El programa de gestión para clubes deportivos

Las cuotas: el ingreso que sostiene el club

Un club con ciento veinte fichas y una cuota de temporada de 180 € mueve más de veinte mil euros, y casi siempre los cobra peor que una asociación de vecinos: transferencias sueltas, Bizum, pagos fraccionados y una lista en papel.

Domiciliar la temporada cambia el club entero. Cairos genera la remesa con los recibos, produce el fichero SEPA pain.008 que acepta el banco, y cuando vuelven los impagados los importa y deja cada recibo en su estado. Antes de la asamblea sabes quién debe qué, y no por memoria.

Si además cobras la temporada en dos o tres plazos, cada plazo es su propio recibo con su vencimiento: el que va al día y el que no se distinguen solos.

Por qué casi ningún club está exonerado del modelo 200

La creencia general es que una entidad sin ánimo de lucro no presenta el Impuesto de Sociedades. Es falsa. La exoneración exige tres condiciones a la vez: ingresos totales por debajo de 75.000 €, ingresos de rentas no exentas por debajo de 2.000 € y que todas esas rentas no exentas hayan sufrido retención.

El segundo requisito es el que tumba a casi todos: el bar, el patrocinio y las entradas son rentas no exentas, y pasar de 2.000 € al año entre las tres es lo normal en cualquier club con equipo federado. El tercero remata: los ingresos del bar no llevan retención de nadie.

Cairos hace esa comprobación con los números reales del club y dice si estás dentro o fuera, en vez de dejarlo a la intuición.

El carnet del socio, y la puerta del pabellón

El momento en que un club se da cuenta de que la lista impresa no sirve es siempre el mismo: alguien llega al partido, dice que es socio, y hay que decidir en tres segundos. La lista se quedó vieja el día que se imprimió y el carnet de plástico de hace cinco años no dice si esa persona sigue de alta.

En Cairos cada socio tiene su carnet con un código QR propio. Se escanea con la cámara de cualquier móvil y se abre una página que contesta sí o no, con la fecha y la hora de la comprobación, el nombre, el número de socio, la categoría, la antigüedad, la foto si la hay y el escudo del club. Quien está en la puerta no instala nada ni tiene cuenta. Y lo que no enseña —NIF, teléfono, IBAN, cuota, deudas— es tan importante como lo que enseña.

Para un club hay dos cosas que se usan cada temporada. La primera: los carnets pueden llevar caducidad por temporada, y un carnet caducado no dice «no es socio», dice «sigue siendo socio, lo que hay que renovar es el carnet», que en la puerta es una diferencia que importa. La segunda: al que se retrasa con la cuota se le suspende el carnet, no se le quita; cuando paga, se levanta la suspensión y el mismo carnet que lleva encima vuelve a valer sin reimprimir nada.

Se imprime en tamaño de tarjeta bancaria, ocho por hoja A4, en uno de seis diseños y con el color del club, o se le manda al socio por mensaje. Y si hay torno, aplicación de entradas o caja del bar, pueden preguntar por la API, que contesta con el código del QR o con el número de socio.

Licencias, seguros y lo que el programa no lleva

Un club tiene papeles que una asociación normal no tiene, y no vienen de ser asociación: vienen de hacer deporte y de trabajar con menores. La licencia federativa por temporada —que desglosa por separado el seguro, la cuota de la federación española y la de la autonómica—; el seguro deportivo, que va dentro de la licencia, lo contrata la federación y cubre la salud del deportista, no los daños a terceros; la inscripción en el registro deportivo de tu comunidad, que es la que permite competir en pruebas oficiales y pedir subvenciones, y que no es el registro de asociaciones; el seguro de responsabilidad civil, obligatorio por ley autonómica en Cataluña y en Andalucía para quien explota una instalación u organiza competiciones; el certificado de delitos sexuales de todo el que trate habitualmente con menores, cobre o no; un delegado de protección; el consentimiento de los padres de los menores de catorce años para tratar sus datos, y el cuidado con los datos de salud, que el entrenador no tiene por qué ver enteros.

Cairos trae esa lista escrita, con a quién alcanza cada cosa, porque la mitad de los clubes no sabe que le aplican. Y de las personas voluntarias y colaboradoras lleva dos cosas: la póliza con su fecha de vencimiento, que avisa un mes antes, y el certificado de delitos sexuales, que avisa cuando falta en alguien cuyas tareas tocan a menores. La ley no fija plazo de renovación para el certificado; renovarlo cada temporada es buena práctica, no obligación, y por eso el programa no inventa una caducidad.

Lo que no hace, y conviene saberlo antes: no lleva un registro de licencias federativas jugador por jugador con su fecha de caducidad, ni tramita nada con la federación. Cada federación tiene su plataforma y ahí siguen viviendo las fichas. Si esto te hace falta, dínoslo: saber quién lo pide es lo que decide qué construimos después.