Presupuestos que el cliente acepta y tú conviertes en factura

El camino completo, sin volver a teclear

El recorrido normal de un trabajo es presupuesto → aceptación → entrega → factura → cobro, y en la mayoría de programas cada paso obliga a copiar el anterior. Aquí no: el presupuesto se convierte en albarán o en factura arrastrando sus líneas, sus descuentos, sus unidades y su tipo de impuesto.

Un detalle que parece menor y no lo es: al convertir, el documento nuevo usa la serie que tienes configurada para ese tipo y el plazo de pago del cliente. Hasta hace poco esto se hacía con una serie escrita a mano y treinta días fijos, y era el sitio por donde se colaban los descuadres.

Desde ahí sigue el circuito habitual: la factura entra en cobros con su vencimiento, aparece en la previsión de tesorería en la fecha en que se espera el dinero y se registra en la cadena de VeriFactu como cualquier otra.

Qué tiene que decir un presupuesto para que nadie discuta la factura

La mayoría de las discusiones de cobro no nacen en la factura: nacen en un presupuesto que decía poco. Estas son las cinco cosas que conviene dejar escritas, y todas caben en los campos que ya tiene el documento.

• Qué incluye cada línea, y qué no. «Reforma de baño» no es una línea; «alicatado de 12 m² con material del cliente» sí. Cuando el alcance está en el papel, la ampliación es una línea nueva y no una pelea.
• La unidad de medida. Horas, metros cuadrados, unidades. Se escribe en la propia línea y sale pegada a la cantidad, así que el cliente ve «40 h» y no un importe suelto que parece cerrado.
• La fecha de validez. Un presupuesto sin caducidad es un precio que te reclaman ocho meses después, cuando el material ya cuesta otra cosa. El estado se deriva de esa fecha, sin que tengas que acordarte.
• El plazo de pago. Si vas a cobrar a 30/60/90, dilo antes de trabajar: al convertir a factura se aplicará el plazo del cliente, y es mejor que no sea una sorpresa.
• Las condiciones al pie. El texto de pie de la plantilla es el sitio de la validez de la oferta, la forma de pago y lo que no está incluido. Se escribe una vez y sale en todos.

Y una nota interna, que no se imprime, para lo que sólo te interesa a ti: por qué hiciste ese precio, qué margen llevaba o quién te lo pidió.

Cuando el presupuesto se negocia: versiones y recordatorios

Casi ninguna oferta se acepta a la primera. El cliente pide quitar una partida, alargar el plazo o bajar el precio, y de ahí sale una v2. Si esa v2 se hace editando el mismo documento, la oferta anterior desaparece, que es justo la que hay que poder enseñar cuando alguien dice «pero si me dijisteis 4.200 €».

Por eso una versión nueva es un documento nuevo: coge su propio número, guarda las líneas de esa negociación y queda enlazada a la familia, así que desde cualquiera de ellas ves la cadena entera y cuál es la que está viva. Las anteriores se quedan como estaban, sin poder retocarse por error.

El presupuesto que nadie contesta

El otro agujero es el silencio: se manda una oferta, el cliente dice «lo miro» y nadie vuelve a acordarse. A las tres semanas sigue en «enviado» y la venta se ha perdido por no preguntar. Cairos manda un recordatorio automático a los días que tú digas —lo pones en ajustes, y a cero se apaga— y sólo a lo que está enviado, sin contestar y parado más de ese plazo. Nada de perseguir al que ya te dijo que no.

Presupuestos de obra: capítulos, partidas y mediciones

Un presupuesto de obra no es una lista de líneas: es una estructura de capítulos y partidas, y cada partida se mide. Cairos tiene su propia pantalla para eso, pensada para el momento en que ya no se está vendiendo sino midiendo, que muchas veces lo hace otra persona sobre un presupuesto ya escrito.

Cada partida lleva sus líneas de medición —unidades, largo, ancho, alto— y el total sale redondeando al final y no fila a fila: redondear cada parcial y sumar da un número distinto del que trae el aparejador, y esa diferencia se discute en una reunión con el presupuesto delante. Un factor en blanco tampoco vale cero, porque una superficie no tiene alto. Y lo que la pantalla enseña de un vistazo no es quién es el cliente, sino qué partida tiene una cantidad que ya no cuadra con su medición. En construcción y reformas está contado con más detalle.

Lo que este módulo todavía no hace

• Firma con certificado cualificado. El presupuesto se acepta y se rechaza con un clic desde el portal, y con la firma electrónica del plan Jade se firma a mano en pantalla, guardando quién firmó, cuándo, desde qué IP y una huella del contenido. Lo que no hay es firma cualificada con certificado, que es otra cosa.
• Convertir sólo una parte del presupuesto. La conversión se lleva el documento entero, y luego se quitan las líneas que aún no toca cobrar.

Es una lista corta a propósito: hasta hace poco aquí ponía que tampoco había versiones, ni recordatorios, ni capítulos de obra, y las tres cosas llevaban meses funcionando. Si ves algo que no cuadra con lo que hace el programa, dínoslo.