Factura electrónica obligatoria: lo que se sabe hoy

Qué obliga exactamente

La Ley 18/2022, la llamada «Crea y Crece», estableció que todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Y añadió algo que se comenta menos y que va a dar más trabajo: emisor y destinatario tendrán que informar de los estados de la factura.

Ojo al ámbito, porque aquí se confunde mucha gente: es una obligación entre empresas y profesionales. Las facturas a particulares quedan fuera.

El objetivo declarado no es antifraude, sino contra la morosidad: si consta cuándo se acepta y cuándo se paga cada factura, se pueden medir los periodos medios de pago de verdad.

El reglamento ya está publicado

Durante tres años la ley estuvo esperando su desarrollo. Ese desarrollo llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que está en vigor desde el 20 de abril de 2026.

Lo que establece, en corto:

• Un sistema mixto. Conviven plataformas privadas de intercambio y una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria, que es gratuita y funciona además como repositorio universal.
• Cuatro formatos admitidos, todos sobre el modelo semántico europeo: CII, UBL, EDIFACT y Facturae. Las plataformas privadas tienen que saber transformar entre todos ellos.
• Copia a la solución pública. Quien no la use para emitir tiene que remitirle igualmente una copia fiel de cada factura.
• Estados obligatorios: la aceptación o el rechazo comercial y su fecha, y el pago efectivo completo y su fecha. Con un plazo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
• Quedan fuera las facturas simplificadas —salvo las que llevan NIF, domicilio y cuota del destinatario—, los mercados regulados de electricidad y gas y las cámaras de compensación del sector aéreo.

Cuándo será obligatorio: la respuesta honesta

Los plazos, una vez arranque el reloj, son éstos:

Hay un proyecto de esa orden que estuvo en audiencia pública en abril de 2026 y que apuntaba a entrar en vigor el 1 de octubre de 2026. Pero un proyecto no es una norma: mientras no se publique, cualquier fecha concreta que leas —incluidos los «obligatorio en 2027» que circulan— es una previsión, no una obligación.

Nosotros preferimos decir «todavía no hay fecha» antes que dar una que luego haya que corregir. Ya ha pasado dos veces con VeriFactu.

Por qué no es lo mismo que VeriFactu

Es la confusión más extendida del mercado, y viene de que las dos suenan a «lo de las facturas y Hacienda». Se separan así:

Y una cosa que las une, aunque no sea por remisión —el RD 238/2026 no menciona ni una vez al reglamento de VeriFactu—: VeriFactu se aplica a cualquier sistema con el que se expidan facturas, sean electrónicas o no. Es decir, cumplir una no exime de la otra, y el sistema que emita facturas electrónicas tendrá que ser también un sistema conforme.

Y la que ya existe desde hace años: la factura a la Administración

Se olvida en casi todos los artículos, pero hay una obligación de factura electrónica vigente desde enero de 2015: la de facturar a las administraciones públicas.

Afecta a sociedades anónimas y limitadas, a otras personas jurídicas y a determinadas entidades, que tienen que presentar sus facturas a la Administración en formato Facturae a través del punto general de entrada correspondiente —FACe en el caso de la Administración General del Estado—.

Las administraciones pueden excluir reglamentariamente las facturas de hasta 5.000 €, pero es una facultad de cada una, no una exención automática. Conviene comprobarlo con el organismo al que factures antes de darlo por hecho.

Qué conviene hacer ahora

Poco, y con calma. La obligación no es exigible todavía, y adelantarse a comprar una plataforma «para cumplir» es exactamente lo que hay que evitar mientras no haya norma.

• Tener los NIF y los datos fiscales de tus clientes bien. Suena obvio, pero una factura estructurada no perdona un NIF mal escrito ni un domicilio incompleto.
• Llevar la cuenta de cuándo cobras cada factura. Esa información va a ser obligatoria, y hoy mucha gente no la tiene apuntada en ningún sitio.
• Emitir con un programa, no con una plantilla. El salto de Word a un sistema es el trabajo de verdad; una vez dado, el formato es lo de menos.
• No comprar nada por miedo hasta que haya fecha.

En Cairos ya llevamos la fecha de cobro de cada factura y los datos fiscales completos de cada contacto, porque hacen falta para otras cosas. Cuando la obligación llegue, el trabajo previo estará hecho.