Los libros registro que hay que llevar

Cómo tienen que llevarse

El reglamento del IVA es explícito y merece la pena leerlo literal: los libros se llevan «con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras», con las páginas numeradas correlativamente y los importes en euros.

En la práctica, eso significa que un libro registro no se corrige borrando. Se rectifica dejando constancia. Un Excel al que se le sobrescribe una celda no cumple ese requisito por muy ordenado que parezca.

Los plazos de anotación también cuentan: con carácter general, antes de que termine el plazo de liquidación del periodo; y hay supuestos con un plazo corto de siete días.

El formato normalizado de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria publica un formato normalizado de libros registro de IVA e IRPF. Es voluntario —salvo que te lo requieran—, pero tiene una ventaja concreta: permite importar los datos en su servicio de ayuda para el modelo 303.

Cairos no exporta todavía en ese formato, y preferimos decirlo aquí que dejar que lo descubras el día del requerimiento. Lo que sí saca es el libro entero en CSV, con una fila por factura y el desglose por tipo, que es lo que se entrega y lo que lee cualquier hoja de cálculo.

Y aparte, los dos libros del Código de Comercio

Todo lo anterior son libros fiscales. Los mercantiles son otra cosa: el artículo 25 del Código de Comercio obliga a llevar dos, y sólo dos, el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. El segundo no es un resumen del primero: el artículo 28.1 dice qué lleva dentro —el balance inicial detallado, los balances de sumas y saldos al menos trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales—.

Desde la Ley 14/2013 se legalizan por vía telemática, después de cerrar el ejercicio y dentro de los cuatro meses siguientes. Van como ficheros dentro de un ZIP y de cada uno se calcula su huella digital, de modo que el Registro conserva la huella y no el contenido: cualquier alteración posterior se detecta comparándola.

Cairos monta esos dos libros de los mismos asientos que ves en pantalla y genera el ZIP y las huellas. Lo que no hace es firmarlos y enviarlos: eso exige el certificado electrónico del administrador y pasa por el portal de tu registrador. Decir lo contrario dejaría a alguien sin legalizar y sin enterarse.

Cuáles saca Cairos y cuáles no

De la lista de arriba, Cairos genera los dos libros del IVA que lleva casi todo el mundo: el de facturas expedidas y el de facturas recibidas. Y los genera bien en las cuatro cosas donde suelen fallar:

• El total del asiento es base más cuota más recargo más suplidos. La retención de IRPF va en columna propia y no se resta: no es parte del importe de la operación, es dinero que ingresa el cliente en lugar del proveedor.
• El recargo de equivalencia tiene su columna, que es obligatoria en el libro de expedidas y se pierde en cuanto se mete dentro del «total».
• Las facturas en otra moneda se anotan convertidas con el cambio congelado del documento, el mismo que usa el 303, y no como si mil dólares fueran mil euros.
• Los tipos salen de las líneas, no de una lista fija del IVA peninsular: una factura canaria al 7 % de IGIC entra con su base y su cuota, no con base cero.

Y lo que no genera como libro aparte: los de ingresos y gastos del IRPF, el de provisiones de fondos y suplidos y el de determinadas operaciones intracomunitarias. Los datos de los que salen están dentro —los suplidos tienen su columna y las operaciones intracomunitarias alimentan el 349—, pero el libro con su formato, no. El seguimiento de bienes de inversión sí está, con su regularización a cuatro o a nueve años.