Lo que tienes en la cartera, ponderado y no soñado
Sumar todos los presupuestos abiertos y llamar a eso «previsión» es la forma más rápida de engañarse. Aquí cada oportunidad lleva su probabilidad y el embudo te dice cuánto vale de verdad lo que tienes en marcha.
Qué hace el embudo
Un CRM sirve para dos cosas: no perder de vista a nadie y saber qué va a entrar. Esto hace las dos, y no pretende hacer una tercera.
Seis etapas, de contacto inicial a cerrada
Contacto inicial, cualificado, propuesta enviada, negociación, ganada y perdida. Las tarjetas se arrastran de una columna a otra, y cada columna suma lo que tiene dentro.
La probabilidad se propone sola
Al mover una oportunidad a «propuesta enviada» se le pone un 50 %, y a «negociación», un 75 %. Son puntos de partida, no dogma: si tú sabes que ese cliente está al 90 %, lo escribes y el programa deja de tocarlo.
Valor ponderado a la vista
Importe por probabilidad, sumado sólo sobre las etapas abiertas. Es la única cifra de la pantalla que sirve para decidir si contratas a alguien el mes que viene.
Enganchado a tus contactos
Cada oportunidad apunta a un contacto de tu agenda, así que desde su ficha ves lo que ya te ha comprado, lo que te debe y lo que está en marcha, sin duplicar la base de clientes en dos sitios.
De dónde vienen y por qué se pierden
Cada oportunidad guarda su origen —recomendación, web, redes, llamada fría, feria, cliente existente— y, si se pierde, el motivo. Con el tiempo eso vale más que el propio embudo.
Fecha esperada de cierre
Cada oportunidad lleva la fecha en la que esperas cerrarla y un responsable. Es lo que separa una cartera viva de una lista de contactos que nadie ha vuelto a mirar.
Captura del ERP: Qué hace el embudo
Un CRM pegado a la facturación
La mayoría de las pymes no necesitan un CRM más potente. Necesitan uno que sepa lo que el cliente ya ha pagado.
- El contacto es el mismo en el CRM, en el presupuesto, en la factura y en cobros: no hay que sincronizar nada.
- Desde la ficha del cliente ves su saldo pendiente, su retraso medio de pago y su límite de crédito antes de negociar.
- Una oportunidad ganada se convierte en un presupuesto sin salir del programa.
- El buscador global encuentra la oportunidad igual que encuentra una factura o un producto.
- El registro de actividad deja constancia de quién cambió de etapa y cuándo.
- Se apaga desde la página de módulos si no lo usas: no ocupa sitio en el menú.
Por qué el valor ponderado y no el total
Si tienes cien mil euros en presupuestos abiertos, no tienes cien mil euros. Tienes una cartera con probabilidades distintas: lo que está en negociación pesa mucho más que lo que acabas de mandar en frío.
El valor ponderado multiplica cada oportunidad por su probabilidad y suma sólo las etapas abiertas —lo ganado ya no es previsión, es facturación, y lo perdido no cuenta—. Es una cifra más pequeña y bastante más útil: es la que se parece a lo que va a entrar.
Las probabilidades por etapa son un punto de partida razonable, no una verdad revelada. La forma de usar esto bien es ajustarlas a mano en las oportunidades que conoces de verdad y dejar que el resto se comporte por su fase.
Cómo se usa en una semana normal
Un CRM se abandona cuando pide más de lo que devuelve. Con éste, el trabajo real son tres momentos y ninguno pasa de diez minutos.
Cuando entra algo. Una llamada, un correo, alguien que te recomienda. Se crea la oportunidad con cuatro datos —contacto, título, importe aproximado y de dónde viene— y se queda en contacto inicial. Lo importante aquí es el origen: dentro de un año, saber que la mitad de lo que ganas viene de recomendaciones cambia dónde inviertes.
El viernes. Se arrastran las tarjetas que se han movido y se cierran las que ya están decididas. Una oportunidad perdida se marca como perdida con su motivo, no se borra: el motivo es lo que te dice si pierdes por precio, por plazo o por no llegar a tiempo.
A fin de mes. Se mira el valor ponderado y se compara con lo que necesitas facturar. Si la cifra no llega, el problema no es de este mes: es que hace seis semanas no entraron oportunidades suficientes, y todavía estás a tiempo de hacer algo.
Lo que hunde un embudo es dejar tarjetas paradas. Una oportunidad que lleva dos meses en «propuesta enviada» no está al 50 %: está perdida y nadie lo ha escrito, y mientras tanto está inflando la previsión.
Lo que este CRM no es
Es deliberadamente pequeño. Si vienes de un CRM grande, esto es lo que vas a echar de menos:
- Actividades, llamadas y recordatorios por oportunidad. Hay un campo de notas, no una agenda comercial.
- Asignación real a un comercial con su bandeja y sus avisos. Hay un responsable escrito, y hasta ahí.
- Informe de conversión por origen o por responsable. El origen se guarda; el informe que lo cruza todavía no está.
- Correo integrado que registre la conversación con el cliente dentro de la oportunidad.
- Campañas de email marketing: el consentimiento y el origen ya están en la ficha del contacto, la pantalla de campañas no.
Lo que sí es: el sitio donde ves de un vistazo qué hay en marcha, cuánto vale y a quién hay que llamar esta semana, sin pagar una segunda suscripción ni mantener dos listas de clientes.
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Preguntas frecuentes
Mira la cartera con los pies en el suelo
Importe por probabilidad, sobre lo que sigue abierto. Nada más y nada menos.
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