Contabilidad que sale de lo que ya has apuntado
La contabilidad de una pyme no se lleva aparte: se lleva sola si las facturas y los gastos están donde tienen que estar. Cairos genera los libros, los asientos y las cuentas anuales con lo mismo que usas para facturar, y concilia el banco con lo que ya tiene dentro.
Lo que hace, sin que tengas que ser contable
El objetivo no es que aprendas contabilidad. Es que tu asesoría reciba los números cuadrados y que tú entiendas de dónde salen.
Libro registro de IVA
Facturas expedidas y recibidas, con el desglose por tipo, el recargo y la retención en su columna. Es el que alimenta el 303 y el que te piden en un requerimiento.
Libro diario y asientos
Cada factura y cada gasto llevan su asiento según el Plan General Contable. No se guardan aparte: se derivan de los documentos, así que no pueden descuadrar respecto de ellos.
Cuentas anuales
Balance y cuenta de resultados con sus dos columnas —el ejercicio y el anterior—, más el guion de la memoria. También en el plan de entidades sin fines lucrativos.
Cierre de ejercicio
Regularización de los grupos 6 y 7 contra la 129, aplicación del resultado y asiento de apertura del año siguiente, calculados y puestos delante antes de cerrar nada.
Conciliación bancaria
Los movimientos entran solos del banco y se casan con tus facturas y tus gastos. Y las reglas se deducen de lo que ya has conciliado a mano, en vez de tener que escribirlas.
Remesas SEPA
Adeudos domiciliados para cobrar y transferencias para pagar, en los ficheros que espera el banco, con los mandatos y los motivos de cada devolución.
Para tu asesoría
El libro diario en los formatos que importan a3ASESOR y ContaPlus, y un paquete del periodo con los libros y los justificantes dentro.
Libros del Código de Comercio
El libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, con el ZIP y las huellas digitales que pide el Registro Mercantil para legalizarlos.
Inmovilizado
Cuadros de amortización, valor neto y regularización de bienes de inversión.
Prorrata general y especial
Si tienes ingresos exentos y sujetos, el porcentaje se calcula, se aplica y se regulariza en la última declaración del año.
Recargo de equivalencia
Para el comercio minorista: el coste real de cada compra, con su IVA y su recargo.
IGIC e IPSI
Canarias, Ceuta y Melilla no llevan IVA. Cairos lleva sus impuestos y sus modelos.
Bienes en el extranjero
Cuentas, valores e inmuebles fuera de España: el modelo 720, con su umbral de 50.000 € por bloque y la regla de los 20.000 € para volver a declarar.
Captura del ERP: Lo que hace, sin que tengas que ser contable
Una sola entrada de datos, todos los libros
El motivo por el que una contabilidad llevada en Excel acaba descuadrando es que los mismos datos se teclean dos y tres veces, en sitios distintos y en momentos distintos.
- La factura que emites alimenta el libro de facturas expedidas, el 303, el 347 y el resultado del ejercicio.
- El gasto que apuntas hace lo mismo con el libro de recibidas y el IVA soportado.
- Los movimientos del banco entran solos y se casan con lo que ya está dentro, sin volver a teclear el extracto.
- Las amortizaciones se calculan del inmovilizado que has dado de alta.
- El resultado del ejercicio está siempre al día, no en marzo del año siguiente.
- Y el libro diario sale en el formato que importa el programa de tu asesoría, no en un CSV que alguien tenga que volver a teclear.
Esto no sustituye a tu asesoría
Conviene decirlo pronto, porque es la duda que aparece siempre. Cairos no sustituye a un asesor fiscal: le da los números cuadrados y a tiempo, que es lo que a un asesor le hace falta para hacer bien su trabajo.
Lo que sí desaparece es el correo de cada trimestre con un Excel adjunto y una carpeta de fotos de tickets. La asesoría entra, mira y trabaja sobre datos que ya están en su sitio. De hecho, muchas asesorías lo usan con sus clientes precisamente por eso.
La prorrata, sin misterio
Si parte de lo que facturas está exento de IVA —una consulta sanitaria, una academia, un alquiler de vivienda— no puedes deducirte entero el IVA de tus gastos. Ahí entra la prorrata, y hay dos, no una.
La prorrata general es un porcentaje único que se aplica a todo el IVA soportado. Sale de dividir lo que facturas con derecho a deducción entre el total de lo que facturas, y se redondea siempre a la unidad superior: un 19,2 % es un 20 %. Del cálculo se quedan fuera las ventas de tus propios bienes de inversión y las operaciones inmobiliarias o financieras que no sean tu actividad habitual, así que vender la furgoneta no te estropea el porcentaje.
La prorrata especial afina: deduce al 100 % el IVA de lo que usas sólo en la parte sujeta, no deduce nada del que usas sólo en la exenta, y deja el porcentaje únicamente para los gastos comunes. Se puede optar por ella en la última declaración del año —y entonces vincula tres años naturales—, pero además es obligatoria cuando la general te daría un 10 % más de deducción o más de lo que resultaría con la especial. Ese umbral bajó del 20 % al 10 % en 2015 y todavía hay material circulando con el número viejo.
Durante el año no se usa el porcentaje del año en curso, sino el definitivo del año anterior. El definitivo se calcula en la última declaración-liquidación del ejercicio, y ahí se regularizan de golpe las deducciones provisionales de los cuatro trimestres.
Aparte va la regularización de bienes de inversión: los bienes de 3.005,06 € o más se siguen durante los cuatro años siguientes al de la compra, o nueve si son terrenos o edificaciones. Y sólo se ajusta si la prorrata de un año difiere en más de diez puntos de la del año en que te dedujiste el IVA. Por debajo de eso, no se toca nada.
La conciliación bancaria, y por qué aprende sola
Conectas la cuenta y los movimientos entran solos varias veces al día. A partir de ahí, conciliar es casar cada apunte del banco con la factura o el gasto que le corresponde, y ahí es donde se va la tarde de cualquier cierre de trimestre.
Eso se acelera con reglas —«si el concepto lleva IBERDROLA, va a suministros»—, pero escribirlas es un trabajo que nadie hace nunca, y mientras tanto se concilia el mismo recibo a mano doce veces al año. Por eso Cairos mira lo que ya has conciliado tú y deduce la regla que nadie escribió: como el concepto de un apunte no se repite igual —cada recibo trae su referencia y su fecha—, busca el trozo estable, descarta lo que lleva cifras y lo comprueba contra el histórico antes de proponerlo.
Y la parte que importa: la regla deducida se propone, no se aplica. No toca nada hasta que le dices que sí. Una regla que se aplicara sola categorizaría mal en silencio, y eso no se descubre hasta el trimestre siguiente, mirando el 303 y sin saber por qué hay ocho mil euros en «Suministros».
Al lado va el otro trabajo repetitivo del banco: las remesas SEPA, adeudos domiciliados para cobrar y transferencias para pagar a proveedores, en los ficheros que espera la entidad. Con los primeros cobros y los recurrentes en bloques separados, que es lo que evita que el banco devuelva la remesa entera, y con los mandatos comprobados antes: si a un recibo le falta la fecha de firma, se dice de quién es.
El cierre del ejercicio
Cerrar un ejercicio no es apretar un botón: es comprobar que no queda nada suelto. Cairos hace las comprobaciones que se olvidan cuando se hace a mano.
- Facturas emitidas sin cobrar y gastos sin pagar, con su antigüedad.
- Amortizaciones del año pendientes de dotar.
- Regularización de la prorrata y de los bienes de inversión.
- Documentos en borrador que nunca llegaron a emitirse.
- Y el cuadre entre los cuatro modelos 303 y el 390 antes de presentarlo.
Después vienen los tres asientos que hacen que cerrar signifique algo: la regularización de los grupos 6 y 7 contra la cuenta 129, que convierte doce meses de facturas en una sola cifra de resultado; la aplicación de ese resultado; y el asiento de apertura del ejercicio siguiente. Los tres se calculan y se enseñan antes de cerrar, con su descuadre a la vista si lo hay, en vez de taparlo con una línea inventada.
El candado todavía no cierra todas las puertas
Un ejercicio cerrado bloquea los asientos manuales con fecha anterior. Pero hoy no bloquea todo lo demás: una factura o un gasto con fecha del año cerrado siguen entrando desde la pantalla, desde la API, desde el importador de datos, desde los gastos recurrentes y desde la conciliación bancaria. La pantalla de cierre te enseña esas puertas una a una, con su nombre, para que no se conviertan en una nota que nadie lee. Lo decimos aquí porque un cierre que no cierra del todo y no lo avisa es peor que uno que no existe.
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Preguntas frecuentes
Que el cierre del año no sea una sorpresa
Si el año está bien apuntado, el cierre es una revisión, no una reconstrucción.
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