Facturas, gastos y el trimestre cerrado, sin cambiar de programa tres veces
Un 036 que nadie te explica, el alta en el RETA y un trimestre que llega antes de lo que creías. Cairos emite con VeriFactu desde la primera factura, guarda los gastos con su ticket y te deja el 303 y el 130 calculados casilla a casilla.
El 036 y el alta en el RETA, por este orden
Dos trámites en dos administraciones distintas, y de cómo rellenes el primero depende medio año de impuestos.
Primero Hacienda: el modelo 036
La declaración censal. Dices qué actividad vas a ejercer y con qué epígrafe del IAE, desde cuándo y en qué régimen de IVA y de IRPF entras. Se presenta antes de empezar.
Después la Seguridad Social: el RETA
El alta se pide antes de iniciar la actividad, hasta con sesenta días naturales de antelación. De ahí salen tu cuota, tu cobertura y tu jubilación.
El epígrafe no es un detalle
De él depende que seas profesional o empresarial, y de eso, si tus facturas llevan retención y si presentas el 130. Elegir el cómodo se paga después.
Darse de alta tarde tiene precio
Las cuotas de los meses en los que ya trabajabas se acaban reclamando con recargo, y el alta no cuesta nada. El ahorro de esperar es aparente.
Los que sí te puedes deducir y los que no
Un gasto vale cuando cumple cuatro cosas a la vez: vinculado a la actividad, justificado con factura a tu nombre y con tu NIF, anotado en tus libros y no excluido por la ley. Falla una y no vale.
| Gasto | ¿Se deduce? | Con qué condición |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos | Sí | Entera, en el ejercicio en que se paga. |
| Suministros de tu casa si trabajas en ella | En parte | El 30 % de la parte proporcional a los metros que declaraste afectos en el 036: si el despacho es el 20 % del piso, el 30 % de ese 20 % de la luz. El alquiler y el IBI van por metros, sin ese recorte. |
| Comidas de trabajo tuyas | Con tope | 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero; si pernoctas, 53,34 € y 91,35 €. En hostelería y pagado por medios electrónicos. |
| Seguro de salud tuyo, de tu cónyuge y de tus hijos menores de 25 | Con tope | Hasta 500 € por persona al año, y 1.500 € si hay discapacidad. |
| Coche turismo | Casi nunca | En IRPF sólo si está afecto en exclusiva, salvo actividades tasadas como agentes comerciales. En IVA se presume al 50 %. |
| Multas, sanciones y recargos | No | Ni las de tráfico ni los recargos de Hacienda. La ley los excluye, y son de los que más se cuelan. |
El 30 % de los suministros y los topes de manutención y de seguro de salud están en el artículo 30.2.5ª de la Ley del IRPF. El local alquilado sólo para la actividad se deduce entero; la ropa, sólo si es uniforme.
Los gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada te deduces además un porcentaje del rendimiento neto por gastos de difícil justificación, con un tope anual. Los dos se han movido en los últimos ejercicios: comprueba los del año que estás cerrando. Cairos los aplica al calcular el 130 y enseña con qué valor.
La retención, que no cobras tú
Si eres profesional, tus facturas a empresas llevan una retención que resta del total. No la pierdes: la ingresa tu cliente en su modelo 111 a cuenta de tu IRPF.
| Tu situación | Retención | La letra pequeña |
|---|---|---|
| Profesional, régimen general | 15 % | Sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. |
| Profesional recién dado de alta | 7 % | En el año de inicio y en los dos siguientes, si no ejerciste ninguna actividad profesional el año anterior. Y hay que comunicárselo por escrito al cliente: no se aplica solo. |
| Facturas a un particular | Sin retención | Un particular no retiene: cobras la base más el IVA. |
| Actividad empresarial | Sin retención | Un taller o una tienda no ponen retención: su epígrafe es empresarial. |
El 15 % y el 7 % salen del artículo 95 del Reglamento del IRPF, que fija tipos propios para casos concretos. La retención no es un impuesto extra: es tu IRPF adelantado por tu cliente. Cairos guarda el tipo que le toca a cada uno, para que el día que se acaben tus tres años del 7 % no lo descubras en la renta.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
El problema del autónomo no suele ser la contabilidad: es la dispersión.
Sin Cairos
- Las facturas salen de una plantilla de Word y la numeración la llevas de memoria.
- Los tickets del año viven en la guantera y en la galería del móvil.
- El 303 se hace el 18 de abril, sumando a mano y con prisa.
Con Cairos
- Cada factura sale con su número correlativo, su QR y su registro encadenado.
- El gasto se apunta con la foto del ticket, buscable por proveedor y fecha.
- El 303 sale calculado casilla a casilla de lo que ya tienes dentro.
El modelo 130 y la regla del 70 %
El 130 es el pago fraccionado del IRPF: el 20 % del rendimiento neto acumulado desde el 1 de enero, menos lo ingresado en trimestres anteriores y menos las retenciones que te han practicado. Se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero. Que salga a cero no libra de presentarlo.
Ahora la parte que se pregunta siempre. Un profesional queda fuera de la obligación si en el año natural anterior al menos el 70 % de los ingresos de su actividad estuvieron sujetos a retención o a ingreso a cuenta, según el artículo 109.2 del Reglamento del IRPF; en el año en que empiezas se mira el porcentaje del propio periodo. La lógica no tiene misterio: si tus clientes ya te adelantan el IRPF factura a factura, no hace falta adelantarlo otra vez. El caso incómodo es el de en medio, el que factura la mitad a empresas y la mitad a particulares.
Y ojo con la trampa del epígrafe: esta regla sólo vale para actividades profesionales. Si el tuyo es empresarial —una tienda, un taller, una reforma— presentas el 130 siempre que tributes en estimación directa, te retengan lo que te retengan, que normalmente será nada.
Con las facturas dentro, ese porcentaje deja de ser una estimación: Cairos sabe cuánto has facturado con retención y cuánto sin ella, y a final de año te dice si el ejercicio siguiente entras o sales. Presentar el 130 se hace en la sede de la AEAT: eso lo haces tú o tu gestor.
La cuota, que ya no es plana
Desde 2023 el autónomo cotiza por sus rendimientos netos, dentro del tramo que le corresponde. Y ese rendimiento es el mismo número del que sale tu 130.
Por qué aquí no vas a ver la tabla de tramos
Declaras los rendimientos netos que esperas tener, eliges una base dentro de tu tramo, y la Seguridad Social regulariza al año siguiente cruzando lo que de verdad ganaste con tu renta: si cotizaste de menos pagas la diferencia, y si de más te devuelven. La tabla de tramos se aprueba ejercicio a ejercicio, y una tabla vieja en una web es peor que ninguna, así que la nuestra no existe: mírala en la Seguridad Social. Lo mismo vale para la cuota reducida de quien se da de alta por primera vez, la llamada tarifa plana: existe, tiene condiciones, y su importe y su duración los fija la norma vigente en cada momento.
Lo que vas a usar de verdad
Sin funciones que sólo aparecen en la comparativa de precios.
Facturas con VeriFactu
Serie propia, numeración correlativa, QR y registro encadenado. También gratis.
Gastos con su ticket
Con la foto pegada, su proveedor, su IVA soportado y su retención.
El trimestre calculado
303, 390, 130, 111, 115, 347 y 349, con el detalle detrás de cada casilla.
Saber si ganas dinero
Rendimiento neto acumulado, vencimientos y qué clientes te deben qué.
VeriFactu: el 1 de julio de 2027 es tu fecha
Si eres persona física, tu programa tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación desde el 1 de julio de 2027; las sociedades entran el 1 de enero de 2027. Las fechas están en la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025. Usarlo sin cumplir es una infracción de 50.000 € por ejercicio, por el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Todo, con la norma, en la página de VeriFactu.
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Preguntas de autónomos
Empieza por lo que tienes hoy: una factura
Y cuando llegue el trimestre, ya estará todo dentro.
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