Presupuestos que el cliente acepta y tú conviertes en factura
El presupuesto se manda con un enlace, el cliente lo abre y lo acepta desde ahí, y tú lo pasas a factura o a albarán sin volver a escribir una sola línea. Y si nadie contesta, caduca solo el día que dijiste.
Qué hace un presupuesto en Cairos
Un presupuesto no es una factura sin IVA: es un documento que se negocia, caduca y a veces se pierde. Está tratado como tal.
Su propia serie y su propia plantilla
Los presupuestos numeran aparte de las facturas —serie P por defecto— y llevan su propia plantilla A4, con las columnas que tú elijas. Un presupuesto no tiene por qué enseñar el coste unitario si no quieres.
Se convierte en factura o en albarán
Un botón, y las líneas, los descuentos y las unidades pasan tal cual. La factura resultante usa la serie que tengas configurada y el vencimiento pactado con ese cliente, no unos valores fijos escritos a mano.
Caduca solo el día que dijiste
El estado sale de la fecha de validez, sin que haya que pasar ninguna tarea por la noche. Y si el cliente entra en el enlace un día tarde, el portal no le deja aceptarlo: le dice que ha caducado.
El cliente lo acepta desde el enlace
Sin registrarse y sin instalar nada: abre el enlace, ve el presupuesto con tu logotipo, lo imprime si quiere y pulsa aceptar o rechazar. Tú lo ves cambiar de estado en la lista.
Sabes si lo ha abierto
Cada apertura del enlace queda contada. Antes de llamar preguntando «¿lo has recibido?», ya sabes la respuesta, y el documento tiene una línea de tiempo con todo lo que le ha pasado.
Del albarán a una sola factura
Si el trabajo se entrega en varias veces, cada entrega es un albarán y luego se agrupan todos los del mismo cliente en una factura, con un rótulo por documento de origen para que se sepa qué es cada bloque.
Captura del ERP: Qué hace un presupuesto en Cairos
Presupuestar rápido sin presupuestar mal
Un presupuesto se hace con prisa y se cobra seis meses después. Estas son las piezas que evitan el descuadre.
- Descuento por línea con el bruto tachado, que se conserva al convertir a factura.
- Unidad de medida propia por línea: «3 h», «12 m²», «1 ud», pegada a la cantidad y sin columna aparte.
- Duplicar un presupuesto entero para el siguiente cliente parecido.
- Etiquetas y nota interna que no se imprimen en el documento del cliente.
- Aviso mientras escribes si el cliente supera el límite de crédito que le has puesto.
- Papelera de 30 días: un presupuesto borrado por error vuelve con sus líneas.
El camino completo, sin volver a teclear
El recorrido normal de un trabajo es presupuesto → aceptación → entrega → factura → cobro, y en la mayoría de programas cada paso obliga a copiar el anterior. Aquí no: el presupuesto se convierte en albarán o en factura arrastrando sus líneas, sus descuentos, sus unidades y su tipo de impuesto.
Un detalle que parece menor y no lo es: al convertir, el documento nuevo usa la serie que tienes configurada para ese tipo y el plazo de pago del cliente. Hasta hace poco esto se hacía con una serie escrita a mano y treinta días fijos, y era el sitio por donde se colaban los descuadres.
Desde ahí sigue el circuito habitual: la factura entra en cobros con su vencimiento, aparece en la previsión de tesorería en la fecha en que se espera el dinero y se registra en la cadena de VeriFactu como cualquier otra.
Qué tiene que decir un presupuesto para que nadie discuta la factura
La mayoría de las discusiones de cobro no nacen en la factura: nacen en un presupuesto que decía poco. Estas son las cinco cosas que conviene dejar escritas, y todas caben en los campos que ya tiene el documento.
- Qué incluye cada línea, y qué no. «Reforma de baño» no es una línea; «alicatado de 12 m² con material del cliente» sí. Cuando el alcance está en el papel, la ampliación es una línea nueva y no una pelea.
- La unidad de medida. Horas, metros cuadrados, unidades. Se escribe en la propia línea y sale pegada a la cantidad, así que el cliente ve «40 h» y no un importe suelto que parece cerrado.
- La fecha de validez. Un presupuesto sin caducidad es un precio que te reclaman ocho meses después, cuando el material ya cuesta otra cosa. El estado se deriva de esa fecha, sin que tengas que acordarte.
- El plazo de pago. Si vas a cobrar a 30/60/90, dilo antes de trabajar: al convertir a factura se aplicará el plazo del cliente, y es mejor que no sea una sorpresa.
- Las condiciones al pie. El texto de pie de la plantilla es el sitio de la validez de la oferta, la forma de pago y lo que no está incluido. Se escribe una vez y sale en todos.
Y una nota interna, que no se imprime, para lo que sólo te interesa a ti: por qué hiciste ese precio, qué margen llevaba o quién te lo pidió.
Lo que este módulo todavía no hace
Cuatro cosas que se piden a menudo y que hoy no están:
- Firma del cliente en el portal. Se puede aceptar y rechazar, pero no firmar con trazo ni con certificado.
- Versiones del presupuesto. Si negocias y haces una v2, hoy se duplica y se edita; no se guarda el histórico de versiones enlazadas.
- Recordatorio automático a los X días sin respuesta. Hay que acordarse de perseguirlo.
- Capítulos y partidas. Para un presupuesto de obra largo, con subtotales por capítulo, todavía no hay estructura: son líneas seguidas.
Si tu trabajo son presupuestos de obra por capítulos, merece la pena saberlo antes de empezar. En construcción y reformas está contado con más detalle qué sí resuelve Cairos en obra.
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Preguntas frecuentes
Presupuesta hoy y factúralo sin volver a escribirlo
Con tu plantilla, tu serie y un enlace que el cliente puede aceptar desde el móvil.
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