Los libros registro que hay que llevar
No son la contabilidad: son otra cosa, y son obligatorios aunque lleves contabilidad ajustada al Código de Comercio. Cuáles te tocan depende de si eres empresario o profesional y de en qué régimen estás.
Cuáles te tocan
La lista no es la misma para todos, y ahí empiezan los problemas: mucha gente lleva los de IVA y se olvida de los de IRPF, que son distintos.
Facturas expedidas
Todas las emitidas, con base, tipo, cuota y NIF del destinatario. Es el libro que alimenta el 303 y el 390.
Facturas recibidas
Las de tus proveedores, numeradas por orden de recepción. Sin apuntarlas, ese IVA no se deduce.
Bienes de inversión
Obligatorio si tienes que regularizar deducciones. Bienes de 3.005,06 € o más, durante los cuatro años siguientes al de la compra, o nueve si son inmuebles.
Operaciones intracomunitarias
Para determinados envíos y trabajos sobre bienes, y para los acuerdos de ventas en consigna.
Ingresos y gastos del IRPF
Los de estimación directa llevan además sus propios libros, que no son los de IVA aunque se parezcan. Se libra el empresario en directa normal con actividad mercantil, que lleva contabilidad del Código de Comercio.
Provisiones y suplidos
Este sólo lo llevan los profesionales, y es el que más se olvida de los cinco.
Captura del ERP: Cuáles te tocan
Empresario y profesional no llevan lo mismo
Es la distinción que más confusión genera, y está en el artículo 68 del reglamento del IRPF, no en el del IVA. Los libros del IVA —expedidas, recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias— van aparte y los lleva casi todo el mundo.
- El empresario en directa simplificada, o en normal sin actividad mercantil, lleva ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión.
- El profesional lleva ingresos, gastos, bienes de inversión y, además, provisiones de fondos y suplidos, en cualquier modalidad de directa.
- El empresario en directa normal con actividad mercantil lleva contabilidad del Código de Comercio y por eso queda relevado de los libros registro del IRPF; los del IVA, en cambio, no perdonan.
- En módulos hay que conservar facturas y justificantes, llevar libro de bienes de inversión si se amortiza y libro de ventas o ingresos en las actividades que tributan por volumen de operaciones.
- Y en el SII los libros se llevan directamente en la sede de la Agencia Tributaria.
Cómo tienen que llevarse
El reglamento del IVA es explícito y merece la pena leerlo literal: los libros se llevan «con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras», con las páginas numeradas correlativamente y los importes en euros.
En la práctica, eso significa que un libro registro no se corrige borrando. Se rectifica dejando constancia. Un Excel al que se le sobrescribe una celda no cumple ese requisito por muy ordenado que parezca.
Los plazos de anotación también cuentan: con carácter general, antes de que termine el plazo de liquidación del periodo; y hay supuestos con un plazo corto de siete días.
El formato normalizado de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria publica un formato normalizado de libros registro de IVA e IRPF. Es voluntario —salvo que te lo requieran—, pero tiene una ventaja concreta: permite importar los datos en su servicio de ayuda para el modelo 303.
Cairos exporta en ese formato, además de a CSV y a Excel. Es de esas cosas que no se echan de menos hasta el día que llega un requerimiento pidiendo los libros de un ejercicio.
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Preguntas frecuentes
Los libros ya están hechos
Si las facturas y los gastos están dentro, los libros salen de ahí. No hay un segundo trabajo.
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