Facturae: la factura que l'administració sí que accepta
A una administració pública no se li envia un PDF per correu. Se li envia un fitxer XML, signat, per un registre concret. I si li falta una dada, la rebutja el registre, no la persona.
El format XML amb què s'emeten les factures dirigides a una administració pública espanyola, signat electrònicament i presentat en un punt d'entrada com FACe.
La Llei 25/2013, d'impuls de la factura electrònica, obliga des del 15 de gener de 2015 els proveïdors de les administracions públiques —societats anònimes, societats de responsabilitat limitada, unions temporals d'empreses i algunes figures més— a facturar en format electrònic. El seu article 4 deixa a més una porta oberta: cada administració pot excloure de l'obligació les factures de fins a 5.000 €, així que convé mirar què ha decidit la teva abans de donar res per suposat.
Què és exactament
Facturae no és «un PDF amb signatura». És un XML amb un esquema tancat, avui en la seva versió 3.2.2, on cada dada va a la seva etiqueta: l'emissor, el receptor, cada línia amb la seva base i el seu tipus, el desglossament d'impostos repercutits, les retencions al seu bloc a part i els venciments.
Tres coses el fan diferent d'una factura normal:
- Va signat electrònicament en format XAdES. Sense signatura, el registre no l'admet.
- Es lliura en un punt general d'entrada, no per correu. El de l'Administració General de l'Estat és FACe, i moltes comunitats i ajuntaments tenen el seu.
- Porta els tres codis DIR3 de l'organisme. Sense ells es rebutja, i no hi ha manera de deduir-los: els dona el mateix organisme.
Què es comprova abans d'admetre'l
El validador és aritmètic i no perdona: la suma dels imports de les línies ha de donar el total brut, la suma de les quotes del desglossament ha de donar el total d'impostos repercutits i els terminis de pagament han de sumar l'import a executar. Un cèntim de diferència per arrodoniment i el fitxer torna.
Un exemple
Factures 3.200 € més IVA a un ajuntament. El PDF de sempre no val: cal generar l'XML, signar-lo amb el teu certificat, entrar al punt d'entrada que faci servir aquell ajuntament i registrar-lo. A partir d'aquell moment corre el termini de pagament de 30 dies de la Llei de Contractes del Sector Públic, i aquest és el motiu de debò per fer-ho bé a la primera: un rebuig no endarrereix la factura, endarrereix el cobrament.
L'error que més es repeteix
Donar per fet que n'hi ha prou de signar el PDF. La signatura electrònica d'un PDF no converteix aquell PDF en una factura Facturae: el registre espera un XML amb un esquema concret i descarta qualsevol altra cosa. És el motiu més comú que una factura a una administració porti tres setmanes «enviada» i no estigui registrada enlloc.
On continua això a Cairos: La factura electrònica, explicada.
Termes que van amb aquest
Gairebé cap concepte fiscal s'entén sol. Aquests tres són els que més vegades apareixen al costat.
DIR3
Els codis del Directori Comú d'Unitats Orgàniques i Oficines que identifiquen les tres unitats administratives per les quals passa una factura dirigida a una administració pública.
FacturacióFactura rectificativa
La factura que corregeix una altra ja expedida, en sèrie específica i amb referència expressa a la factura rectificada.
FacturacióNumeració correlativa
L'obligació de numerar les factures de manera seguida dins de cada sèrie, sense salts i sense repeticions.
Això, resolt sense pensar-hi
Cairos porta les factures, els llibres registre i els models d'Hisenda amb les mateixes dades, així que la teoria d'aquesta pàgina es converteix en caselles ja emplenades.
Sense targeta i sense permanència.