Cinco negocios y su recorrido por el programa

Un autónomo que factura a empresas

Cómo es y qué le duele. Trabaja solo y factura a diez o doce empresas. Cada factura lleva una retención del 15 % que le descuenta el cliente, y no siempre sabe si le han pagado la neta o la bruta. A final de trimestre reúne los gastos de tres carpetas y una foto del móvil. Y desde 2027 tendrá que emitir con un programa que cumpla VeriFactu, cosa que su plantilla de Word no hace.

El recorrido. Da de alta sus clientes con la retención por defecto y monta la serie F26-0001. Cada factura sale con su base, su IVA, su retención y su total a cobrar, y el registro de VeriFactu se genera solo. Los gastos entran con su documento adjunto, salvo el ordenador nuevo: eso no es gasto, es inmovilizado y se amortiza.

Qué se lleva. El 303 calculado casilla a casilla y los libros registro listos para la asesoría. Como más del 70 % de sus ingresos llevan retención, el 130 no lo presenta: el programa se lo dice en vez de dejarle la duda.

Lo que sigue haciendo él. Presentar, que eso es cosa suya, y perseguir a los que no pagan, aunque ahora sepa cuántos días lleva vencida cada factura. Más, en Cairos para autónomos.

Un taller mecánico con almacén

Cómo es y qué le duele. Sociedad limitada, tres mecánicos y recepción, con almacén detrás y consumibles en el foso. El presupuesto se hace a mano en el mostrador y después nadie sabe si se aprobó. A fin de año el inventario no cuadra, porque las piezas salen del almacén sin apuntarse. Y el margen que cree tener no es el que tiene.

El recorrido. Da de alta el catálogo de recambios con su referencia y su coste, y monta dos almacenes. Cada reparación empieza por un presupuesto que se convierte en factura sin reescribir las líneas, y al facturar el stock se descuenta solo. Las compras entran por pedido a proveedor: lo que no llega se queda pendiente en vez de desaparecer.

Qué se lleva. Aviso cuando algo baja del mínimo, traspasos y recuentos. El margen sale del coste completo de la pieza, y en el Impuesto sobre Sociedades las existencias salen de los movimientos, no de una estimación.

Lo que sigue haciendo él. No hay lector de códigos de barras ni TPV. El sector, en talleres mecánicos; el módulo, en inventario.

Una asociación con cuotas y subvenciones

Cómo es y qué le duele. Doscientos cuarenta socios, cuota trimestral de 30 €, dos subvenciones y un tesorero voluntario con una hoja heredada. Cada trimestre hay que preparar los recibos y llevarlos al banco, y las devoluciones se apuntan a mano en rojo. En la asamblea alguien pregunta cuántos socios hay y la respuesta depende de qué pestaña se mire.

El recorrido. El libro de socios se monta con altas, bajas y fechas: el número correlativo no se reutiliza y las bajas se fechan en vez de borrarse, porque el histórico forma parte del libro que exige la ley. Las cuotas no son facturas: están exentas de IVA, y emitirlas como factura descuadraría el 303 y el 390. Cada trimestre sale el fichero SEPA para el banco.

Qué se lleva. Devoluciones que dejan la cuota otra vez pendiente. Donativos con su certificado y el modelo 182. Y las subvenciones, con lo concedido, lo cobrado por tramos y lo que queda por justificar.

Lo que sigue haciendo él. Presentar en el registro de asociaciones lo que toque, y decidir qué actividades son exentas cuando la asociación factura algo a quien no es socio. Entero, en asociaciones.

Una cooperativa de trabajo asociado

Cómo es y qué le duele. Siete socias trabajadoras. Cada una aportó capital al entrar, y a una que se dio de baja hay que liquidarle su parte. Facturan como cualquier empresa, pero el excedente no se reparte a gusto de la asamblea: hay dotaciones obligatorias al fondo de reserva y al de educación, con porcentajes que dependen de la ley de cooperativas que le aplique. Ningún programa de facturación normal sabe de esto.

El recorrido. La facturación es la de siempre: clientes, series, VeriFactu, IVA trimestral. Lo que cambia es el cierre. El capital social se lleva por socia, con sus aportaciones y sus movimientos, y la aplicación del excedente calcula las dotaciones con los porcentajes de la ley marcada, deja el retorno por repartir y guarda el acuerdo.

Qué se lleva. Un cuadro de capital por socia que cuadra con la contabilidad, y el Impuesto sobre Sociedades preparado sobre una contabilidad que ya distinguía resultado cooperativo de extracooperativo.

Lo que sigue haciendo ella. Elegir qué ley le aplica y con qué porcentajes —eso no lo adivina un programa— y llevar el libro de actas. El módulo, en cooperativas.

Un club deportivo con bar

Cómo es y qué le duele. Fútbol base: trescientos jugadores con cuota mensual, un bar que abre los fines de semana, dos patrocinadores y entradas en los partidos. Cuatro actividades con tratamientos distintos de IVA, y mezclarlas es lo que convierte una inspección en un disgusto. El patrocinio no es un donativo por mucho que lo llamen así, y nadie en la junta sabe si toca presentar el Impuesto sobre Sociedades.

El recorrido. Las cuotas van como recibos de socio, exentas, y se cobran por remesa SEPA. El bar es actividad económica con su IVA y su margen, con el consumo descontando existencias. El patrocinio se factura con IVA. Y las entradas van por su lado, con su tipo.

Qué se lleva. Un 303 que sólo recoge lo sujeto, y lo que pide la memoria de una entidad sin ánimo de lucro: órgano de gobierno, libro de actas y voluntariado con su seguro.

Lo que sigue haciendo él. Decidir con su asesoría si le aplica el régimen fiscal especial de la Ley 49/2002 y si le toca declarar. El detalle, en clubes deportivos.