El programa de facturación que no te deja emitir una factura mal
Series que no se pisan, numeración sin huecos, rectificativas que rectifican de verdad y un registro encadenado con huella y QR desde la primera factura. Todo eso ya está puesto: tú escribes el concepto y el importe.
Seis cosas que decide el programa y no tú
Facturar es fácil hasta que llega la primera devolución, el primer cliente que paga a 90 días o la primera inspección. Estas seis son las que evitan el susto.
Series que no se pisan entre ellas
Cada tipo de documento nace con su propia serie —F de facturas, P de presupuestos, A de albaranes, R de rectificativas— y la empresa puede cambiarlas. Detrás hay un índice único de empresa, serie y número, así que dos facturas no pueden compartir número aunque se guarden a la vez.
Numeración correlativa, y aviso si falta un número
Si marcas que la serie reinicia cada año, el año se pega al código —F26-0001— y la cuenta vuelve a empezar en enero sin tocar los documentos ya emitidos. Y una pantalla revisa cada serie y te dice qué números faltan, mientras todavía te acuerdas de qué pasó.
Rectificativas, no facturas borradas
Una factura emitida no se borra: se rectifica. La rectificativa sale en su propia serie, apunta a la original y se registra igual que ella. Es la única forma de corregir un error sin dejar un hueco que después hay que explicar.
Tu plantilla, tu logotipo, tus columnas
Logo —también en SVG—, colores, tipografía, márgenes, densidad de las filas, qué columnas salen en las líneas, pie con los datos de pago, número de página y hasta el total en letra. Con vista previa del A4 en vivo mientras lo cambias, y una plantilla distinta por tipo de documento.
El PDF y el enlace para el cliente
El PDF se genera en el servidor imprimiendo la misma hoja A4 que ves en pantalla, así que no puede desviarse del diseño. Y cada documento tiene un enlace privado con el que tu cliente lo ve, lo imprime y —si es un presupuesto— lo acepta, sin cuenta ni contraseña.
VeriFactu desde la primera factura
Huella SHA-256 encadenada con la del registro anterior y código QR de validación de la AEAT, en todos los planes, también en el gratuito. Cómo funciona y desde cuándo obliga está contado en la página de VeriFactu.
Captura del ERP: Seis cosas que decide el programa y no tú
Lo pequeño es lo que quita tiempo
Ninguna de estas cosas sale en un folleto y todas aparecen la primera semana que facturas de verdad.
- Descuento por línea con el importe bruto tachado, que se propaga al duplicar, convertir y rectificar.
- Vencimientos fraccionados: escribes «30/60/90» y la factura se cobra en tres plazos, con el céntimo suelto colocado para que la suma cuadre.
- Cobros parciales: cada cobro es una fila y el estado de la factura sale de la suma, no se toca a mano.
- Retención de IRPF, recargo de equivalencia y suplidos en el mismo formulario, sin plantillas aparte.
- IVA, IGIC o IPSI según dónde tributes: una empresa canaria ve tipos de IGIC, no de IVA.
- Línea de tiempo del documento: creada, enviada, abierta por el cliente, registrada y cobrada.
Cinco documentos y para qué sirve cada uno
La confusión más cara de la facturación española es usar una proforma como si fuera una factura. Esto es lo que hace cada documento y lo que no.
| Documento | Para qué es | ¿Tiene efectos fiscales? |
|---|---|---|
| Presupuesto | Ofrecer un precio antes de trabajar. Se acepta o se rechaza, y caduca solo al pasar su fecha de validez. | No |
| Albarán | Dejar constancia de lo que se ha entregado. Varios albaranes del mismo cliente se agrupan luego en una sola factura. | No |
| Proforma | Anticipar el importe a un cliente o a una aduana. Se parece a una factura y no lo es. | No |
| Factura | El documento que devenga el impuesto y que va a los libros registro y al 303. | Sí |
| Rectificativa | Corregir o anular una factura ya emitida, con su propia serie y su referencia a la original. | Sí |
Los cinco se convierten entre sí sin volver a teclear las líneas: un presupuesto pasa a factura o a albarán respetando la serie configurada y el vencimiento pactado con ese cliente.
Series y numeración: por qué esto importa tanto
La ley pide que las facturas vayan numeradas de forma correlativa dentro de cada serie. Suena a formalismo hasta que falta un número: entonces hay que explicar qué pasó con esa factura, y la explicación habitual —«la borré porque estaba mal»— es justo la que no vale.
Cairos lo resuelve por debajo. El número no se escribe: lo pone el programa al dejar de ser borrador, y la base de datos tiene una restricción que impide que dos documentos de la misma empresa compartan serie y número. No es una comprobación que se pueda saltar guardando dos veces desde dos pestañas.
Además hay una revisión de huecos por serie. No arregla nada —no se puede arreglar sin inventar documentos—, pero avisa. Y los borradores no tapan un hueco: si falta el 7 y hay un borrador sin emitir, el 7 sigue faltando.
Reiniciar la numeración cada año
Mucha gente quiere empezar en el 1 cada enero. Cairos lo hace pegando el año al código de la serie: F26-0001 y F25-0001 son series distintas, así que la cuenta vuelve a empezar sola y la correlatividad se sigue protegiendo igual. Manda la fecha del documento y no la de hoy, de forma que una factura rezagada con fecha de diciembre se queda en la serie del año anterior, que es donde le toca.
Rectificar en vez de borrar
Cuando una factura ya emitida está mal —importe equivocado, cliente equivocado, un servicio que al final no se prestó— la salida no es borrarla. Es emitir una factura rectificativa que apunta a la original y deshace lo que haga falta.
En Cairos la rectificativa nace de la factura original con un botón, hereda sus líneas y sus descuentos, sale en su serie propia y se registra en la cadena igual que cualquier otra. En los libros y en el 303 entra con signo negativo, así que el trimestre cuadra sin hacer nada más.
Lo que todavía no hace: rectificar sólo una diferencia. Hoy la rectificativa se hace sobre la factura entera; si lo que quieres es corregir cincuenta euros de una factura de tres mil, se emite la rectificativa completa y se vuelve a facturar. Está en la lista de lo siguiente.
Enviar la factura y saber si la han abierto
Cada factura, presupuesto, albarán y proforma tiene un enlace privado. Se lo pasas al cliente y él ve el documento con tu plantilla, lo imprime o lo guarda en PDF, y si es un presupuesto lo acepta o lo rechaza desde ahí. No necesita cuenta, y el enlace no se indexa en buscadores.
El sistema cuenta las aperturas de ese enlace, así que antes de llamar a un cliente para reclamar sabes si le llegó y si lo miró. Eso, junto al registro de actividad, la cola de correo, el registro de VeriFactu y los cobros, se junta en una sola línea de tiempo dentro del documento.
El correo tiene su propia bandeja de salida, con plantillas por tipo de documento, variables que se avisan si están mal escritas, ajustes de remitente con los registros DNS de tu dominio y el PDF adjunto ya generado en el servidor. Ahora bien, seamos claros: falta conectar el proveedor de envío. Hoy el correo se prepara y se queda en la bandeja, o se abre el borrador en tu propio programa de correo. Es lo único que separa a esa pantalla de funcionar del todo, y preferimos decirlo aquí que dejar que lo descubras el primer día.
Lo que este módulo todavía no hace
Una lista corta y honesta, porque cualquiera de estas cuatro cosas puede ser justo la que necesitas:
- Factura-e en XML para administraciones públicas. Si facturas a un ayuntamiento y te piden el fichero para FACe, hoy Cairos no lo genera. Está en la hoja de ruta.
- Cobrar la factura online. El portal enseña el documento, no lo cobra: no hay pasarela de pago conectada.
- Facturar en otra moneda o en otro idioma. Los documentos salen en euros y en castellano.
- Descuento global sobre el total. El descuento por línea sí está; el que se aplica al pie de la factura, todavía no.
Todo lo demás que se cuenta en esta página funciona hoy y se puede probar en el plan gratuito, que no pide tarjeta.
De cero a la primera factura
Pon tus datos
NIF, domicilio y logotipo. Con eso ya sale una factura correcta.
Elige tu serie
El código, si reinicia cada año y cuántos dígitos lleva el número.
Emite
Cliente, líneas y vencimiento. La huella y el QR se generan solos.
Pásasela al cliente
PDF descargado o enlace privado, y a partir de ahí ves si lo ha abierto.
Emite tu primera factura en cinco minutos
Plan gratuito para siempre, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
Factura como si ya te hubieran inspeccionado
Series, numeración y registro encadenado son cosas que sólo se echan de menos cuando ya es tarde. En Cairos vienen puestas.
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