Lo que tienes en la cartera, ponderado y no soñado
Sumar todos los presupuestos abiertos y llamar a eso «previsión» es la forma más rápida de engañarse. Aquí cada oportunidad lleva su probabilidad y el embudo te dice cuánto vale de verdad lo que tienes en marcha.
Qué hace el embudo
Un CRM sirve para dos cosas: no perder de vista a nadie y saber qué va a entrar. Esto hace las dos, y no pretende hacer una tercera.
Seis etapas, de contacto inicial a cerrada
Contacto inicial, cualificado, propuesta enviada, negociación, ganada y perdida. Las tarjetas se arrastran de una columna a otra, y cada columna suma lo que tiene dentro.
La probabilidad se propone sola
Al mover una oportunidad a «propuesta enviada» se le pone un 50 %, y a «negociación», un 75 %. Son puntos de partida, no dogma: si tú sabes que ese cliente está al 90 %, lo escribes y el programa deja de tocarlo.
Valor ponderado a la vista
Importe por probabilidad, sumado sólo sobre las etapas abiertas. Es la única cifra de la pantalla que sirve para decidir si contratas a alguien el mes que viene.
Enganchado a tus contactos
Cada oportunidad apunta a un contacto de tu agenda, así que desde su ficha ves lo que ya te ha comprado, lo que te debe y lo que está en marcha, sin duplicar la base de clientes en dos sitios.
De dónde vienen y por qué se pierden
Cada oportunidad guarda su origen —recomendación, web, redes, llamada fría, feria, cliente existente— y, si se pierde, el motivo. Con el tiempo eso vale más que el propio embudo.
Fecha esperada de cierre
Cada oportunidad lleva la fecha en la que esperas cerrarla y un responsable. Es lo que separa una cartera viva de una lista de contactos que nadie ha vuelto a mirar.
Captura del ERP: Qué hace el embudo
Un CRM pegado a la facturación
La mayoría de las pymes no necesitan un CRM más potente. Necesitan uno que sepa lo que el cliente ya ha pagado.
- El contacto es el mismo en el CRM, en el presupuesto, en la factura y en cobros: no hay que sincronizar nada.
- Desde la ficha del cliente ves su saldo pendiente, su retraso medio de pago y su límite de crédito antes de negociar.
- Una oportunidad ganada se convierte en un presupuesto sin salir del programa.
- El buscador global encuentra la oportunidad igual que encuentra una factura o un producto.
- El registro de actividad deja constancia de quién cambió de etapa y cuándo.
- Se apaga desde la página de módulos si no lo usas: no ocupa sitio en el menú.
Por qué el valor ponderado y no el total
Si tienes cien mil euros en presupuestos abiertos, no tienes cien mil euros. Tienes una cartera con probabilidades distintas: lo que está en negociación pesa mucho más que lo que acabas de mandar en frío.
El valor ponderado multiplica cada oportunidad por su probabilidad y suma sólo las etapas abiertas —lo ganado ya no es previsión, es facturación, y lo perdido no cuenta—. Es una cifra más pequeña y bastante más útil: es la que se parece a lo que va a entrar.
Las probabilidades por etapa son un punto de partida razonable, no una verdad revelada. La forma de usar esto bien es ajustarlas a mano en las oportunidades que conoces de verdad y dejar que el resto se comporte por su fase.
Cómo se usa en una semana normal
Un CRM se abandona cuando pide más de lo que devuelve. Con éste, el trabajo real son tres momentos y ninguno pasa de diez minutos.
Cuando entra algo. Una llamada, un correo, alguien que te recomienda. Se crea la oportunidad con cuatro datos —contacto, título, importe aproximado y de dónde viene— y se queda en contacto inicial. Lo importante aquí es el origen: dentro de un año, saber que la mitad de lo que ganas viene de recomendaciones cambia dónde inviertes.
El viernes. Se arrastran las tarjetas que se han movido y se cierran las que ya están decididas. Una oportunidad perdida se marca como perdida con su motivo, no se borra: el motivo es lo que te dice si pierdes por precio, por plazo o por no llegar a tiempo.
A fin de mes. Se mira el valor ponderado y se compara con lo que necesitas facturar. Si la cifra no llega, el problema no es de este mes: es que hace seis semanas no entraron oportunidades suficientes, y todavía estás a tiempo de hacer algo.
Lo que hunde un embudo es dejar tarjetas paradas. Una oportunidad que lleva dos meses en «propuesta enviada» no está al 50 %: está perdida y nadie lo ha escrito, y mientras tanto está inflando la previsión.
La agenda y las campañas: lo que convierte un embudo en un CRM
Un embudo dice cuánto vale lo que hay encima de la mesa. No dice qué hay que hacer mañana, ni a quién hay que llamar, ni qué lleva tres semanas sin contestar. Eso son tareas con fecha, y sin ellas una oportunidad se enfría sin que nadie se entere.
La agenda las lleva por días naturales y no por hora: una tarea «para hoy» lo es todo el día, no hasta el minuto en que se creó. Suena a detalle y es lo que hace que alguien se fíe del contador de vencidas en vez de aprender a ignorarlo.
Qué se convierte y por dónde entra
El informe del CRM cruza dos cuentas: la previsión de cierre por mes y la conversión. Lo perdido no suma en la previsión —es dinero que ya no está, y sumarlo hace que la previsión crezca justo cuando el embudo se vacía— y lo ganado tampoco, porque eso ya es facturación y contarlo aquí lo duplicaría. Lo que no tiene fecha de cierre se cuenta aparte en vez de repartirse «por el mes actual», que es inventarse un dato.
Campañas de correo, con el consentimiento delante
Se pueden preparar campañas a una lista de contactos, y la regla que manda sobre todo lo demás es que sin consentimiento no se manda. No es una preferencia que se pueda desmarcar en una pantalla: el artículo 21 de la LSSI exige consentimiento previo para las comunicaciones comerciales por correo y el RGPD exige poder demostrar cuándo se dio, así que el filtro vive en el único sitio por el que pasan todas las direcciones, y pasa dos veces: al preparar y al enviar. Quien queda fuera, y por qué, se ve antes de mandar nada.
Con la misma advertencia de siempre: mientras no esté conectado el proveedor de envío, el correo se prepara y se queda en la bandeja de salida.
Lo que este CRM no es
Es deliberadamente pequeño. Si vienes de un CRM grande, esto es lo que vas a echar de menos:
- Las seis etapas son fijas, y las probabilidades que propone cada una también. Se ajusta la de cada oportunidad, no el embudo.
- Correo entrante dentro de la oportunidad. Lo que sale queda enganchado al contacto; la respuesta del cliente se lee en tu correo de siempre.
- Bandeja y avisos por comercial. Cada oportunidad guarda su responsable y el registro de actividad dice quién la movió, pero no hay una bandeja propia por persona.
Lo que sí es: el sitio donde ves de un vistazo qué hay en marcha, cuánto vale y a quién hay que llamar esta semana, sin pagar una segunda suscripción ni mantener dos listas de clientes.
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Preguntas frecuentes
Mira la cartera con los pies en el suelo
Importe por probabilidad, sobre lo que sigue abierto. Nada más y nada menos.
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