Qué campos lleva una factura, según el reglamento

Los campos obligatorios de una factura completa

Están en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación. El artículo los enumera por letras y llega bastante lejos, pero los que aparecen en cualquier factura son estos nueve; el resto son menciones que sólo salen en ciertos casos:

1. Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto tuya como del cliente.
4. NIF tuyo y, en los casos que marca el reglamento, también el del cliente.
5. Domicilio de los dos.
6. Descripción de las operaciones, con todo lo necesario para determinar la base imponible: importe, precio unitario sin impuesto y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio.
7. Tipo o tipos impositivos aplicados.
8. Cuota repercutida, consignada por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.

Y las menciones que salvan de un ajuste: «inversión del sujeto pasivo» cuando el sujeto pasivo es tu cliente, la referencia al precepto que ampara la exención cuando la operación está exenta, «facturación por el destinatario», «régimen especial de las agencias de viajes», «régimen especial de los bienes usados» o «régimen especial del criterio de caja» según el caso.

La factura simplificada: hasta 400 €, y hasta 3.000 € en ciertos sectores

El artículo 4 del mismo reglamento permite emitir factura simplificada —lo que todo el mundo llama ticket— cuando el importe no pasa de 400 € con IVA incluido, y siempre en las facturas rectificativas.

El límite sube a 3.000 € con IVA incluido en la lista tasada del artículo 4.2: ventas al por menor —incluso las que hacen fabricantes o elaboradores—, ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transportes de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, servicios telefónicos en cabinas o con tarjetas no nominativas, peluquerías e institutos de belleza, uso de instalaciones deportivas, revelado de fotografías y estudios fotográficos, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías, y autopistas de peaje. Si tu actividad no está en esa lista, tu tope son 400 €.

Los campos de la simplificada, en el artículo 7: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, tu NIF y tu nombre, identificación del tipo de bienes o servicios, tipo impositivo aplicado —y, si quieres, la expresión «IVA incluido»—, y la contraprestación total. Es decir: no llevan los datos del cliente. Pero si el destinatario es empresario o profesional y lo exige, hay que añadirle su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado; sin eso, él no puede deducirse ese IVA.

Hay operaciones en las que no se puede emitir simplificada, y las enumera el artículo 4.3: las entregas intracomunitarias de bienes del artículo 25 de la Ley del IVA, las ventas a distancia y demás entregas del artículo 68.Tres y Cinco, y las operaciones en las que el proveedor está establecido aquí pero la operación se entiende realizada fuera de la Comunidad o en otro Estado miembro con inversión del sujeto pasivo.

Cuándo hay que emitirla

El artículo 11 dice que la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Pero cuando el destinatario es empresario o profesional, el plazo se estira: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto. No es una excusa para facturar en marzo lo de enero: es el margen legal, no una costumbre.

Por qué no te damos una plantilla de Word

Porque tiene fecha de caducidad, y preferimos decirlo. El Real Decreto 1007/2023 obliga a que los sistemas informáticos de facturación generen un registro de facturación encadenado e inalterable por cada factura, y a que la propia factura incluya un código QR y, cuando el sistema envíe los registros a la Agencia Tributaria, la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Eso no lo hace un documento de Word ni una hoja de cálculo.

Las fechas, en la redacción vigente de la disposición final cuarta de ese real decreto: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados —autónomos incluidos— antes del 1 de julio de 2027. Quedan fuera quienes llevan los libros registro por el Suministro Inmediato de Información.

Traducido: hoy una plantilla todavía sirve; el año que viene, no. Si vas a cambiar de sistema de todas formas, cambiar ahora sale más barato que cambiar con la fecha encima.