Traerte tus datos sin empezar de cero
Contactos, productos, facturas emitidas, presupuestos y compras, desde un CSV o directamente desde el Excel que te da tu programa actual. Dices de qué programa vienes y el asistente adapta las plantillas a su formato. Aquí está qué columnas hacen falta y las dos cosas que hay que hacer bien para que la numeración y VeriFactu no se rompan.
Qué entra y qué no
El asistente trae contactos, productos, facturas emitidas, presupuestos y compras, y va en el plan gratuito: traerte lo que ya es tuyo no debería costar dinero. Lo que no trae, para que no lo busques: los asientos del libro diario, los PDF y adjuntos del programa anterior y los datos de los módulos de entidad —socios, cuotas, donativos y subvenciones—, que hoy se dan de alta desde sus propias pantallas. Y si tu fichero es raro o el volumen asusta, escríbenos antes de empezar: mirarlo cuesta diez minutos y ahorra la tarde.
Cómo se hace, en orden
Para una cartera normal, media tarde. Lo que la alarga siempre es el mismo punto: el fichero que sale del programa anterior con las columnas a su manera. Por eso lo primero que pregunta el asistente es de qué programa vienes —Holded, Quipu, Billin, FacturaDirecta, Contasimple, SimplyGest, Sage, A3, Odoo, Xero, SAP y unos cuantos más, o «un Excel»— y adapta las plantillas y las instrucciones a ese formato.
1 · Exporta desde donde estés
Casi todos los programas exportan a CSV o Excel. Saca los ficheros de contactos, productos, facturas, presupuestos y compras. Y aprovecha para descargarte los PDF y los registros de facturación: son tuyos.
2 · Ábrelo y míralo antes de subirlo
Cinco minutos aquí ahorran una hora después. Mira que los NIF tengan letra, que los códigos postales no hayan perdido el cero de delante y que las fechas no estén en formato americano.
3 · Sube y revisa la vista previa
Se emparejan las columnas de tu fichero con los campos de Cairos y se ve el resultado antes de confirmar: nada se guarda hasta ese momento. Las filas repetidas y las que no cuadran se quedan aparte, señaladas, en vez de entrar mal.
4 · Cuadra los saldos
Comprueba tres números contra tu programa anterior: total facturado del año, pendiente de cobro y saldo de cada cliente. Si esos tres cuadran, la migración está bien.
Qué se trae y con qué plan
Entrar y salir están los dos en el plan gratuito, y no es un descuido: cobrar por importar ata a la gente antes de empezar, y cobrar por exportar la ata para siempre.
| Qué traes | Con qué plan | Cómo |
|---|---|---|
| Contactos: clientes y proveedores | Plan gratuito | CSV o Excel, con vista previa |
| Productos y servicios con su precio y su tipo de IVA | Plan gratuito | CSV o Excel |
| Facturas emitidas, como histórico cerrado | Plan gratuito | CSV o Excel |
| Presupuestos | Plan gratuito | CSV o Excel |
| Compras y facturas recibidas | Plan gratuito | CSV o Excel |
| Cartera pendiente de cobro y de pago | Plan gratuito | Sale de las propias facturas importadas |
| Migración hecha por nosotros | Plan a medida | Nos mandas lo que tengas y lo montamos |
| Exportar lo tuyo | Todos los planes, siempre | Contactos, productos, facturas, gastos, libros e informes en CSV o Excel, también en el plan gratuito |
Lo que separa un plan de otro es el volumen —30 documentos al año en el gratuito, 500 en el Cuarzo—, no el importador. Si traes un histórico grande, mira antes qué plan te toca en precios. Y los datos de los módulos de entidad —socios, cuotas, donativos y subvenciones— no entran por aquí: se dan de alta desde sus pantallas.
Qué columnas necesita cada uno
No hace falta que las columnas se llamen igual que aquí: lo que hace falta es que el dato esté. Lo que no está en el fichero no se puede inventar.
| Fichero | Columnas mínimas | Lo que falla siempre |
|---|---|---|
| Contactos | Nombre o razón social, NIF, dirección, código postal, población, provincia, país, correo | NIF sin letra o con espacios, y códigos postales a los que Excel se ha comido el cero de delante. |
| Productos | Referencia, nombre, precio sin IVA, tipo de IVA | Precios con el IVA ya dentro mezclados con precios sin él. Decide cuál usas y sé consistente en toda la columna. |
| Facturas emitidas | Serie, número, fecha, cliente, NIF, base imponible, tipo de IVA, cuota, retención, total, estado de cobro | Fechas en formato americano y totales que no cuadran con base más IVA por redondeos de céntimos. |
| Compras y gastos | Fecha, proveedor, NIF, número de factura, base, tipo de IVA, cuota, retención, total | Tickets sin NIF del proveedor. Sin ese dato no son factura y no valen como gasto deducible con IVA. |
Los presupuestos van con las mismas columnas que las facturas. El CSV, mejor en UTF-8 y con punto y coma como separador; si tu programa exporta directamente a Excel, no lo conviertas a mano, que el .xlsx vale tal cual. Y una advertencia de las que cuestan dinero: el separador decimal lo decide el propio fichero celda a celda, porque «1.234,56» y «1,234.56» son el mismo número escrito al revés y equivocarse multiplica o divide por mil.
Las dos cosas que hay que hacer bien
Las facturas antiguas no se vuelven a emitir
Es el error que más caro sale al cambiar de programa: importar el histórico como si fueran facturas nuevas. Se duplican números, se rompe la correlación de la serie y, con VeriFactu de por medio, se genera un registro de facturación de algo que ya se emitió en otro sitio. Las facturas anteriores entran como histórico: con su serie, su número y su fecha originales, para que aparezcan en los libros registro, cuenten en los totales del ejercicio y se puedan consultar, pero sin volver a nacer.
La consecuencia práctica es que ese histórico no se toca. Si una factura antigua estaba mal, se corrige como se corrige siempre una factura ya emitida: con una rectificativa, no editando el pasado.
La cadena de VeriFactu empieza aquí
El registro encadenado no se hereda de un programa a otro: cada sistema tiene su propia cadena, y la de Cairos arranca en la primera factura que emitas dentro. Tú decides en qué número sigue cada serie, de modo que si vienes de la 184 puedes continuar en la 185 y para tu cliente no cambia nada.
Lo que sí tienes que hacer antes de cerrar la cuenta del programa que dejas es descargarte sus registros de facturación, además de los PDF y los libros. Siguen siendo tuyos y hay que conservarlos durante los plazos que exige la norma, y un programa cancelado no suele ser un sitio del que se pueda recuperar nada. Si el programa del que vienes no te deja sacarlos, eso ya es, por sí solo, un motivo para irte.
El momento de cambiar
El mejor momento es un cambio de ejercicio; el segundo mejor, un cambio de trimestre. Cambiar el 16 de abril, con el 303 a cuatro días, es la manera más rápida de convertir una migración tranquila en una noche mala.
Y conviene mirar el calendario grande: VeriFactu obliga desde el 1 de enero de 2027 a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 a los demás. Eso significa que va a haber dos olas de gente cambiando de programa a la vez, y que los meses anteriores a cada fecha son justo los peores para hacerlo con calma.
Si estás decidiendo, no sólo migrando
Antes de mover nada conviene mirar los precios de tarifa comprobados y qué hace mejor cada uno. Ahí las tres comparativas dicen también lo que no nos conviene decir.
Vengo de Holded
Precios de sus cinco planes, su catálogo de integraciones y en qué es mejor que nosotros.
Vengo de Quipu
Sus tres planes, el escaneo de documentos y la conexión bancaria que nosotros no damos.
Vengo de Billin
Sus tres planes, la prueba de 30 días y TicketBAI, que conviene mirar antes de cambiar.
Abre una cuenta y prueba con un fichero
El importador está en el plan gratuito y nada se guarda hasta que confirmas, así que probar no rompe nada. Si tu fichero es raro o el histórico es grande, mándanoslo y te decimos qué entra y qué falta.
Preguntas sobre la migración
Cambiar de programa no debería costar un trimestre
Y desde luego no debería costarte tus datos: entran contigo y salen contigo.
Sin permanencia · VeriFactu incluido · Exportación siempre incluida