Registro de jornada: lo que de verdad obliga hoy
Tienes que registrar la jornada diaria de cada persona y guardarla cuatro años. Lo que no tienes es obligación de hacerlo con una aplicación: el formato sigue siendo libre. Empezamos por ahí porque casi nadie lo cuenta.
Cuatro cosas ciertas y dos que has leído mal
El registro horario es el terreno donde más contenido falso hay publicado. Esto está comprobado; lo que no está comprobado no aparece.
Registrar la jornada es obligatorio desde 2019
Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con el horario concreto de inicio y de fin.
Se conserva cuatro años
Y tiene que estar a disposición de la plantilla, de la representación legal de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo. Guardarlo en el ordenador de una persona que un día se va de la empresa no cumple ese requisito.
La multa va de 751 € a 7.500 €
No llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 € a 7.500 € por el artículo 40.1.b). No se multiplica por trabajador ni por local: lo que sube el grado es el número de afectados y la cifra de negocio.
El formato es libre: el papel sigue valiendo
La norma no impone medio. Una hoja de cálculo o un cuadrante en papel firmado siguen siendo válidos hoy. Lo que tienen que ser es diarios, fiables y conservados; el soporte lo eliges tú.
El fichaje digital obligatorio NO está publicado
A septiembre de 2026, el real decreto de registro horario digital no está en el BOE. Tuvo dictamen del Consejo de Estado con reparos en marzo de 2026 y sigue sin fecha. Si alguien te vende una fecha concreta, se la está inventando.
La jornada de 37,5 horas tampoco está en vigor
La reducción de jornada a 37,5 horas fue rechazada en el Congreso en septiembre de 2025. La jornada máxima legal sigue siendo la de siempre, y cualquier calculadora que te diga lo contrario está desactualizada.
Captura del ERP: Cuatro cosas ciertas y dos que has leído mal
Se ficha en ficheo y las horas se leen en Cairos
El reparto es el que tiene que ser: el registro de jornada vive en un solo sitio, y Cairos lee de ahí. Conectas tu cuenta y el módulo se enciende; mientras la tengas conectada, en Cairos no se cobra aparte.
- Las horas del periodo, persona a persona, con el total del mes y los días laborables del tramo.
- Quién ha fichado desde el centro de trabajo y quién en teletrabajo, diferenciado y no escondido.
- Ausencias y vacaciones del periodo, para que el total del mes se lea sabiendo quién no estaba.
- Un aviso de fiabilidad cuando ficheo no ha contestado: cero horas leídas no es lo mismo que cero horas trabajadas, y confundirlo sería lo peor que puede hacer un registro.
- Desde Cairos no se ficha ni se corrige un marcaje: la conexión es de sólo lectura, a propósito.
- Y ficheo se paga por trabajador, en ficheo. Aquí no hay un segundo recibo por lo mismo.
En qué punto está este módulo
Toca ser claros con cómo funciona esto. Cairos no ficha. El registro de jornada lo lleva ficheo.app, que es un programa aparte especializado en fichaje y se paga por trabajador; Cairos lee esas horas conectando tu cuenta, y no puede fichar por nadie ni corregir un marcaje. Es a propósito: el registro que exige el Estatuto de los Trabajadores tiene que vivir en un solo sitio, y dos programas diciendo a qué hora entró alguien es una discusión con la Inspección esperando a ocurrir. Mientras tengas ficheo conectado, el módulo de Cairos no se cobra.
Así que la respuesta a «¿puedo usarlo ya?» es que sí, con esa condición: hace falta cuenta en ficheo. Si no la tienes, esta pantalla no te enseña nada, y preferimos decirlo aquí y no en la letra pequeña.
Y mientras tanto no estás incumpliendo nada
Es la otra cara de que el formato sea libre: un cuadrante en papel firmado o una hoja de cálculo bien llevada cumplen el artículo 34.9 hoy. Lo que no cumple es no tener nada. Cambiar a una aplicación es una mejora de comodidad y de fiabilidad, no una obligación pendiente.
Qué tiene que tener un registro para que valga
Da igual el soporte que elijas: éstos son los requisitos que hay que cumplir, y merece la pena repasarlos contra lo que llevas hoy.
- Diario y por persona. No basta con el cómputo semanal ni con el cuadrante teórico: hacen falta la hora de inicio y la de fin de cada jornada de cada trabajador.
- Fiable. Un registro que se puede rellenar entero a final de mes con la misma letra difícilmente convence a un inspector.
- Conservado cuatro años. Y accesible: si la persona que lo guardaba ya no está en la empresa, sigue siendo tu obligación.
- A disposición de tres partes. De la plantilla, de la representación legal si la hay, y de la Inspección de Trabajo.
Fíjate en que nada de esto exige geolocalización, biometría ni fichaje en tiempo real. Son cosas útiles, pero son decisiones tuyas, no requisitos legales.
Por qué el fichaje va donde va la facturación
El control horario nació en Cairos como producto propio, y ahora es un módulo más del ERP. El motivo es sencillo: las horas de tu equipo son un coste, y ese coste tiene sentido al lado de lo que facturas y de lo que gastas, no en una suscripción aparte con su propia contraseña.
Ahí está también el trabajo que queda por delante. Las horas de un encargo ya se imputan en proyectos, con lo facturable y lo que no, pero se apuntan allí: las de fichaje y las de proyecto todavía no se cruzan solas. Y la previsión de tesorería sigue sin incluir las nóminas, porque el módulo de nóminas no existe: si tienes plantilla, la línea es optimista en la misma medida que tu masa salarial.
Mientras tanto, hay sectores donde el registro aprieta más que en otros: en hostelería, con turnos partidos y extras de fin de semana, y en construcción, donde además cada obra es un centro de trabajo distinto y en cada una tiene que estar el registro.
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Preguntas frecuentes
Lleva el registro que exige la ley, en el formato que quieras
Y no cambies de programa por una fecha que nadie ha publicado. Cuando salga, aquí lo contaremos el mismo día.
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