Qué gastos puede deducirse un autónomo

La regla que decide todo

Un gasto es deducible cuando cumple cuatro condiciones a la vez. Si falla una, no lo es, por evidente que parezca:

1. Está vinculado a la actividad. Es la condición de fondo: el gasto tiene que servir para obtener los ingresos.
2. Está justificado con factura completa. No con un ticket: con una factura a tu nombre y con tu NIF.
3. Está registrado en tus libros de gastos, en su periodo.
4. Se puede acreditar el pago, preferiblemente por medios que dejen rastro.

Los que no tienen discusión

Estos entran sin más, siempre que estén a tu nombre y correspondan a la actividad:

• Compras de mercancía y materias primas, y las variaciones de existencias.
• Sueldos, salarios y Seguridad Social de tu personal, y tu propia cuota de autónomo.
• Alquiler del local, con su retención, y los suministros de ese local.
• Servicios de profesionales: asesoría, abogado, diseñador.
• Seguros de responsabilidad civil y del local. El de enfermedad tiene su propio límite anual por persona.
• Publicidad, formación relacionada con la actividad y suscripciones profesionales.
• Amortización del inmovilizado: lo que compras para usar durante años no se deduce de golpe, se reparte. Detalle aquí.
• Y, en estimación directa simplificada, un 5 % adicional por gastos de difícil justificación, con un tope de 2.000 € al año, que no hay que justificar.

Los cinco casos difíciles

Aquí es donde se pierden las comprobaciones. Los cinco tienen algo en común: son gastos que también usarías si no fueras autónomo.

1. El coche

Es el más restrictivo de todos y conviene saberlo antes de comprarlo. A efectos de IRPF, un vehículo de turismo sólo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad. No hay medias tintas: o es exclusivo, o no se deduce nada. Hay excepciones tasadas —taxis, autoescuelas, agentes comerciales, transporte de mercancías, vehículos de los representantes— donde sí se admite el uso mixto.

A efectos de IVA la regla es distinta y más generosa: se presume una afectación del 50 %, salvo que acredites otra cosa. Ésa es la razón de que mucha gente crea que el coche «se deduce a medias»: se refiere al IVA, no al IRPF.

2. El móvil e internet

Deducibles en la parte afecta a la actividad. El problema es demostrar esa parte, y la forma limpia es tener una línea a nombre del negocio y usarla sólo para eso. Con una línea única y un porcentaje inventado, la deducción es discutible.

3. Trabajar desde casa

Aquí hay dos capas y se mezclan constantemente:

• Los gastos de titularidad —IBI, comunidad, seguro, amortización— se deducen en proporción a los metros afectos, que hay que haber declarado en el 036.
• Los suministros —luz, agua, gas, internet— tienen su propia regla desde 2018: se deduce el 30 % de la parte proporcional a los metros afectos, salvo que pruebes un porcentaje superior.

Un ejemplo: piso de 100 m² con un despacho de 20 m². La proporción es del 20 %, y de esa proporción se deduce el 30 %. Sobre una factura de luz de 100 €, son 6 €. Poco, pero es lo que dice la norma.

4. Las comidas

Desde 2018 el autónomo puede deducir sus propios gastos de manutención, con cuatro condiciones estrictas: que se produzcan en establecimientos de hostelería, que se paguen por medios electrónicos —tarjeta o transferencia, nunca efectivo—, que estén vinculados a la actividad, y con estos límites diarios:

Límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF, a los que remite el artículo 30 de la Ley. Y una precisión importante: esto es la manutención. Una comida con un cliente es una atención a clientes, que va por otra vía y tiene su propio límite.

5. La ropa

Sólo si es ropa de trabajo específica: uniforme con el nombre del negocio, ropa de seguridad, bata. Un traje no es deducible aunque sólo lo uses para ver clientes, porque puede usarse fuera de la actividad. Es de los casos donde la norma es más clara y la creencia popular más contraria.

Los que nunca lo son

• Multas y sanciones, y los recargos por presentar fuera de plazo.
• Donativos y liberalidades, más allá de los gastos de atención a clientes dentro de su límite.
• Gastos de ejercicios anteriores que ya prescribieron.
• El IVA soportado que ya te has deducido en el 303: si lo deduces ahí, no es gasto en el IRPF.
• Y cualquier gasto a nombre de otro, por mucho que lo hayas pagado tú.

Cómo se lleva esto sin volverse loco

La diferencia entre deducirse lo que toca y perder dinero no está en conocer la norma: está en tener el papel cuando llega el trimestre.

• Pide factura en el momento. Siempre. Es el único momento en que es fácil.
• Fotografía el justificante al recibirlo. Un gasto apuntado tres semanas después es un gasto que probablemente no se apunte.
• Paga con tarjeta del negocio. Deja rastro y separa lo tuyo de lo de la actividad, que es la mitad del problema.
• Marca el porcentaje afecto cuando el gasto sea mixto, y guarda por qué es ése.

En Cairos el gasto se apunta con su factura adjunta desde el móvil, con su IVA deducible y su porcentaje de afectación, y de ahí salen el 303 y el 130 sin volver a tocarlo.