parcial: lo que llega mueve stock y lo que falta queda pendiente. Al recibir la factura, el pedido se convierte en gasto sin volver a teclear las líneas.
Captura del ERP: Qué se guarda de cada gasto
Los cuatro agujeros clásicos del gasto
Ninguno de estos se nota el día que pasa. Se notan todos juntos, en enero, cuando ya no hay forma de arreglarlos.
- La factura del proveedor que llegó por correo y nadie apuntó: el IVA de esa factura no se deduce.
- El gasto sin proveedor asignado, que después no sale en el 347 y descuadra con lo que declara el otro.
- La retención practicada y no declarada, que es de las pocas cosas que además llevan recargo.
- El gasto fijo que se olvida un mes y aparece como un pico raro al mes siguiente.
- Categorías propias de tu empresa, para que no acabe todo en «Otros».
- Registro de actividad: quién apuntó cada gasto y cuándo lo tocó por última vez.
No hay lector automático de facturas, y lo decimos aquí
Es la primera pregunta que hace mucha gente y merece una respuesta directa: Cairos todavía no extrae los datos de un PDF ni de una foto. El documento se guarda, se ve y se busca, pero el proveedor, la base y el tipo se teclean.
Se tarda menos de lo que parece —el popup está pensado para eso, con el documento a la vista mientras rellenas—, pero si tu problema es una caja de doscientos tickets al mes, conviene que lo sepas antes de contratar y no después. El escaneo de gastos está en la hoja de ruta como módulo aparte.
Dos cosas que sí ayudan mientras tanto: las reglas de conciliación bancaria, que al reconocer un concepto repetido en el extracto pueden crear el gasto directamente, y los gastos recurrentes, que se apuntan una sola vez para siempre. Entre las dos se llevan la mayor parte de lo repetitivo.
Proveedores, el 347 y por qué conviene asignarlos siempre
El modelo 347 declara las operaciones con un mismo tercero que superan los 3.005,06 € al año. Se calcula sumando lo facturado y lo gastado por contacto, así que un gasto sin proveedor asignado sencillamente no aparece, y lo que aparece es un descuadre con lo que ese proveedor declara por su lado.
Por eso el proveedor es lo primero del formulario, y por eso el módulo de contactos comprueba el dígito de control del NIF y detecta duplicados: el mismo proveedor apuntado dos veces con dos grafías se queda por debajo del umbral en las dos fichas y no se declara ninguna.
Lo que ya va en el modelo 349 —las operaciones intracomunitarias— se excluye del 347 automáticamente, que es otro de los sitios donde se duplican importes sin querer.
Lo que este módulo todavía no hace
- Un solo documento por gasto. Si una compra viene con factura y albarán, hoy cabe uno.
- Kilometraje y dietas. No hay pantalla propia: se apuntan como un gasto normal.
- Flujo de aprobación. Quien puede apuntar gastos, los apunta; no hay un paso de visto bueno previo.
- Reglas que categoricen solas por proveedor. La categoría se elige a mano en cada gasto.
Pruébalo con tus propios datos
Plan gratuito para siempre, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
Apunta el gasto el día que llega
Es un minuto ahora o una tarde en enero, y en enero además ya no se puede deducir.
Sin permanencia · VeriFactu incluido · Soporte en español