Facturae: la factura que la administración sí acepta
A una administración pública no se le manda un PDF por correo. Se le manda un fichero XML, firmado, por un registro concreto. Y si le falta un dato, lo rechaza el registro, no la persona.
El formato XML con el que se emiten las facturas dirigidas a una administración pública española, firmado electrónicamente y presentado en un punto de entrada como FACe.
La Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica, obliga desde el 15 de enero de 2015 a que los proveedores de las administraciones públicas —sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, uniones temporales de empresas y algunas figuras más— facturen en formato electrónico. Su artículo 4 deja además una puerta abierta: cada administración puede excluir de la obligación las facturas de hasta 5.000 €, así que conviene mirar qué ha decidido la tuya antes de dar nada por supuesto.
Qué es exactamente
Facturae no es «un PDF con firma». Es un XML con un esquema cerrado, hoy en su versión 3.2.2, donde cada dato va en su etiqueta: el emisor, el receptor, cada línea con su base y su tipo, el desglose de impuestos repercutidos, las retenciones en su bloque aparte y los vencimientos.
Tres cosas lo hacen distinto de una factura normal:
- Va firmado electrónicamente en formato XAdES. Sin firma, el registro no lo admite.
- Se entrega en un punto general de entrada, no por correo. El de la Administración General del Estado es FACe, y muchas comunidades y ayuntamientos tienen el suyo.
- Lleva los tres códigos DIR3 del organismo. Sin ellos se rechaza, y no hay forma de deducirlos: los da el propio organismo.
Qué se comprueba antes de admitirlo
El validador es aritmético y no perdona: la suma de los importes de las líneas tiene que dar el total bruto, la suma de las cuotas del desglose tiene que dar el total de impuestos repercutidos y los plazos de pago tienen que sumar el importe a ejecutar. Un céntimo de diferencia por redondeo y el fichero vuelve.
Un ejemplo
Facturas 3.200 € más IVA a un ayuntamiento. El PDF de siempre no vale: hay que generar el XML, firmarlo con tu certificado, entrar en el punto de entrada que use ese ayuntamiento y registrarlo. A partir de ese momento corre el plazo de pago de 30 días de la Ley de Contratos del Sector Público, y ése es el motivo de verdad para hacerlo bien a la primera: un rechazo no retrasa la factura, retrasa el cobro.
El error que más se repite
Dar por hecho que basta con firmar el PDF. La firma electrónica de un PDF no convierte ese PDF en una factura Facturae: el registro espera un XML con un esquema concreto y descarta cualquier otra cosa. Es el motivo más común de que una factura a una administración lleve tres semanas «enviada» y no esté registrada en ningún sitio.
Dónde sigue esto en Cairos: La factura electrónica, explicada.
Términos que van con éste
Casi ningún concepto fiscal se entiende solo. Estos tres son los que más veces aparecen al lado.
DIR3
Los códigos del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas que identifican a las tres unidades administrativas por las que pasa una factura dirigida a una administración pública.
FacturaciónFactura rectificativa
La factura que corrige a otra ya expedida, en serie específica y con referencia expresa a la factura rectificada.
FacturaciónNumeración correlativa
La obligación de numerar las facturas de forma seguida dentro de cada serie, sin saltos y sin repeticiones.
Esto, resuelto sin pensar en ello
Cairos lleva las facturas, los libros registro y los modelos de Hacienda con los mismos datos, así que la teoría de esta página se convierte en casillas ya rellenas.
Sin tarjeta y sin permanencia.