¿Es Excel un sistema informático de facturación?
Respuesta corta: sí, si lo usas para facturar. Y eso significa que, llegada tu fecha, esa hoja de cálculo tendría que generar registros encadenados, huella y código QR. Respuesta larga, con la norma al lado, aquí debajo.
Qué es un sistema informático de facturación
El reglamento no da una lista de programas: define el sistema por lo que hace. Es el conjunto de equipos y programas que se usa para expedir facturas. Nada más, y nada menos.
Esa definición tan ancha es deliberada, y explica todo lo demás: si la ley hubiera dicho «los programas de facturación», bastaría con no llamarle así al tuyo. Al definirlo por la función, entra cualquier cosa con la que emitas una factura.
La pregunta que hay que hacerse
No es «¿mi programa es un programa de facturación?». Es «¿con qué emito yo mis facturas?». Lo que responda a eso —una hoja de cálculo, una plantilla, un programa de hace diez años, la aplicación de la gestoría— es tu sistema informático de facturación.
Por qué Excel entra dentro
Una hoja de cálculo con la que rellenas y guardas facturas cumple la definición punto por punto: es un programa informático y lo usas para expedir facturas. No hay ninguna excepción por tamaño, por volumen ni por lo casero que sea el montaje.
Lo que pasa es que una hoja de cálculo no puede cumplir los requisitos, y no es cuestión de configurarla mejor:
- Tendría que generar un registro de facturación por cada factura, en el momento de emitirla.
- Ese registro tendría que llevar una huella encadenada con la del anterior.
- La factura tendría que salir con su código QR.
- El sistema tendría que llevar dentro una declaración responsable de quien lo fabrica, diciendo que cumple. Si la hoja te la has montado tú, el fabricante eres tú.
- Y tendría que garantizar que nadie puede reescribir el pasado. En una hoja de cálculo se sobrescribe una celda y no queda rastro: es justo lo contrario de lo que pide la norma.
La única salida: no usar ningún sistema
Hay una excepción y conviene explicarla bien, porque se malinterpreta. Quien no usa ningún sistema informático —factura en talonario, a mano— queda fuera del reglamento.
Pero eso se pierde en cuanto tocas un programa. Escribir la factura en el ordenador para luego imprimirla ya es usar un sistema informático de facturación. La excepción es para quien de verdad no usa nada, no para quien usa poco.
Hasta cuándo puedes seguir así
| Quién eres | Puedes seguir con Excel hasta |
|---|---|
| Sociedad limitada, anónima, cooperativa, asociación, fundación o club | 31 de diciembre de 2026 |
| Autónomo en IRPF, comunidad de bienes u otra entidad en atribución de rentas | 30 de junio de 2027 |
Fechas de la disposición final cuarta del RD 1007/2023, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 15/2025. Se han retrasado dos veces: si lees otras, están desactualizadas.
Dicho de otro modo: hoy, agosto de 2026, tu hoja de cálculo sigue siendo perfectamente legal. Lo que ya no lo será es seguir con ella pasada tu fecha.
Qué conviene hacer con tiempo
El trabajo de verdad no es el cambio de formato: es el cambio de costumbre. Pasar de una hoja de cálculo a un programa significa meter los clientes, definir la serie de numeración y acostumbrarse a emitir desde otro sitio. Eso se hace bien en enero y mal el 30 de junio.
Y hay un detalle que ahorra un disgusto: al migrar, el sistema viejo hay que dejarlo inutilizado para facturar. Según el criterio de la propia Agencia Tributaria, una vez llegada la obligación, conservar un sistema no adaptado que siga pudiendo emitir facturas ya constituye infracción, se use o no. Guardarlo sólo como archivo, para consultar el histórico, sí lo admite, siempre que se pueda acreditar que con él ya no se factura.
Si dejas Excel, ¿a dónde vas?
Hay dos caminos honestos, y uno de ellos no somos nosotros.
La aplicación gratuita de la AEAT
Existe, es gratuita y es una opción legítima si emites pocas facturas completas y no necesitas nada más. No emite facturas simplificadas ni tickets, admite un destinatario por factura y no lleva gastos, cobros ni impuestos.
Un programa de facturación
Si además quieres presupuestos, gastos, cobros y los modelos del trimestre. En Cairos, VeriFactu va incluido también en el plan gratuito: cobrar por cumplir una obligación legal nos parece indefendible.
Cámbiate antes de que la fecha te cambie a ti
El plan gratuito no pide tarjeta y ya emite con VeriFactu desde la primera factura.
Preguntas sobre Excel y la facturación
Excel te ha servido. Hasta 2027.
Y el cambio es más fácil ahora, con tiempo, que en la última semana del plazo.