El programa de gestión para asociaciones
Socios que entran y salen, cuotas que se devuelven, donativos que hay que certificar, subvenciones que hay que justificar y una contabilidad que no se parece a la de una empresa. Cairos trae los módulos que un ERP normal no tiene, y no los cobra aparte.
Qué tiene que llevar una asociación por obligación
La Ley Orgánica 1/2002 es corta, pero su artículo 14 le impone cuatro cosas a cualquier asociación, tenga cinco socios o quinientos: una relación actualizada de asociados, un libro de actas, una contabilidad que dé imagen fiel y un inventario de sus bienes. La mayoría de los problemas de una asociación empiezan por no llevar alguna de ellas.
Libro de socios al día
Con las altas y las bajas y sus fechas. No es un listado: es el documento que dice quién tenía derecho a votar en una asamblea, y sin él una impugnación tiene mucho ganado.
Libro de actas
De la asamblea general y de la junta directiva. Es lo primero que pide una administración que te va a conceder una subvención, y lo que acredita quién puede firmar en nombre de la asociación.
Contabilidad que dé imagen fiel
La ley no se conforma con un cuaderno de ingresos y gastos: pide una contabilidad que permita conocer el patrimonio, el resultado y la situación financiera. El plan contable de las entidades sin fines lucrativos tiene su propio formato de cuentas y su memoria.
Impuesto de Sociedades, casi siempre
Sorprende a mucha gente: una asociación es sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades aunque no tenga ánimo de lucro. Sólo se libra de presentar el modelo 200 si cumple tres condiciones a la vez, y son más estrictas de lo que parecen.
Los libros que hay que tener, y dónde se legalizan
Los libros de una asociación no se legalizan en el Registro Mercantil, y la ley estatal no obliga a legalizarlos en ningún sitio: se llevan en la asociación y se exhiben cuando los piden. Algunas comunidades autónomas ofrecen diligenciarlos en su registro de asociaciones, así que conviene mirar qué pide la tuya.
| Libro o documento | Quién lo exige | Dónde va |
|---|---|---|
| Relación actualizada de asociados | Ley Orgánica 1/2002, art. 14 | Se lleva en la asociación; se exhibe cuando la piden. |
| Libro de actas | Ley Orgánica 1/2002, art. 14 | De los órganos de gobierno y representación. Igual: se conserva y se exhibe. |
| Contabilidad de imagen fiel | Ley Orgánica 1/2002, art. 14 | Diario y cuentas anuales según el plan de entidades sin fines lucrativos. |
| Inventario de bienes | Ley Orgánica 1/2002, art. 14 | El que casi nadie lleva, y va en el mismo artículo que los otros tres. |
| Cuentas anuales | Ley Orgánica 1/2002, arts. 14.3 y 34 | Aprobadas en asamblea. Las de utilidad pública, además, al registro dentro de los seis meses siguientes al cierre, con memoria de actividades. |
| Registro de voluntarios y seguro | Ley 45/2015 del Voluntariado, art. 14 | El registro de altas y bajas y el seguro de accidente y enfermedad son obligatorios; el de responsabilidad civil, cuando lo exija la normativa sectorial. |
| Cuenta justificativa de cada subvención | Ley 38/2003 General de Subvenciones | Al organismo que la concedió, dentro del plazo de justificación. |
Cairos lleva el libro de socios, el de actas del órgano de gobierno, el registro de voluntarios con su seguro y la justificación de cada subvención con el gasto imputado.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
La asociación media no tiene un problema de contabilidad. Tiene un problema de continuidad: cada dos años cambia la junta y con ella se va la mitad de la información.
Sin Cairos
- El libro de socios es un Excel que llevaba el tesorero anterior.
- Las cuotas se cobran por transferencia y hay que perseguir a quien no paga.
- Los certificados de donativo se hacen a mano en enero, uno por uno.
- El 182 se rellena mirando el extracto del banco y adivinando quién es cada ingreso.
- La subvención se justifica corriendo, buscando facturas que ya no se sabe dónde están.
- Nadie sabe si hay que presentar el modelo 200 hasta que llega una carta.
Con Cairos
- El libro de socios es el mismo para toda la junta, con altas, bajas y fechas.
- Las cuotas se domicilian: sale un fichero SEPA para el banco y las devoluciones se apuntan solas.
- Los certificados salen de los donativos ya registrados, con la deducción de cada donante.
- El 182 se genera del propio registro de donativos, cuadrado con lo cobrado.
- Cada gasto se imputa a su subvención y se ve qué queda por justificar y cuándo vence.
- El programa comprueba las tres condiciones del modelo 200 y te dice si estás fuera.
Qué paga y qué no paga una asociación
Aquí hay dos preguntas distintas que la gente mezcla: si la asociación está exenta de IVA y si está exenta del Impuesto de Sociedades. Se responden por separado y con reglas que no tienen nada que ver.
| Ingreso | IVA | Impuesto de Sociedades |
|---|---|---|
| Cuotas de socio fijadas en estatutos | Exentas si la entidad no tiene ánimo de lucro, sus fines son de los que enumera la ley y no cobra a sus miembros nada distinto de la cuota estatutaria | Renta exenta, salvo que den derecho a una prestación propia de una actividad económica |
| Donativos y aportaciones sin contraprestación | No sujetos: no hay operación | Renta exenta |
| Subvenciones para la actividad propia | No sujetas si no retribuyen una operación concreta | Exentas si financian su objeto o finalidad específica y no una actividad económica |
| Venta de productos, entradas o servicios a terceros | Sujeta al tipo que corresponda | Renta no exenta: tributa |
| Alquiler de un local propio | Sujeto al 21 % si es local de negocio | Renta no exenta |
| Patrocinio publicitario de una empresa | Sujeto al 21 %: es publicidad, no un donativo | Renta no exenta |
| Intereses de la cuenta bancaria | No sujetos | Renta no exenta, aunque le hayan retenido |
La exención de las cuotas está en el artículo 20.Uno.12º de la Ley del IVA, y conviene leerlo con cuidado porque no exige el «carácter social» del apartado Tres: ése es el requisito de otras exenciones, como la deportiva o la de asistencia social. Lo que pide este número es que la entidad esté legalmente reconocida y sin finalidad lucrativa, que sus objetivos sean de naturaleza política, sindical, religiosa, patriótica, filantrópica o cívica, que los servicios se presten a sus propios miembros para conseguir esos fines y que no se cobre por ellos nada distinto de la cuota fijada en los estatutos. Y que aplicarla no distorsione la competencia.
Las tres condiciones para no presentar el modelo 200
Una asociación sólo se libra de presentar el Impuesto de Sociedades si cumple las tres a la vez: que sus ingresos totales no pasen de 75.000 € al año, que los ingresos de rentas no exentas no pasen de 2.000 €, y que todas esas rentas no exentas estén sometidas a retención. Basta con vender camisetas en la fiesta anual por más de 2.000 € para caerse de la exoneración, y casi nadie lo sabe. Cairos lo comprueba con tus números y te avisa.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué |
|---|---|---|
| 200 | 25 días tras los 6 meses del cierre | El Impuesto de Sociedades, salvo que cumplas las tres condiciones de exoneración. |
| 182 | Enero | La informativa de los donativos recibidos, para que tus donantes se los deduzcan. |
| 111 | Trimestral | Si tienes personal contratado o pagas a profesionales con retención. |
| 115 | Trimestral | Si alquilas un local para la sede o la actividad. |
| 347 | Febrero | Operaciones con un mismo tercero por encima de 3.005,06 €. Si eres entidad de carácter social, entran también las compras que hagas al margen de la actividad económica. |
| 303 y 390 | Trimestral y enero | Sólo si haces actividades sujetas a IVA; entonces, además, entras en prorrata. |
| 036 | Cuando se opte | Para optar por el régimen de la Ley 49/2002, si eres de utilidad pública. Surte efecto en el período impositivo que termine después de presentarlo. |
La Ley 49/2002: qué cambia y quién puede acogerse
Es la pregunta que más se repite en cualquier asociación que empieza a recibir donativos, y viene con una confusión de base: no todas las entidades sin ánimo de lucro pueden acogerse. Una asociación sólo entra si está declarada de utilidad pública; una fundación inscrita, en cambio, entra por serlo.
El régimen no se aplica solo: hay que optar por él comunicándolo con el modelo 036, y la opción surte efecto en el período impositivo que termine después de presentarla. Además hay que cumplir la lista de requisitos del artículo 3 —destinar al menos el 70 % de las rentas e ingresos a los fines, en el plazo que va del inicio del ejercicio en que se obtienen a los cuatro años siguientes a su cierre; cargos gratuitos; rendir cuentas— y se comprueban cada año, no una sola vez.
A cambio cambian dos cosas importantes. La primera, que la entidad tributa al 10 % por lo que no esté exento, en vez de al tipo general. La segunda, y la que de verdad mueve dinero, es lo que se deduce quien te dona.
Lo que se deduce tu donante
Un donante persona física deduce el 80 % de los primeros 250 € que dona en el año, y el 40 % del resto. Si lleva dos años seguidos donando a tu entidad una cantidad igual o mayor, ese porcentaje sube al 45 %. Una empresa deduce el 40 %, o el 50 % si es donante recurrente.
Traducido: los primeros 250 € que te dona un particular le cuestan realmente 50 €. Es el argumento más potente que tiene una asociación para pedir, y muy pocas lo usan porque no lo tienen calculado. Cairos lo pone en el propio certificado, para que el donante lo lea.
Las cuotas: el problema real de tesorería
Una asociación con doscientos socios y una cuota de 30 € al año mueve 6.000 €, y se pasa medio año persiguiendo transferencias de treinta euros. La domiciliación bancaria lo resuelve, pero exige tres cosas que un Excel no da: un mandato firmado por cada socio, un fichero SEPA en formato pain.008 que acepte el banco, y llevar la cuenta de las devoluciones.
Cairos genera la remesa con los recibos del periodo, produce el fichero para el banco y, cuando el banco devuelve el fichero de impagados, importa las devoluciones y deja cada recibo en su estado. El socio que lleva dos cuotas devueltas aparece marcado antes de la asamblea, no después.
Justificar una subvención sin sudar
Lo que hunde una justificación no suele ser el gasto: es no poder demostrar qué gasto concreto se pagó con qué subvención, sobre todo cuando hay tres ayudas abiertas a la vez y un mismo alquiler se reparte entre ellas.
En Cairos cada subvención es un expediente con su importe concedido, sus tramos de cobro y su plazo de justificación, y cada factura se imputa a la suya —entera o por porcentaje—. En cualquier momento se ve cuánto queda por justificar y cuántos días faltan. Es la diferencia entre justificar y devolver.
Lo que hace el programa por ti
Todos estos módulos se encienden al decir en los ajustes que eres una asociación. Ninguno se cobra aparte.
Socios y cuotas
Libro de socios con altas y bajas, cuotas periódicas, remesas SEPA y control de devoluciones.
Donativos y modelo 182
Donantes puntuales y periódicos, certificados con su deducción y la informativa anual.
Subvenciones
Concesión, cobro por tramos y qué gasto queda por justificar antes del plazo.
Gobierno y memoria
Junta directiva, libro de actas, voluntariado con su seguro y las cuentas anuales de entidades sin fines lucrativos.
Pruébalo con los socios que ya tienes
Plan gratuito para siempre, sin tarjeta. Y si un día no te sirve, tus datos salen contigo.
Preguntas de asociaciones
Tu asociación no es una empresa pequeña
Es otra cosa, con otros libros, otra fiscalidad y otra gente cada dos años. Cairos está hecho también para eso.
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