VeriFactu: qué es y desde cuándo obliga de verdad

Qué es VeriFactu, en una frase

Es la obligación de que tu programa de facturación deje un rastro que no se pueda tocar. Cada vez que emites una factura, el programa genera además un registro de facturación con los datos de esa factura, le calcula una huella y la encadena con la huella del registro anterior. Si alguien modifica o borra una factura vieja, la cadena se rompe y se nota.

Eso es todo. El resto —el QR, la leyenda en el PDF, el envío a la Agencia Tributaria— son consecuencias de esa idea.

El objetivo declarado es acabar con el software de doble uso: los programas que llevaban dos contabilidades, una para enseñar y otra real. Por eso la norma no le pide nada raro al empresario y se lo pide casi todo al programa.

Los dos modos: VERI*FACTU y no VERI*FACTU

El reglamento no obliga a enviar nada a Hacienda. Deja elegir entre dos formas de cumplir, y la elección tiene consecuencias muy distintas.

Dicho en corto: el modo VERI*FACTU es el camino fácil. Se manda el registro y a cambio la norma te ahorra la firma electrónica y el registro de eventos. Cairos funciona así.

Dos cosas prácticas. La primera: si un día se cae la conexión no dejas de facturar. El sistema sigue emitiendo, avisa de cuántos envíos quedan pendientes y reintenta —la orden le obliga a intentarlo al menos una vez cada hora— hasta que vuelve el servicio; no hay un plazo máximo que te deje bloqueado. La segunda: una vez empiezas en modo VERI*FACTU, la elección dura hasta fin de año natural; al revés —pasar de no VERI*FACTU a VERI*FACTU— se puede hacer en cualquier momento.

A quién obliga y quién se queda fuera

Obliga a quien desarrolle actividades empresariales o profesionales y expida facturas: sociedades, autónomos, comunidades de bienes y demás entidades en atribución de rentas, y no residentes con establecimiento permanente en España.

Y también a las entidades sin ánimo de lucro que emitan facturas, que es una duda que aparece mucho: una asociación o un club que factura patrocinios, entradas o la barra no está fuera por no tener ánimo de lucro. Con dos matices que pone el propio reglamento: las entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades —las del artículo 9.1 de su ley: el Estado, las comunidades autónomas, las entidades locales y poco más— quedan fuera; y las parcialmente exentas, que es donde están casi todas las asociaciones, fundaciones y clubes, están obligadas sólo por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas. Lo que deja fuera a una entidad, en la práctica, es no facturar nada que tribute.

Quién no está obligado

• Quien ya está en el SII. Los que llevan sus libros registro por el Suministro Inmediato de Información —grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el REDEME, y también quien se ha acogido voluntariamente— ya remiten esa información y no duplican. Lo dice el artículo 3.3 del reglamento, que se remite al artículo 62.6 del Reglamento del IVA.
• Quien tiene su domicilio fiscal en territorio foral. El reglamento se aplica «cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común». Álava, Bizkaia y Gipuzkoa tienen TicketBAI, ya plenamente implantado en los tres. Navarra no tiene sistema equivalente aprobado: hay un proyecto anunciado, pero ninguna norma publicada, así que hoy no hay nada que cumplir allí por esta vía.
• Quien factura en papel sin ningún sistema informático. Existe, y sigue siendo legal, pero deja de serlo en cuanto se usa cualquier programa para emitir facturas.
• Las operaciones que el propio reglamento excluye en su artículo 4: la facturación del mercado eléctrico, lo facturado a través de establecimientos permanentes situados en el extranjero y las facturas que expide materialmente el destinatario —o un tercero, porque se lo impone una norma— cuando éste lleva sus libros por el SII.

Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro, aunque a menudo se lea lo contrario: el reglamento se aplica en todo el territorio común y las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC y al IPSI.

Qué tiene que hacer tu programa

Ésta es la lista de la que depende que un programa sirva o no sirva. No es negociable ni configurable: o está, o el programa no cumple.

• Registro de facturación de alta por cada factura emitida, con sus datos, generado en el mismo momento de la expedición.
• Registro de facturación de anulación cuando una factura se anula. Nunca se borra: se anula dejando constancia.
• Huella o hash de cada registro, encadenada con la del anterior. Es lo que hace que tocar una factura de hace seis meses sea detectable.
• Código QR en la factura, con los datos que permiten cotejarla.
• La leyenda «VERI*FACTU» o equivalente, si se opera en ese modo.
• Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros: son las seis palabras del reglamento, y significan que el programa no puede permitir que nadie reescriba el pasado.
• Declaración responsable del fabricante, dentro del propio programa, diciendo que cumple.

¿Puedo seguir facturando con Excel o con Word?

Es la pregunta más repetida, y la respuesta honesta tiene dos partes.

Hoy, sí. Hasta que llegue tu fecha —1 de enero o 1 de julio de 2027, según quién seas— no hay ninguna obligación nueva. Puedes seguir como estás.

Después, no. Y no porque Excel esté prohibido, sino por algo más simple: en cuanto usas una hoja de cálculo para emitir facturas, esa hoja es un sistema informático de facturación a efectos del reglamento, y tendría que generar registros encadenados con huella, un QR y una declaración responsable. Una hoja de cálculo no hace nada de eso, y no hay plantilla que lo arregle.

Está desarrollado, con la definición del reglamento y la fecha hasta la que puedes seguir así, en ¿es Excel un sistema informático de facturación?. Lo mismo vale para una plantilla de Word y para un programa de escritorio que ya no recibe actualizaciones. La pregunta que hay que hacerle a cualquier programa que uses hoy es concreta: ¿va a incorporar el registro de facturación y la declaración responsable antes de mi fecha? Si la respuesta no es un sí claro, es momento de mirar otra cosa.

¿La Agencia Tributaria homologa programas de facturación?

No. No existe ninguna lista oficial de programas homologados ni certificados por la Agencia Tributaria, por mucho que se anuncien así.

Lo que exige el reglamento es una declaración responsable: quien fabrica o comercializa el programa declara, bajo su responsabilidad, que cumple los requisitos, y esa declaración tiene que estar visible en el propio programa y entregarse gratuitamente a quien la pida. La responsabilidad es del fabricante, y las sanciones por incumplir también.

Así que cuando alguien te venda un «programa homologado por Hacienda», lo que te está diciendo —en el mejor de los casos— es que ha firmado su declaración responsable. Que es lo correcto, pero no es una homologación. Cómo comprobarla en cinco minutos, en esta página.

La aplicación gratuita de la AEAT: cuándo basta

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita para emitir facturas conformes. Es real y es una opción legítima, y merece la pena decir para quién sirve en vez de fingir que no existe.

Te basta si emites pocas facturas al año, todas completas, a un destinatario cada una, y no necesitas nada más que emitirlas.

No te basta si emites tickets o facturas simplificadas, si necesitas presupuestos, gastos, cobros o modelos fiscales, si quieres sacar tus datos hacia otro sistema, o si facturas con cierto volumen. La aplicación de la AEAT está pensada para cumplir, no para llevar un negocio.

Dicho de otro modo: resuelve la obligación legal y no resuelve la contabilidad. Si lo único que te preocupa es lo primero, úsala sin complejos.

VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria

Es la confusión estructural del mercado español, y viene de que las dos normas suenan igual de lejos. Son cosas distintas:

La comparación completa, punto por punto, está en VeriFactu o factura electrónica. Se resumen así: VeriFactu mira la factura que emites; la factura electrónica mira cómo se la mandas a la otra empresa. Una nace de una ley antifraude y la otra, de una ley contra la morosidad. Se acabarán solapando, pero no porque una norma remita a la otra —el reglamento de la factura electrónica no cita ni una vez al de VeriFactu—, sino porque VeriFactu se aplica a cualquier sistema con el que se expidan facturas, «sean electrónicas o no»: el programa con el que emitas facturas electrónicas tendrá que ser, además, un sistema conforme. Hoy son dos obligaciones separadas.

Las sanciones, con cifras

Están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que añadió la Ley antifraude. Son de las más altas del ordenamiento tributario, y por eso conviene leerlas despacio.

Fíjate en el reparto: la multa del usuario es por tener un programa que no cumple, no por defraudar. Por eso la pregunta importante no es qué haces tú, sino con qué facturas.

Y un detalle que conviene saber si cambias de programa: según el criterio de la propia Agencia Tributaria, una vez llegada la fecha, basta con conservar un sistema no adaptado que siga pudiendo emitir facturas —aunque no lo uses— para incurrir en la infracción. La AEAT sí admite guardar el programa viejo únicamente como archivo, para consultar el histórico, siempre que se pueda acreditar que ya no se puede facturar con él. Al migrar, por tanto, hay que dejarlo inutilizado para emitir, no simplemente dejar de abrirlo.

Conviene añadir un matiz honesto: el artículo 201 bis habla literalmente de sistemas «no certificados debiendo estarlo», mientras que el reglamento articula el cumplimiento mediante declaración responsable y no mediante certificación. La Agencia Tributaria aplica esta sanción a estos supuestos en sus preguntas frecuentes, y así es como hay que leerlo.

Cómo lo hace Cairos

Cairos opera en modo VERI*FACTU: cada factura genera su registro de facturación y se remite a la Agencia Tributaria. En la práctica, para ti significa que emites la factura como siempre y no hay ningún paso nuevo.

• Registro de alta por cada factura y de anulación cuando se anula. Ninguna factura se borra.
• Huella SHA-256 encadenada con la del registro anterior.
• Código QR y la leyenda obligatoria en el PDF.
• Numeración correlativa por serie, sin huecos.
• Rectificativas como manda el reglamento de facturación, en vez de borrar y volver a emitir.
• Declaración responsable dentro del programa.
• En todos los planes, incluido el gratuito.

Y una cosa más, que no es un requisito legal pero importa: tus registros se pueden exportar. Cumplir con la norma no debería atarte a un proveedor.