El programa de contabilidad para fundaciones
Una fundación rinde cuentas a un Protectorado, tiene que destinar a sus fines al menos el 70 % de sus rentas y presentar un plan de actuación antes de que empiece el ejercicio. Nada de eso cabe en un programa de facturación normal.
El módulo de fundaciones está en beta
El patronato y su libro de actas, los donativos con su certificado, las actividades por fin estatutario, el cálculo del destino de rentas y el borrador de las cuentas funcionan, y hay fundaciones usándolos, pero son de lo más reciente del programa y todavía les estamos dando forma con quien los usa. Tus datos se guardan igual que los del resto y los exportas cuando quieras. Si algo no te cuadra, escríbenos.
Qué tiene que llevar una fundación por obligación
La fundación es la forma jurídica más vigilada del tercer sector, y también la que más ventajas fiscales tiene. Las dos cosas van juntas.
Rendir cuentas al Protectorado
Son dos plazos encadenados, y se confunden constantemente: el patronato aprueba las cuentas dentro de los seis meses siguientes al cierre, y se presentan al Protectorado en los diez días hábiles siguientes a esa aprobación. No es un trámite interno, y el incumplimiento reiterado tiene consecuencias.
Plan de actuación anual
Antes de que empiece el ejercicio hay que presentar un plan de actuación con lo que se piensa hacer y con qué recursos. Es la otra mitad de la rendición de cuentas: primero lo que se va a hacer, después lo que se hizo.
El 70 % a los fines
Hay que destinar a los fines fundacionales al menos el 70 % de los resultados de las explotaciones económicas y de los demás ingresos, deducidos los gastos de obtenerlos, en el plazo que va del inicio del ejercicio en que se obtienen a los cuatro años siguientes a su cierre. El resto va a dotación o a reservas. Es un cálculo plurianual que hay que poder demostrar, no una intención.
Patronato con cargos gratuitos
Los patronos ejercen el cargo gratuitamente, aunque puedan resarcirse de los gastos justificados. Es uno de los requisitos que sostienen el régimen fiscal, y también uno de los que se comprueban.
Los libros que hay que tener, y dónde se legalizan
Las fundaciones de ámbito estatal se inscriben en el Registro de Fundaciones de competencia estatal; las autonómicas, en el suyo. El Protectorado que vigila es el que corresponda a ese ámbito.
| Libro o documento | Quién lo exige | Dónde va |
|---|---|---|
| Libro de actas del patronato | Ley 50/2002 de Fundaciones | Se lleva en la fundación. |
| Libro diario y de inventarios | Ley 50/2002 y plan contable de ESFL | Contabilidad ordenada según el plan de entidades sin fines lucrativos. |
| Cuentas anuales con memoria | Ley 50/2002, art. 25 | Aprobadas por el patronato en los seis meses siguientes al cierre y presentadas al Protectorado en los diez días hábiles siguientes. |
| Plan de actuación | Ley 50/2002, art. 25 | Al Protectorado, en los últimos tres meses del ejercicio anterior. |
| Inventario de bienes de la dotación | Ley 50/2002, art. 12 | Se presume suficiente una dotación de 30.000 €; por debajo hay que justificarla con un programa de actuación y un estudio económico. |
| Cuenta justificativa de subvenciones | Ley 38/2003 | Al organismo concedente. |
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
En una fundación el problema no es facturar. Es demostrar, cada año y con papeles, que el dinero fue donde dijo que iría.
Sin Cairos
- Las cuentas se montan en marzo con lo que hay en el banco y en una carpeta.
- El 70 % de destino a fines se calcula a ojo, y sólo del año en curso.
- Los certificados de donativo se hacen uno a uno en una plantilla de Word.
- El plan de actuación se copia del año pasado cambiando la fecha.
- Las subvenciones y los proyectos comparten gastos sin poder separarlos.
Con Cairos
- La contabilidad está al día en el formato de entidades sin fines lucrativos.
- Cada gasto se imputa a su fin y a su proyecto, y el cálculo del destino sale de ahí.
- Los certificados salen del registro de donativos, con la deducción de cada donante.
- Los proyectos tienen su presupuesto y su ejecución, que es la base del plan.
- Cada proyecto y cada subvención son centros de coste con sus gastos imputados.
El régimen fiscal de la Ley 49/2002
A diferencia de una asociación, que necesita ser declarada de utilidad pública, una fundación inscrita puede acogerse directamente al régimen especial. Pero hay que optar por él y cumplir sus requisitos todos los años.
| Concepto | Cómo tributa | Condición |
|---|---|---|
| Donativos, cuotas de colaboradores y subvenciones para los fines | Exentos | Salvo que la cuota dé derecho a una prestación de una explotación económica no exenta, o que la subvención financie una. |
| Rentas de su patrimonio: alquileres, dividendos, intereses | Exentas | Régimen de la Ley 49/2002. |
| Explotaciones económicas de la lista del artículo 7 | Exentas | Actividades como asistencia social, educación o investigación, entre otras. |
| Explotaciones económicas fuera de esa lista | Tipo reducido del 10 % | Frente al tipo general que pagaría sin el régimen especial. |
| Donativo de un particular | Deduce el 80 % de los primeros 250 € y el 40 % del resto | 45 % si lleva dos años donando lo mismo o más a la misma entidad. |
| Donativo de una empresa | Deduce el 40 % | 50 % si es donante recurrente. |
El régimen se comunica con el modelo 036, surte efecto en el período impositivo que termine después de presentarlo y se mantiene mientras se cumplan los requisitos: destino de rentas, gratuidad de los cargos, rendición de cuentas y los demás del artículo 3 de la Ley 49/2002.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué |
|---|---|---|
| 200 | 25 días tras los 6 meses del cierre | Acogida a la Ley 49/2002, presenta declarando también las rentas exentas. |
| 182 | Enero | La informativa de donativos, imprescindible para que tus donantes deduzcan. |
| 111 y 190 | Trimestral y enero | Retenciones del personal y de los profesionales. |
| 115 | Trimestral | Si alquilas inmuebles o los tienes alquilados. |
| 303 y 390 | Trimestral y enero | Si hay actividades sujetas a IVA; con prorrata, casi seguro. |
| 036 | Cuando se opte | Para optar por el régimen fiscal especial. Se aplica al período impositivo que termine después de presentarlo, y a los siguientes. |
El calendario del Protectorado, que es el que nadie lleva
Una fundación tiene dos calendarios en paralelo. El de Hacienda se recuerda solo, porque llega una carta. El del Protectorado no llega por ningún sitio, y es el que trae los disgustos. Con dos errores muy extendidos:
- «Seis meses para presentar las cuentas» es falso. Los seis meses son para que el patronato las apruebe. La presentación al Protectorado va aparte y tiene un plazo mucho más corto: diez días hábiles desde la aprobación. Quien aprueba el 28 de junio y presenta el 30 de septiembre ha presentado fuera de plazo, aunque «esté dentro de los seis meses».
- El plan de actuación no es un trámite de enero. Se remite al Protectorado en los últimos tres meses del ejercicio, es decir, antes de que empiece el año que planifica. En diciembre ya va justo.
Cairos calcula esas fechas con tu ejercicio: si las cuentas ya están aprobadas, cuenta los diez días hábiles desde el día real de la aprobación; si todavía no lo están, enseña la peor fecha posible —la que sale de agotar los seis meses— en vez de un plazo inventado. Y marca cada obligación como en plazo, urgente, vencida o cumplida, según lo que consta hecho.
El 70 %, calculado y no estimado
Destinar al menos el 70 % de las rentas a los fines no es una intención: es un cálculo plurianual que hay que poder demostrar, y que abarca el ejercicio en que se obtienen y los cuatro siguientes. El problema de casi todas las fundaciones es que llegan a marzo sin poder separar qué gasto sirvió a un fin y qué gasto sirvió a obtener ingresos.
La pieza que lo resuelve es anterior a la contabilidad: clasificar cada actividad como propia —persigue un fin estatutario, sus ingresos son renta exenta y su gasto cuenta como destinado a fines— o mercantil, que es una explotación económica y es renta no exenta aunque el beneficio vaya íntegro al fin social. Con los gastos imputados a actividades, el porcentaje de destino sale solo, año a año.
Dos cosas que el programa no hace, y que son las que dan credibilidad al resto. La primera: un gasto sin actividad no se reparte a ojo entre las que hay; sale como una línea propia de «sin clasificar». Repartirlo daría una memoria cuadrada y falsa, y esa memoria se lleva a un patronato. La segunda: cuando faltan datos no se estima. Sin gastos clasificados no se puede afirmar que el 70 % se incumple, y un dato ausente con su explicación vale más que un número que nadie puede defender delante del Protectorado.
Lo que la fundación entrega no es una compra
Una beca, una ayuda a una familia, un lote entregado: no es comprar nada, es hacer aquello para lo que existe la fundación. El plan contable de las entidades sin fines lucrativos tiene cuentas propias para las ayudas monetarias, las ayudas en especie y lo concedido y todavía no entregado, que en el plan general no existen. Cairos lleva cada ayuda con su beneficiario y su fecha y la manda a la cuenta que le toca, en vez de dejarla caer en compras, que es la línea por la que se juzga a la entidad cuando alguien lee sus cuentas.
Las cuentas para el Protectorado, y lo que falta en ellas
El resultado de una fundación se llama excedente, la cuenta de resultados empieza por los ingresos de la actividad propia y hay un apartado para las ayudas concedidas que en el plan normal no está. Cairos monta el balance, la cuenta de resultados y los apartados de la memoria con esa estructura, en las dos columnas del modelo oficial —el ejercicio y el anterior— y enseñando de qué cuentas sale cada línea.
Y lo que hay que decir antes de que alguien se lleve un susto: eso es un borrador, no unas cuentas para presentar tal cual. Las líneas que el programa no lleva —personal, inmovilizado y su amortización, los gastos de administración que la Ley 49/2002 limita, las operaciones con partes vinculadas— salen marcadas como ausentes, no a cero. La diferencia importa: un cero afirma algo, y una ausencia avisa de que ahí falta un dato que tiene que poner alguien.
Lo que hace el programa por ti
Los mismos módulos que una asociación, más lo que exige rendir cuentas a un tercero.
Donativos y modelo 182
Donantes puntuales y periódicos, con su certificado anual y la deducción que le corresponde a cada uno, recurrencia incluida.
Actividades y fines
Cada actividad con su presupuesto, su ejecución, el fin al que sirve y si es propia o mercantil, que es lo que decide el destino de rentas.
El 70 % a los fines
Calculado con los gastos imputados a actividades, año a año, y con lo no clasificado aparte en vez de repartido a ojo.
Borrador de cuentas anuales
Balance, excedente y memoria en la estructura del plan de entidades sin fines lucrativos, con lo que falta señalado.
Plazos del Protectorado
Aprobación por el patronato, diez días hábiles para presentar y el plan de actuación antes de fin de año.
Patronato y actas
Composición del patronato con sus cargos, y el libro de actas de sus reuniones con sus mayorías.
Pruébalo con las cuentas de este ejercicio
Plan gratuito hasta 30 documentos al año, sin tarjeta. Y si un día no te sirve, tus datos salen contigo.
Preguntas de fundaciones
Rendir cuentas es más fácil si las llevas todo el año
No en los seis meses siguientes al cierre, con el plazo encima y buscando facturas.
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