La parte aburrida de montar una empresa, hecha bien desde el mes uno
Tres socios, una SL recién inscrita, clientes que pagan todos los meses y un inversor que en marzo pedirá números. La contabilidad no hace crecer una startup, pero la para en seco cuando llega tarde.
Lo que se rompe en el mes ocho
Al principio la contabilidad de una startup cabe en una hoja de cálculo. Deja de caber siempre por los mismos sitios.
Con la hoja de cálculo
- Las cuotas se emiten a mano cada mes y alguna se olvida.
- Nadie sabe cuánto se gasta en herramientas hasta que llega el extracto.
- El inversor pide ingresos recurrentes y se reconstruyen a ojo.
- En julio, la asesoría pide un año entero de papeles en dos semanas.
Con Cairos
- La suscripción se define una vez y las facturas salen con su plantilla.
- El gasto está categorizado desde el día que entra, con su documento.
- Los ingresos del periodo salen del programa, no de una estimación.
- Los libros están cerrados el 31 de diciembre porque se llevaron al día.
Tres personas, tres formas de romper la contabilidad
El problema no es el volumen: son tres personas tocando los mismos datos con criterios distintos.
Cada uno con su cuenta y su rol
Propietario, administrador y miembro, y a partir de ahí permisos por área. Quien lleva ventas puede facturar sin ver los costes, y el registro de actividad guarda quién hizo qué. En seguridad.
Lo que cobra el socio no es un gasto cualquiera
Si os pagáis nómina o retribución de administrador hay retención, y va al modelo 111 cada trimestre. Si facturáis como autónomos a vuestra propia sociedad, la factura lleva su retención y aparece igual. Lo que no se puede es sacar dinero sin que lo vea nadie.
Varias sociedades
Una holding y dos filiales caben en el plan Empresa: hasta tres, cada una con su contabilidad y sus modelos. Consolidar los estados del grupo, eso no lo hace Cairos.
El cliente que paga todos los meses
El modelo de casi cualquier startup de software, y donde una hoja de cálculo empieza a mentir.
Defines la plantilla y la cadencia una vez y el programa la repite, cada emisión con su serie, su registro de VeriFactu y su vencimiento. En facturas recurrentes.
- Tarifas distintas por cliente sin duplicar el catálogo.
- Vencimientos a 30, 60 o 90 días y cobros parciales.
- El portal del cliente para que vea y descargue sus facturas.
- Aviso de las facturas vencidas con los días de retraso.
Dos cosas que todavía no están
La emisión de las recurrentes se lanza desde la pantalla: la tarea que las emita sola sigue pendiente. Y el portal del cliente deja ver y aceptar, pero no pagar: falta una pasarela. El estado de cada cosa, en integraciones.
Lo que sí resuelve el mes que viene
Que la facturación recurrente deje de depender de que alguien se acuerde, y que cuando el inversor pregunte cuánto entra cada mes, la respuesta salga de las facturas emitidas.
Saber en qué se va el dinero antes de que se haya ido
El gasto de una startup no es grande: es disperso. Treinta suscripciones de veinte euros son seiscientos al mes que nadie ha decidido.
El gasto entra con su documento
Con su base, su IVA soportado y el PDF adjunto. Sin documento no hay gasto deducible: hay una anotación. Los recurrentes se dan de alta una vez. Gastos y proveedores.
Por proyecto y por centro de coste
Qué cuesta cada producto y qué ingresa: lo que convierte «gastamos mucho en desarrollo» en un número. Proyectos.
Previsión de caja a 30, 60, 90 y 180 días
Con los cobros comprometidos y los pagos previstos ya contados. No es una proyección de crecimiento: es cuándo se queda la cuenta sin dinero si nada cambia.
Cuando alguien pide números
Una ronda, un préstamo, una ayuda pública o el banco: todos piden lo mismo y todos con prisa.
Lo que van a pedir es previsible: cuentas del último ejercicio, ingresos por mes, gastos por categoría, tesorería y facturas pendientes de cobro. Nada de eso es difícil si la contabilidad está al día, y es una semana de trabajo si no lo está. De Cairos salen los libros registro, los informes de ventas, el IVA por trimestre, los cobros pendientes y la previsión de tesorería, todo exportable.
Lo que no sale de aquí: la tabla de socios, la valoración y el plan a tres años. Eso no es contabilidad y Cairos no lo inventa. Lo que hace es que los números sobre los que construyes ese plan sean ciertos, que es la parte que un inversor comprueba primero.
Y si tenéis una subvención concedida —Kit Digital, CDTI, una autonómica—, el programa lleva lo concedido, lo cobrado por tramos y qué gasto queda por justificar antes de que venza el plazo.
El Impuesto sobre Sociedades del primer ejercicio
Llega antes de lo que la gente cree, y con un tipo reducido que casi nadie entiende bien.
| Qué | Cuándo o cuánto | La letra pequeña |
|---|---|---|
| Primer periodo impositivo | De la inscripción en el Registro Mercantil al 31 de diciembre | Si constituyes en septiembre, tu primer ejercicio dura cuatro meses, y cuenta como ejercicio completo a efectos de plazos. |
| Presentar el modelo 200 | Del 1 al 25 de julio si cierras el 31 de diciembre | Son 25 días naturales tras los seis meses del cierre, artículo 124.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. |
| Tipo general | 25 % | Sobre la base imponible, que no es el beneficio contable: hay ajustes. |
| Entidades de nueva creación | 15 % | En el primer periodo con base positiva y en el siguiente, artículo 29.1. Si el primer año da pérdidas, el reloj no arranca. No vale para sociedades patrimoniales. |
| Pagos fraccionados (modelo 202) | Abril, octubre y diciembre | En la modalidad general salen de la cuota del último ejercicio declarado, y el primer año no hay ninguna. Confírmalo con tu asesoría antes de dejar de presentarlo. |
| Bases imponibles negativas | Se compensan en ejercicios futuros | Las pérdidas de los primeros años no se pierden, pero sólo si están contabilizadas y declaradas. |
Hay además tipos reducidos por tamaño de empresa que han cambiado en los últimos ejercicios: ésos se miran con el ejercicio concreto delante y con tu asesoría, y por eso no ponemos aquí un porcentaje que puede no ser el tuyo. La presentación del 200 la hacéis vosotros o vuestra asesoría, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
¿Vendéis a empresas de otros países?
NIF-IVA comprobado en VIES desde la ficha, y el modelo 349 del trimestre. Multi-divisa, todavía no.
Preguntas frecuentes
Empezad bien el ejercicio uno
Una contabilidad al día el primer año es lo que hace que la primera ronda, la primera ayuda y el primer 200 no se conviertan en tres semanas de arqueología.
Plan gratuito sin tarjeta · Hasta 5 usuarios desde 24 € · Sin permanencia