Contabilidad que sale de lo que ya has apuntado
La contabilidad de una pyme no se lleva aparte: se lleva sola si las facturas y los gastos están donde tienen que estar. Cairos genera los libros, los asientos y las cuentas anuales con lo mismo que usas para facturar.
Lo que hace, sin que tengas que ser contable
El objetivo no es que aprendas contabilidad. Es que tu asesoría reciba los números cuadrados y que tú entiendas de dónde salen.
Libros registro
De facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias, en el formato que pide la Agencia Tributaria.
Cuentas anuales
Balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria, también en el formato de entidades sin fines lucrativos.
Inmovilizado
Cuadros de amortización, valor neto y regularización de bienes de inversión.
Prorrata general y especial
Si tienes ingresos exentos y sujetos, el porcentaje se calcula, se aplica y se regulariza en la última declaración del año.
Recargo de equivalencia
Para el comercio minorista: el coste real de cada compra, con su IVA y su recargo.
IGIC e IPSI
Canarias, Ceuta y Melilla no llevan IVA. Cairos lleva sus impuestos y sus modelos.
Bienes en el extranjero
Cuentas, valores e inmuebles fuera de España: el modelo 720, con su umbral de 50.000 € por bloque y la regla de los 20.000 € para volver a declarar.
Captura del ERP: Lo que hace, sin que tengas que ser contable
Una sola entrada de datos, todos los libros
El motivo por el que una contabilidad llevada en Excel acaba descuadrando es que los mismos datos se teclean dos y tres veces, en sitios distintos y en momentos distintos.
- La factura que emites alimenta el libro de ingresos, el 303, el 347 y el resultado del ejercicio.
- El gasto que apuntas hace lo mismo con el libro de gastos y el IVA soportado.
- Las amortizaciones se calculan del inmovilizado que has dado de alta.
- El resultado del ejercicio está siempre al día, no en marzo del año siguiente.
- Y todo se exporta a CSV o a Excel para tu asesoría, sin tener que pedirlo.
Esto no sustituye a tu asesoría
Conviene decirlo pronto, porque es la duda que aparece siempre. Cairos no sustituye a un asesor fiscal: le da los números cuadrados y a tiempo, que es lo que a un asesor le hace falta para hacer bien su trabajo.
Lo que sí desaparece es el correo de cada trimestre con un Excel adjunto y una carpeta de fotos de tickets. La asesoría entra, mira y trabaja sobre datos que ya están en su sitio. De hecho, muchas asesorías lo usan con sus clientes precisamente por eso.
La prorrata, sin misterio
Si parte de lo que facturas está exento de IVA —una consulta sanitaria, una academia, un alquiler de vivienda— no puedes deducirte entero el IVA de tus gastos. Ahí entra la prorrata, y hay dos, no una.
La prorrata general es un porcentaje único que se aplica a todo el IVA soportado. Sale de dividir lo que facturas con derecho a deducción entre el total de lo que facturas, y se redondea siempre a la unidad superior: un 19,2 % es un 20 %. Del cálculo se quedan fuera las ventas de tus propios bienes de inversión y las operaciones inmobiliarias o financieras que no sean tu actividad habitual, así que vender la furgoneta no te estropea el porcentaje.
La prorrata especial afina: deduce al 100 % el IVA de lo que usas sólo en la parte sujeta, no deduce nada del que usas sólo en la exenta, y deja el porcentaje únicamente para los gastos comunes. Se puede optar por ella en la última declaración del año —y entonces vincula tres años naturales—, pero además es obligatoria cuando la general te daría un 10 % más de deducción o más de lo que resultaría con la especial. Ese umbral bajó del 20 % al 10 % en 2015 y todavía hay material circulando con el número viejo.
Durante el año no se usa el porcentaje del año en curso, sino el definitivo del año anterior. El definitivo se calcula en la última declaración-liquidación del ejercicio, y ahí se regularizan de golpe las deducciones provisionales de los cuatro trimestres.
Aparte va la regularización de bienes de inversión: los bienes de 3.005,06 € o más se siguen durante los cuatro años siguientes al de la compra, o nueve si son terrenos o edificaciones. Y sólo se ajusta si la prorrata de un año difiere en más de diez puntos de la del año en que te dedujiste el IVA. Por debajo de eso, no se toca nada.
El cierre del ejercicio
Cerrar un ejercicio no es apretar un botón: es comprobar que no queda nada suelto. Cairos hace las comprobaciones que se olvidan cuando se hace a mano.
- Facturas emitidas sin cobrar y gastos sin pagar, con su antigüedad.
- Amortizaciones del año pendientes de dotar.
- Regularización de la prorrata y de los bienes de inversión.
- Documentos en borrador que nunca llegaron a emitirse.
- Y el cuadre entre los cuatro modelos 303 y el 390 antes de presentarlo.
Una vez cerrado, el ejercicio queda bloqueado: no se pueden meter apuntes con fecha anterior sin abrirlo expresamente. Es lo que evita que un asiento de hace dos años cambie una declaración ya presentada.
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Preguntas frecuentes
Que el cierre del año no sea una sorpresa
Si el año está bien apuntado, el cierre es una revisión, no una reconstrucción.
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