Un ERP para la empresa que ya no cabe en una hoja de cálculo
Con equipo, almacén y una sociedad de por medio, el problema deja de ser emitir facturas: es que cinco personas trabajen sobre los mismos datos, que el stock cuadre con lo vendido, el banco con lo cobrado, y que en julio el Impuesto de Sociedades salga de una contabilidad que ya estaba bien.
Varios usuarios, y no todos ven lo mismo
El día que la empresa deja de ser una persona, la contabilidad se vuelve un problema de permisos y de rastro: quién emite, quién cambia un precio, quién ve los márgenes.
Cada uno con su cuenta y su perfil
Hasta cinco usuarios en el plan Negocio y sin límite en el Empresa. El comercial ve sus clientes; quien lleva el almacén, el stock; quien lleva la caja, los cobros.
Registro de actividad
Quién anuló una factura, quién tocó un precio de tarifa, quién dio de alta a ese proveedor. No es desconfianza: es reconstruir un error de hace tres semanas en dos minutos.
Un solo juego de datos
El presupuesto pasa a albarán y el albarán a factura, sin teclear otra vez. El error clásico de la pyme no es facturar mal: es facturar dos veces lo mismo.
Más de una sociedad
El plan Empresa lleva hasta tres, cada una con su contabilidad, sus series y sus modelos. Por encima de ahí, el plan Corporativo no pone límite.
El inventario también es contabilidad
Las existencias son un activo y su variación entra en la cuenta de resultados. Un almacén que no cuadra no es un problema de logística: es un problema de beneficio declarado.
Sin Cairos
- El stock está en una hoja de cálculo que actualiza una persona cuando puede.
- Se vende lo que no hay y hay que llamar al cliente a pedir perdón.
- El recuento de diciembre sale con diferencias que nadie sabe explicar.
- Nadie sabe qué margen deja cada referencia hasta que se cierra el año.
- El pedido de compra se hace por WhatsApp y se recibe sin comprobar.
Con Cairos
- El stock baja al emitir el albarán y sube al recibir el pedido de compra.
- El producto sin existencias avisa antes de que se confirme la venta.
- El recuento se hace contra lo que dice el sistema y deja el ajuste apuntado.
- El margen por producto y por cliente está a la vista todo el año.
- El pedido se emite, se recibe y se compara con la factura del proveedor.
El Impuesto de Sociedades y el modelo 200
Una sociedad presenta el modelo 200 tenga beneficio o tenga pérdidas. La actividad parada no exime: mientras la sociedad exista, el 200 se presenta.
| Modelo | Cuándo | Qué es |
|---|---|---|
| 200 | Del 1 al 25 de julio | El Impuesto sobre Sociedades. El plazo real son los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre; con ejercicio natural, cae en julio. |
| 202 | 1 al 20 de abril, octubre y diciembre | El pago fraccionado a cuenta del propio Impuesto de Sociedades. |
| 303 y 390 | Trimestral y enero | La autoliquidación de IVA y su resumen anual. |
| 111 y 190 | Trimestral y enero | Las retenciones de las nóminas y de los profesionales a los que pagáis. |
| 115 y 180 | Trimestral y enero | Las retenciones del alquiler del local, si lo hay. |
| 347 | Febrero | Operaciones con un mismo tercero por encima de 3.005,06 € en el año. |
| 232 | Mes 11 del ejercicio | Operaciones con socios o empresas del grupo, desde los importes que fija la norma. |
Cairos calcula y detalla los modelos de IVA y retenciones. El 200 no lo presenta por ti: deja la contabilidad y los libros en condiciones para que se prepare sobre datos buenos.
El tipo no es siempre el 25 %
El tipo general es el 25 %, y una sociedad de nueva creación tributa al 15 % en el primer periodo con base imponible positiva y en el siguiente. Pero si vuestra cifra de negocios del año anterior no llega al millón de euros, no pagáis el 25 %: aplicáis una escala en dos tramos que además entra de forma gradual —en el ejercicio 2025, el 21 % hasta 50.000 € y el 22 % el resto—. La tabla completa, ejercicio por ejercicio, está en la ficha del modelo 200. Aplicar el tipo general por costumbre cuesta más de mil euros en una sociedad pequeña.
Las cuentas anuales, con sus fechas
Es la parte que se olvida cada año y la única con multa propia. Éste es el calendario de una sociedad con ejercicio cerrado el 31 de diciembre.
| Qué toca | Cuándo | Quién lo exige |
|---|---|---|
| Legalizar los libros contables del ejercicio anterior | Hasta el 30 de abril | Cuatro meses desde el cierre, por vía telemática, en el Registro Mercantil. |
| Formular las cuentas anuales | Hasta el 31 de marzo | Tres meses desde el cierre. Lo hace el órgano de administración, y las firma. |
| Aprobarlas en junta general | Hasta el 30 de junio | Los seis primeros meses del ejercicio siguiente, con la aplicación del resultado. |
| Presentar el modelo 200 | Del 1 al 25 de julio | En la Agencia Tributaria, con las cuentas ya aprobadas. |
| Depositar las cuentas en el Registro Mercantil | Hasta el 30 de julio | Dentro del mes siguiente a la aprobación de la junta. |
Las fechas de formulación, aprobación y depósito están en los artículos 253, 164 y 279 de la Ley de Sociedades de Capital. La legalización telemática de los libros, en el artículo 18 de la Ley 14/2013.
No depositar las cuentas sale caro, y de dos maneras
La multa va de 1.200 a 60.000 €, y hasta 300.000 € si la sociedad factura más de seis millones, por el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital. Pero lo que de verdad para una empresa es lo otro: pasado un año desde el cierre sin depositar, el Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad y deja de inscribir casi todo, incluido un cambio de administrador. Lo descubre siempre alguien con prisa delante de un notario.
Conciliación bancaria: cuadrar lo cobrado con lo facturado
Una empresa con doscientos apuntes al mes no puede llevar el banco de memoria. Y el agujero típico no es un fraude: es un cliente que pagó dos facturas juntas, un recibo devuelto que nadie apuntó y una comisión bancaria que no está en ningún gasto.
En Cairos se sube el extracto del banco y el programa propone la pareja de cada apunte: esta transferencia con esta factura, este cargo con este gasto recurrente. Lo que casa se marca como cobrado y desaparece de pendientes; lo que no casa se queda aparte, que es exactamente donde hay que mirar. Va incluida desde el plan Negocio.
El efecto útil llega un mes después: con las facturas y sus vencimientos, los gastos recurrentes y los pedidos comprometidos, la previsión de tesorería a 30, 60, 90 y 180 días deja de ser un ejercicio de fe y se ve venir el mes en que la caja se estrecha.
Qué NO hace Cairos, para que no haya sorpresas
No presenta el modelo 200 ni deposita las cuentas: eso se hace en la sede electrónica de la AEAT y en el Registro Mercantil, con vuestro certificado. No lleva nóminas —el módulo no existe todavía, y cuando exista será del plan a medida—, así que los gastos de personal se apuntan como gasto y la previsión de tesorería no los tiene en cuenta. Tampoco consolida entre sociedades: cada empresa se lleva por separado. Y no tiene la red de conectores de un programa con diez años de mercado: Cairos es nuevo, y eso se nota en las integraciones antes que en ningún otro sitio. Lo decimos aquí por lo mismo que están escritos los precios: nadie que se apunta engañado se queda dos meses.
Lo que se usa en una empresa con equipo
Todo esto entra con el plan Negocio salvo lo que se indica.
Inventario y almacenes
Stock por ubicación y pedidos de compra con recepción parcial. Lotes, traspasos y recuentos, con el plan Empresa.
Banco y tesorería
Conciliación con el extracto, vencimientos y previsión de caja a 30, 60, 90 y 180 días.
Impuestos y libros
303, 390, 111, 115, 347 y 349 calculados, y el libro registro de IVA y el libro diario al día.
Equipo y control
Usuarios con permisos y registro de actividad. CRM y proyectos, con el plan Empresa; el control horario entra en ese mismo plan y todavía no está abierto.
VeriFactu: el 1 de enero de 2027 es vuestra fecha
Las sociedades sois contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, así que entráis en el primer grupo: desde el 1 de enero de 2027 vuestro programa tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación. El resto entra el 1 de julio de 2027. Las fechas están en la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025. La sanción por usar un programa que no cumpla es de 50.000 € por ejercicio, artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, y la paga quien lo usa. Desarrollado en la página de VeriFactu.
Pruébalo con un trimestre de verdad
El plan gratuito no caduca y no pide tarjeta. Con 30 documentos al año se queda corto para una empresa con volumen, pero da de sobra para verlo por dentro antes de decidir.
Preguntas de pymes
El cierre del año se prepara en marzo, no en julio
Y se prepara solo si los datos han estado bien los doce meses anteriores.
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