El margen de la empresa no sirve para presupuestar la siguiente obra
Cuando trabajas por encargos, el resultado global esconde lo importante: qué proyecto va bien y cuál te está comiendo. Los proyectos son centros de coste, y cada gasto se imputa al suyo.
Qué se imputa a un proyecto
Un centro de coste sólo vale si es fácil imputar. Por eso la asignación está en el propio formulario del gasto y no en una pantalla aparte.
Gastos, uno a uno
Cada gasto puede apuntar a su proyecto desde su propio formulario. Es la imputación que sostiene todo lo demás: sin ella, el coste de un proyecto es una estimación de memoria.
Subvenciones y ayudas públicas
Kit Digital, ICO, ayudas autonómicas: se registran con su concesión, su cobro por tramos y su plazo, y los gastos imputados dicen qué queda por justificar antes de que venza.
Donativos y ayudas concedidas
Para una entidad, el proyecto también recoge los donativos que lo financian y las ayudas entregadas a beneficiarios, que van por su cuenta contable y no mezcladas con las compras.
Inmovilizado afecto
Un bien comprado para un proyecto concreto se asocia a él, con su cuadro de amortización. Y si lo financió una subvención de capital, el traspaso al resultado sigue el ritmo de esa amortización.
Horas de voluntariado
En una entidad, las horas por actividad se valoran para justificar una subvención. El propio módulo avisa de que no son un gasto contable, que es donde mucha gente se equivoca.
Actividad propia o mercantil
Cada proyecto se marca como propio —fin estatutario, renta exenta— o mercantil. Es la misma frontera que aplica el modelo 200, así que las dos pantallas no pueden decir cosas distintas.
Captura del ERP: Qué se imputa a un proyecto
Dos decisiones que cambian el resultado
Los centros de coste se estropean siempre igual: repartiendo lo que no se sabe y estimando lo que falta.
- Lo no imputado no desaparece. Un gasto sin proyecto sale como línea propia, no se reparte a ojo entre los que hay.
- Cuando falta un dato se dice, no se estima. Sin beneficiarios no hay coste por beneficiario, y se explica por qué.
- El histórico completo está siempre disponible, no un ejercicio suelto: hay cálculos que abarcan cinco años.
- Cada proyecto tiene código, nombre, estado —activa, terminada, cancelada— y las fechas que lo sitúan en su ejercicio.
- Las subvenciones de capital se muestran aparte: no son ingreso del ejercicio, van al patrimonio neto.
- El destino de rentas del 70 % se calcula sobre el ejercicio y los cuatro siguientes, como exige la Ley 49/2002.
Aviso importante: las facturas de venta todavía no se imputan
Hay que decirlo pronto y sin rodeos, porque cambia mucho para quién sirve hoy este módulo. Una factura de venta no se puede asignar a un proyecto. El modelo de datos permite imputar gastos, subvenciones, donativos, ayudas, inmovilizado y horas; la factura, todavía no.
Qué significa eso en la práctica:
- Si tu proyecto se financia con subvenciones, donativos o cuotas —el caso de una asociación, una fundación o un club— el módulo está completo: el coste se imputa, la financiación también, y sale la memoria por actividad.
- Si tu proyecto es una obra que facturas a un cliente, hoy tienes el coste por proyecto pero no el ingreso: para saber el margen, hay que poner al lado lo facturado de esa obra. Es una cuenta a mano, y es lo que estamos cerrando.
Preferimos que lo sepas ahora. Un módulo de proyectos que promete rentabilidad y sólo da coste es la clase de decepción que se descubre el segundo mes.
Para una entidad sin ánimo de lucro, esto es la memoria
Las cuentas de una asociación no se leen por cliente ni por producto: se leen por actividad. La memoria de las cuentas anuales pide, de cada una, qué fin estatutario persigue, cuánto costó, de dónde salió el dinero y a cuánta gente atendió. Este módulo está construido exactamente para responder a esas cuatro preguntas.
Encima se apoyan dos cálculos que en una entidad valen dinero: la separación entre renta exenta y explotación económica, que es la que decide el Impuesto sobre Sociedades, y el destino de rentas del 70 % que exige el régimen fiscal de la Ley 49/2002, con su plazo de cinco ejercicios.
Está contado con más detalle en las páginas de asociaciones, fundaciones y clubes deportivos.
Qué merece ser un proyecto y qué no
El error habitual al empezar es crear cuarenta proyectos y dejar de imputar a la tercera semana. Un centro de coste sólo sirve si alguien lo alimenta, así que conviene que haya pocos y que estén claros.
La pregunta que ordena bastante es ésta: ¿voy a tomar alguna decisión distinta según lo que diga este número? Si separar una obra de otra cambia lo que vas a presupuestar la próxima vez, es un proyecto. Si sólo sirve para tener el gasto más ordenado, probablemente sea una categoría de gasto y no un centro de coste.
En la práctica funcionan tres criterios, y casi todo el mundo usa uno de los tres:
- Por encargo: cada obra, cada reforma, cada cliente grande. Es lo normal cuando trabajas por proyectos con principio y fin.
- Por programa o servicio: la escuela de verano, el comedor social, el taller de empleo. Es lo que pide la memoria de una entidad, donde cada actividad responde a un fin estatutario.
- Por línea de negocio: taller y venta de recambios, o formación y consultoría. Sirve cuando lo que quieres saber es qué pata de la empresa aguanta a la otra.
Lo que no funciona es mezclar los tres criterios en la misma lista: entonces un gasto encaja en dos sitios, se imputa a uno cualquiera y el resultado deja de significar nada.
Lo que este módulo todavía no hace
- Horas de la plantilla por proyecto. El control horario aún no está abierto, así que el coste de personal no se reparte por partes de trabajo.
- Ingresos por facturación imputados, como acabamos de contar.
- Presupuesto del proyecto frente a lo real. Se ve el coste acumulado, no la desviación contra un presupuesto previo.
- Capítulos y partidas al estilo de un presupuesto de obra.
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Preguntas frecuentes
Imputa el gasto mientras el proyecto sigue abierto
Saber lo que cuesta cuando ya está entregado no sirve para nada.
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