Facturar no es cobrar, y la diferencia se llama tesorería
Quién te debe, desde cuándo, cuánto de eso ya está vencido y qué saldo vas a tener dentro de sesenta días. Con el extracto del banco casado contra tus facturas, no a ojo.
Del vencimiento al apunte del banco
Son cuatro preguntas distintas —quién debe, quién paga tarde, qué ha entrado en el banco y qué saldo queda— y hacen falta las cuatro para dormir tranquilo.
Vencimientos, también fraccionados
Escribes «30/60/90» y la factura se cobra en tres plazos, repartidos en céntimos enteros para que la suma cuadre siempre al total. Lo vencido cuenta sólo los plazos pasados: de una factura a 90 días puede deberse un tercio, no todo.
Cobros parciales de verdad
Cada cobro es una fila con su fecha y su importe, y el estado de la factura sale de la suma: no se marca «pagada» a mano. Lo cobrado se imputa al plazo más antiguo, que es como se aplica un pago a cuenta.
Antigüedad de la deuda y recordatorios
Los impagados se agrupan por tramos de retraso, con tres colores. El recordatorio viene redactado en tres tonos según lo que se deba, y se puede lanzar en lote a todas las vencidas: salta las ya cobradas, las de clientes sin correo y las avisadas esta semana. Con la misma advertencia que en facturación: el mensaje se prepara y se queda en la bandeja de salida hasta que conectemos el proveedor de envío.
Conciliación con el extracto del banco
Subes el fichero en Norma 43 —el Cuaderno 43 del AEB, que exporta cualquier banco español— o un CSV, y cada apunte se propone contra el documento que le corresponde. Los duplicados se detectan por huella, así que subir dos veces el mismo mes no duplica nada.
Previsión de caja a 180 días
La curva de saldo se arma con lo que ya está comprometido: facturas emitidas y no cobradas en su fecha de vencimiento, gastos registrados y no pagados, y las suscripciones y gastos fijos proyectados. Con aviso cuando la línea baja de cero.
Riesgo por cliente antes de aceptar el pedido
Cuánto te debe ahora, cuánto de eso está vencido, cuánto de su límite de crédito lleva consumido y cuántos días suele tardar en pagar. Con el número de facturas del que sale esa media, porque con dos no significa gran cosa.
Captura del ERP: Del vencimiento al apunte del banco
Casar apuntes sin volverse loco
Conciliar es lo más aburrido de la contabilidad y donde más se equivoca la gente. Estas seis reglas son las que hacen que las propuestas sirvan.
- La Norma 43 trae el saldo oficial del banco y los importes en céntimos enteros: no hay comas ni signos que adivinar.
- Un apunte casa contra lo que queda por cobrar, no contra el total: una factura con 500 ya cobrados casa con una transferencia de 1.315.
- Varios apuntes pueden ir contra la misma factura, y sólo pasa a cobrada cuando la suma cubre el total.
- Reglas por concepto para lo que se repite: comisiones que se ignoran, cuotas que se convierten en gasto.
- Los traspasos entre tus propias cuentas se emparejan solos por importe, fecha y concepto, y se proponen: nunca se aplican sin que lo confirmes.
- Conciliar registra un cobro por el importe del apunte, no marca la factura pagada de golpe.
Remesas: qué hay hoy y qué no
Aquí hay que hilar fino, porque «remesa» significa dos cosas distintas según quién lo pregunte.
Lo que funciona hoy: la remesa SEPA de cuotas de socios y donativos periódicos de una entidad. Genera el fichero pain.008.001.02 que pide el banco, separa en bloques los primeros adeudos (FRST) de los sucesivos (RCUR) —que es el error por el que un banco rechaza una remesa entera—, enseña quién se queda fuera y por qué antes de crear nada, y cuando llega una devolución deja la cuota otra vez pendiente de cobro. Está en el módulo de socios y cuotas.
Lo que todavía no está: la remesa de adeudos de facturas de cliente, y la de transferencias a proveedores. Los mandatos se guardan en la ficha del contacto, pero el fichero para el banco aún no se genera desde facturación. Si tu forma de cobrar es domiciliar facturas a empresas, hoy Cairos no te resuelve ese paso.
Y tampoco hay pasarela de pago: el enlace que ve tu cliente enseña la factura, no la cobra con tarjeta.
Conectar el banco: cómo funciona y en qué punto está
Además de subir el fichero a mano, Cairos tiene la conexión automática por PSD2: eliges tu banco, te identificas en la web de tu propia entidad y vuelves conectado. Por Cairos no pasa nunca una contraseña bancaria —la normativa prohibió el screen scraping y los bancos lo bloquean—, y a partir de ahí la cuenta sincroniza cuatro veces al día, que es el máximo que permite la norma sin el usuario delante. El permiso caduca cada pocos meses y el ERP avisa catorce días antes.
Dicho eso, la pieza está construida pero falta poner las claves del agregador en el servidor, así que hoy el camino que funciona es el de siempre: bajar el extracto del banco y subirlo. Con Norma 43 es un fichero al mes y no hay que tocar ninguna columna.
Qué es y qué no es la previsión de tesorería
La curva proyecta lo comprometido: lo que has facturado y no has cobrado, lo que has registrado y no has pagado, y lo recurrente que se repite. Nada más.
No adivina ventas que todavía no has facturado ni gastos que aún no has apuntado, y hoy no incluye las nóminas, porque el módulo de nóminas no existe. Si tienes plantilla, la previsión es optimista en la misma medida que tu masa salarial, y conviene tenerlo presente al mirar la línea.
Tampoco hay todavía escenarios optimista y pesimista, ni comparación contra un presupuesto anual. Es una proyección, no un plan financiero.
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Preguntas frecuentes
Deja de mirar el banco para saber cómo vas
El saldo de hoy no dice nada. El de dentro de sesenta días, sí.
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