El programa de gestión para asociaciones

La Ley 49/2002: qué cambia y quién puede acogerse

Es la pregunta que más se repite en cualquier asociación que empieza a recibir donativos, y viene con una confusión de base: no todas las entidades sin ánimo de lucro pueden acogerse. Una asociación sólo entra si está declarada de utilidad pública; una fundación inscrita, en cambio, entra por serlo.

El régimen no se aplica solo: hay que optar por él comunicándolo con el modelo 036, y la opción surte efecto en el período impositivo que termine después de presentarla. Además hay que cumplir la lista de requisitos del artículo 3 —destinar al menos el 70 % de las rentas e ingresos a los fines, en el plazo que va del inicio del ejercicio en que se obtienen a los cuatro años siguientes a su cierre; cargos gratuitos; rendir cuentas— y se comprueban cada año, no una sola vez.

A cambio cambian dos cosas importantes. La primera, que la entidad tributa al 10 % por lo que no esté exento, en vez de al tipo general. La segunda, y la que de verdad mueve dinero, es lo que se deduce quien te dona.

Lo que se deduce tu donante

Un donante persona física deduce el 80 % de los primeros 250 € que dona en el año, y el 40 % del resto. Una empresa deduce el 40 %. Los dos porcentajes suben —al 45 % y al 50 %— cuando la donación es recurrente, y ahí está el detalle que casi nadie lleva bien.

Recurrente no es «lleva dos años dando». El artículo 19.1 de la Ley 49/2002 pide tres cosas a la vez: que hubiera donativos a tu entidad en los dos ejercicios anteriores, que lo de este año sea igual o mayor que lo del anterior, y que lo del anterior sea igual o mayor que lo de hace dos. La condición que más se olvida es la tercera: quien bajó su donativo hace dos años y lo subió el pasado no es recurrente, aunque este año haya dado más que nunca.

Cairos no lo pregunta: lo calcula. Suma los totales por año de cada donante —identificándolo por su NIF, que es lo que sobrevive a un cambio de nombre en la ficha— y recalcula la recurrencia cada vez que se apunta o se borra un donativo, porque un apunte de hace dos años puede cambiar el porcentaje de este.

Traducido a lo que importa: los primeros 250 € que te dona un particular le cuestan realmente 50 €. Es el mejor argumento que tiene una asociación para pedir, y muy pocas lo usan porque no lo tienen calculado. Cairos lo pone en el propio certificado, junto con el aviso de que la deducción tiene su tope en la renta del donante —el 10 % de la base liquidable en el IRPF— para no prometerle una devolución que su declaración no le va a dar.

Y el certificado es anual, no por donativo: quien da 20 € al mes recibe un papel con los 240 € del año, igual que sale en el 182. Doce certificados serían correctos e inútiles, y encima invitarían a deducir doce veces el primer tramo.

Las cuotas: el problema real de tesorería

Una asociación con doscientos socios y una cuota de 30 € al año mueve 6.000 €, y se pasa medio año persiguiendo transferencias de treinta euros. La domiciliación bancaria lo resuelve, pero exige tres cosas que un Excel no da: un mandato firmado por cada socio, un fichero SEPA en formato pain.008 que acepte el banco, y llevar la cuenta de las devoluciones.

Cairos genera la remesa con los recibos del periodo y produce el fichero para el banco. Con dos detalles que se pagan caros si el programa no los cuida: los primeros cobros y los recurrentes van en bloques separados dentro del mismo fichero —el tipo de secuencia se declara por bloque, no por recibo, y mezclarlos hace que el banco devuelva la remesa entera— y la validación no contesta «no se puede remesar», sino «al socio nº 14 le falta la fecha de firma del mandato». Lo primero no sirve de nada; lo segundo se arregla en un minuto.

Y cuando el banco devuelve impagados, se sube su fichero —el pain.002 en XML o el CSV que descarga la banca electrónica— y cada recibo queda en su estado, casado por el identificador de punta a punta y no por importe y nombre, que es justo como se equivoca uno. El motivo se traduce, porque «AC04» no le dice nada a nadie y de él depende qué hay que hacer: un rechazo del deudor se reclama, pero un MD01 —«no hay mandato válido»— obliga a que el socio vuelva a firmar antes de volver a cobrarle.

El socio que lleva dos cuotas devueltas aparece marcado antes de la asamblea, no después. Y una cuota cobrada por transferencia, o importada de otro programa, también se puede marcar como devuelta a mano: no hace falta que viniera de una remesa.

Las cuotas, además, no son facturas, y en Cairos viven en su propia tabla. Los servicios que una asociación presta a sus socios están exentos de IVA, así que emitirlas como factura metería en el libro de IVA algo que no va ahí y descuadraría el 303 y el 390. Lo que sale es un recibo, y los recibos de todo un periodo se generan de una vez: doscientos socios no se teclean uno a uno cada trimestre.

El carnet de socio, con su QR

Un socio llega a un acto con descuento y hay que decidir en la puerta si le corresponde. La lista impresa se queda vieja el mismo día en que se imprime, y el carnet de plástico de hace cinco años no dice si esa persona sigue de alta.

En Cairos cada socio tiene su carnet, con un código QR propio. Al escanearlo con la cámara de cualquier móvil se abre una página que dice si el carnet vale en ese momento —con la fecha y la hora de la comprobación escritas y en grande— y enseña el nombre, el número de socio, la categoría, cuánto tiempo lleva siéndolo, su foto si la hay y el logotipo de la entidad. No hace falta instalar nada ni tener cuenta: ni el socio, ni quien está en la puerta. Esa página no se guarda en ninguna caché, a propósito: un carnet «válido» de ayer no vale hoy.

Lo que no enseña es igual de importante: ni el NIF, ni el correo, ni el teléfono, ni el IBAN, ni la cuota, ni si debe algo. Un carnet identifica; no reparte la ficha de nadie. Y la dirección que lleva el QR no es «entidad más número de socio», sino un código aleatorio distinto para cada persona: con lo primero, cualquiera que viera un carnet podría recorrer el libro entero cambiando el número y llevarse los nombres de todos.

Cuando no vale, la página dice por qué en una frase, y distingue casos que en la puerta no son lo mismo: quien está de baja, quien tiene un alta con fecha futura y quien sigue siendo socio pero con el carnet caducado, que es lo más leve y se arregla renovando el trozo de plástico. Si la baja está acordada para más adelante, el carnet vale hasta ese día y aun así se avisa: no se le vende el abono de la temporada que viene a quien ya ha dicho que se va.

Suspender no es eliminar

Es la diferencia que más se usa. A quien se retrasa con las cuotas se le suspende el carnet: sigue siendo suyo, se abre, se ve entero y dice que no vale. Cuando paga, se levanta la suspensión y el carnet que lleva en la cartera vuelve a servir sin reimprimir nada, porque el código del QR impreso no ha cambiado. El motivo de la suspensión lo ve la entidad y no quien escanea: a la persona de la puerta le basta con que no vale, y el porqué es cosa de dos.

Eliminar el carnet es otra cosa y es lo que se hace con uno perdido: el código deja de abrir, el QR impreso deja de servir y hay que emitir otro. El socio no se va a ninguna parte —sigue en el libro, con sus recibos y su antigüedad—, y el carnet de los demás no se toca.

Impreso, en el móvil o en el torno

El carnet se imprime en tamaño de tarjeta bancaria —85,6 × 54 mm, ocho por hoja A4, con su línea de corte— o se le manda al socio por mensaje: lo abre en el teléfono y ya lo lleva encima. Hay seis diseños para elegir, del blanco sobrio de un colegio profesional al color a sangre de un club, y el color es el de la entidad, no el nuestro: se pone en un ajuste propio del carnet y no se hereda del que tengas en las facturas, porque nadie debería repartir carnets del color de su proveedor de programas.

Cada entidad tiene además un código público corto, del tipo A7K3-M9PZ, pensado para dictarse por teléfono: no lleva íes, eles, oes, ceros ni unos, que son los caracteres que se confunden al leerlos.

Y si hay un torno, una aplicación de entradas o la caja del bar, puede preguntar por la API: con el código del QR, o con el número de socio de quien viene sin carnet, la respuesta es un sí o un no con su motivo. La API va con el plan Jade.

Justificar una subvención sin sudar

Lo que hunde una justificación no suele ser el gasto: es no poder demostrar qué gasto concreto se pagó con qué subvención, sobre todo cuando hay tres ayudas abiertas a la vez y un mismo alquiler se reparte entre ellas.

En Cairos cada subvención es un expediente con su importe concedido, sus tramos de cobro y su plazo de justificación, y cada gasto se imputa a una de ellas y sólo a una, que es lo que impide que la misma factura acabe justificando dos ayudas. En cualquier momento se ve cuánto queda por justificar y cuántos días faltan. Es la diferencia entre justificar y devolver, y está contado entero en justificar subvenciones.

Las ayudas que da la asociación no son compras

Cuando una entidad le entrega 400 € a una familia o le da un lote de alimentos, no está comprando nada: está haciendo aquello para lo que existe. Y sin embargo, en casi cualquier programa de gestión eso sólo se puede apuntar como un gasto más, con lo que la cuenta de resultados enseña como «compras» justo la línea que mira quien lee esas cuentas: el socio en la asamblea, el organismo que financió el programa y el registro de utilidad pública.

El plan contable de las entidades sin fines lucrativos tiene cuentas propias para esto —ayudas monetarias, ayudas en especie y lo concedido y todavía no entregado— que en el plan general sencillamente no existen. Cairos lleva cada ayuda con su beneficiario, su fecha y su importe, y la manda a la cuenta que le toca según el plan que use la entidad. Si no lleva el de entidades sin fines lucrativos, no se fuerza: se manda a una cuenta genérica honrada, porque en el plan normal esos números significan otra cosa y el asiento cuadraría igual sin que nadie lo detectara nunca.

El voluntariado y el seguro que casi nadie contrata bien

La Ley 45/2015 pide dos cosas por escrito con cada persona voluntaria: el acuerdo de incorporación y un seguro. El acuerdo se firma una vez y se queda firmado; la póliza caduca todos los años, y es justo el papel que se pasa sin que nadie se dé cuenta. Cairos lleva a cada voluntario con su acuerdo, su aseguradora, su número de póliza y su vencimiento, y avisa un mes antes.

El error de fondo es otro y es más grave: contratar sólo responsabilidad civil. La responsabilidad civil protege a la entidad frente a lo que un voluntario le haga a un tercero. La que la ley exige siempre es la de accidente y enfermedad derivados de la acción voluntaria, que protege al voluntario. Son coberturas distintas y una no vale por la otra. Cairos lo dice al pedir la póliza, pero no puede comprobar qué cubre la tuya: eso lo tienes que mirar con tu correduría.

Las horas de voluntariado también se apuntan, y se pueden valorar a un precio por hora. Dos advertencias que van con el número: el criterio de valoración lo fija cada convocatoria —muchas piden el coste de un trabajador equivalente—, y esa valoración no es un gasto contable. El voluntariado es gratuito: no hay salida de dinero, no entra en el libro diario y no toca el excedente del ejercicio. Sirve para la memoria y para justificar aportación propia donde la convocatoria lo admita.

La junta, el acta y la mayoría que se cuenta mal

El libro de actas no es un cuaderno de recuerdos: es lo que acredita quién puede firmar en nombre de la asociación, y lo primero que pide una administración antes de concederte nada. En Cairos se llevan las reuniones de la asamblea y de la junta directiva con sus asistentes, sus acuerdos y su acta, y la composición del órgano con el cargo y las fechas de cada persona.

Lo que el programa comprueba es lo que después hay que sostener delante de un registro o de un banco: si la reunión estaba válidamente constituida con el quórum que piden tus estatutos, y si el acuerdo salió con la mayoría que hacía falta. Y ahí está el error más repetido de las actas españolas: en la mayoría simple las abstenciones no cuentan, porque lo que la ley exige es que los votos afirmativos superen a los negativos. La mayoría cualificada es otra cuenta —los afirmativos tienen que superar la mitad de los presentes y representados— y la exige la ley para disolver, modificar estatutos, disponer de bienes o remunerar a la junta.

Los umbrales son configurables, y con motivo: la Ley Orgánica 1/2002 fija muy poco —el libro de actas y las mayorías— y el quórum, el mandato de los cargos y la composición del órgano los fijan tus estatutos, que mandan sobre cualquier valor por defecto. Los que trae el programa son los de los estatutos modelo que publican los propios registros, no una invención nuestra.

Las cuentas anuales, y lo que el programa no puede rellenar

Una asociación no presenta «pérdidas y ganancias»: presenta balance, cuenta de resultados y memoria con la estructura del Real Decreto 1491/2011, y su resultado se llama excedente. No es vocabulario: esa cuenta de resultados empieza por los ingresos de la actividad propia —cuotas, donativos, subvenciones— y tiene un apartado propio para las ayudas concedidas que en el plan normal no existe.

Cairos las monta con lo que tiene dentro, en las dos columnas del modelo oficial —el ejercicio y el anterior— y con las cuentas de las que sale cada línea, para poder cuadrarla. Y aquí va la parte honrada: no son unas cuentas para depositar tal cual. Son un borrador con lo que el programa sabe, para llevarlo al modelo oficial del registro o de la gestoría. Las líneas que el programa no lleva —personal, inmovilizado y su amortización, partes de la memoria como las operaciones con partes vinculadas o los gastos de administración que la Ley 49/2002 limita— salen marcadas como «esto no lo lleva el ERP», no como cero euros. Un cero es una afirmación; esto es una ausencia, y confundirlas en unas cuentas que se llevan a una asamblea es exactamente lo que no queremos.