VeriFactu: què és i des de quan obliga de veritat

Què és VeriFactu, en una frase

És l'obligació que el teu programa de facturació deixi un rastre que no es pugui tocar. Cada vegada que emets una factura, el programa genera a més un registre de facturació amb les dades d'aquella factura, li calcula una empremta i l'encadena amb l'empremta del registre anterior. Si algú modifica o esborra una factura antiga, la cadena es trenca i es nota.

Això és tot. La resta —el QR, la llegenda al PDF, l'enviament a l'Agència Tributària— són conseqüències d'aquesta idea.

L'objectiu declarat és acabar amb el programari de doble ús: els programes que portaven dues comptabilitats, una per ensenyar i una altra de real. Per això la norma no li demana res estrany a l'empresari i li ho demana gairebé tot al programa.

Els dos modes: VERI*FACTU i no VERI*FACTU

El reglament no obliga a enviar res a Hisenda. Deixa triar entre dues formes de complir, i l'elecció té conseqüències molt diferents.

Dit en curt: el mode VERI*FACTU és el camí fàcil. S'envia el registre i a canvi la norma t'estalvia la signatura electrònica i el registre d'esdeveniments. Cairos funciona així.

Dues coses pràctiques. La primera: si un dia cau la connexió no deixes de facturar. El sistema continua emetent, avisa de quants enviaments queden pendents i ho reintenta —l'ordre l'obliga a intentar-ho almenys un cop cada hora— fins que torna el servei; no hi ha un termini màxim que et deixi bloquejat. La segona: un cop comences en mode VERI*FACTU, l'elecció dura fins a final d'any natural; a l'inrevés —passar de no VERI*FACTU a VERI*FACTU— es pot fer en qualsevol moment.

A qui obliga i qui queda fora

Obliga qui desenvolupi activitats empresarials o professionals i expedeixi factures: societats, autònoms, comunitats de béns i altres entitats en atribució de rendes, i no residents amb establiment permanent a Espanya.

I també les entitats sense ànim de lucre que emetin factures, que és un dubte que apareix molt: una associació o un club que factura patrocinis, entrades o la barra no queda fora per no tenir ànim de lucre. Amb dos matisos que posa el mateix reglament: les entitats totalment exemptes de l'Impost sobre Societats —les de l'article 9.1 de la seva llei: l'Estat, les comunitats autònomes, les entitats locals i poc més— queden fora; i les parcialment exemptes, que és on són gairebé totes les associacions, fundacions i clubs, estan obligades només per les operacions que generin rendes subjectes i no exemptes. El que deixa fora una entitat, a la pràctica, és no facturar res que tributi.

Qui no està obligat

• Qui ja és al SII. Els que porten els seus llibres registre pel Subministrament Immediat d'Informació —grans empreses, grups d'IVA i inscrits al REDEME, i també qui s'hi ha acollit voluntàriament— ja remeten aquesta informació i no la dupliquen. Ho diu l'article 3.3 del reglament, que es remet a l'article 62.6 del Reglament de l'IVA.
• Qui té el domicili fiscal en territori foral. El reglament s'aplica «cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común». Àlaba, Bizkaia i Gipuzkoa tenen TicketBAI, ja plenament implantat als tres i amb un calendari diferent a cada territori. Navarra no té sistema equivalent aprovat: hi ha un projecte anunciat —NaTicket—, però cap norma publicada, així que avui allà no hi ha res a complir per aquesta via.
• Qui factura en paper sense cap sistema informàtic. Existeix, i continua sent legal, però deixa de ser-ho tan bon punt es fa servir qualsevol programa per emetre factures.
• Les operacions que el mateix reglament exclou al seu article 4: la facturació del mercat elèctric, el facturat a través d'establiments permanents situats a l'estranger i les factures que expedeix materialment el destinatari —o un tercer, perquè li ho imposa una norma— quan aquest porta els seus llibres pel SII.

Canàries, Ceuta i Melilla sí que hi són dins, encara que sovint es llegeixi el contrari: el reglament s'aplica a tot el territori comú i les referències a l'IVA s'entenen fetes a l'IGIC i a l'IPSI.

Què ha de fer el teu programa

Aquesta és la llista de la qual depèn que un programa serveixi o no serveixi. No és negociable ni configurable: o hi és, o el programa no compleix.

• Registre de facturació d'alta per cada factura emesa, amb les seves dades, generat en el mateix moment de l'expedició.
• Registre de facturació d'anul·lació quan una factura s'anul·la. Mai no s'esborra: s'anul·la deixant-ne constància.
• Empremta o hash de cada registre, encadenada amb la de l'anterior. És el que fa que tocar una factura de fa sis mesos sigui detectable.
• Codi QR a la factura, amb les dades que permeten confrontar-la.
• La llegenda «VERI*FACTU» o equivalent, si s'opera en aquest mode.
• Integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres: són les sis paraules del reglament, i signifiquen que el programa no pot permetre que ningú reescrigui el passat.
• Declaració responsable del fabricant, dins del mateix programa, dient que compleix.

Puc continuar facturant amb Excel o amb Word?

És la pregunta més repetida, i la resposta honesta té dues parts.

Avui, sí. Fins que arribi la teva data —1 de gener o 1 de juliol de 2027, segons qui siguis— no hi ha cap obligació nova. Pots continuar com estàs.

Després, no. I no perquè l'Excel estigui prohibit, sinó per una cosa més simple: tan bon punt fas servir un full de càlcul per emetre factures, aquell full és un sistema informàtic de facturació als efectes del reglament, i hauria de generar registres encadenats amb empremta, un QR i una declaració responsable. Un full de càlcul no fa res d'això, i no hi ha plantilla que ho arregli.

Està desenvolupat, amb la definició del reglament i la data fins a la qual pots continuar així, a és l'Excel un sistema informàtic de facturació?. El mateix val per a una plantilla de Word i per a un programa d'escriptori que ja no rep actualitzacions. La pregunta que cal fer-li a qualsevol programa que facis servir avui és concreta: incorporarà el registre de facturació i la declaració responsable abans de la meva data? Si la resposta no és un sí clar, és moment de mirar una altra cosa.

L'Agència Tributària homologa programes de facturació?

No. No existeix cap llista oficial de programes homologats ni certificats per l'Agència Tributària, per més que s'anunciïn així.

El que exigeix el reglament és una declaració responsable: qui fabrica o comercialitza el programa declara, sota la seva responsabilitat, que compleix els requisits, i aquesta declaració ha de ser visible al mateix programa i lliurar-se gratuïtament a qui la demani. La responsabilitat és del fabricant, i les sancions per incomplir també.

Així que quan algú et vengui un «programa homologat per Hisenda», el que t'està dient —en el millor dels casos— és que ha signat la seva declaració responsable. Cosa que és el correcte, però no és una homologació. Com comprovar-la en cinc minuts, a aquesta pàgina.

L'aplicació gratuïta de l'AEAT: quan n'hi ha prou

L'Agència Tributària ofereix una aplicació gratuïta per emetre factures conformes. És real i és una opció legítima, i val la pena dir per a qui serveix en comptes de fingir que no existeix.

N'hi ha prou si emets poques factures l'any, totes completes, a un destinatari cadascuna, i no necessites res més que emetre-les.

No n'hi ha prou si emets tiquets o factures simplificades, si necessites pressupostos, despeses, cobraments o models fiscals, si vols treure les teves dades cap a un altre sistema, o si factures amb cert volum. L'aplicació de l'AEAT està pensada per complir, no per portar un negoci.

Dit d'una altra manera: resol l'obligació legal i no resol la comptabilitat. Si l'únic que et preocupa és el primer, fes-la servir sense complexos.

VeriFactu no és la factura electrònica obligatòria

És la confusió estructural del mercat espanyol, i ve del fet que les dues normes sonen igual de lluny. Són coses diferents:

La comparació completa, punt per punt, és a VeriFactu o factura electrònica. Es resumeixen així: VeriFactu mira la factura que emets; la factura electrònica mira com l'envies a l'altra empresa. Una neix d'una llei antifrau i l'altra, d'una llei contra la morositat. S'acabaran solapant, però no perquè una norma remeti a l'altra —el reglament de la factura electrònica no cita ni una sola vegada el de VeriFactu—, sinó perquè VeriFactu s'aplica a qualsevol sistema amb què s'expedeixin factures, «sean electrónicas o no»: el programa amb què emetis factures electròniques haurà de ser, a més, un sistema conforme. Avui són dues obligacions separades.

Les sancions, amb xifres

Són a l'article 201 bis de la Llei general tributària, que va afegir la Llei antifrau. Són de les més altes de l'ordenament tributari, i per això convé llegir-les a poc a poc.

Fixa't en el repartiment: la multa de l'usuari és per tenir un programa que no compleix, no per defraudar. Per això la pregunta important no és què fas tu, sinó amb què factures.

I un detall que convé saber si canvies de programa: segons el criteri de la mateixa Agència Tributària, un cop arribada la data, n'hi ha prou amb conservar un sistema no adaptat que continuï podent emetre factures —encara que no el facis servir— per incórrer en la infracció. L'AEAT sí que admet guardar el programa vell únicament com a arxiu, per consultar l'històric, sempre que es pugui acreditar que ja no s'hi pot facturar. En migrar, per tant, cal deixar-lo inutilitzat per emetre, no simplement deixar d'obrir-lo.

Convé afegir un matís honest: l'article 201 bis parla literalment de sistemes «no certificados debiendo estarlo», mentre que el reglament articula el compliment mitjançant declaració responsable i no mitjançant certificació. L'Agència Tributària aplica aquesta sanció a aquests supòsits a les seves preguntes freqüents, i així és com s'ha de llegir.

Com ho fa Cairos

Cairos opera en mode VERI*FACTU: cada factura genera el seu registre de facturació i es remet a l'Agència Tributària. A la pràctica, per a tu significa que emets la factura com sempre i no hi ha cap pas nou.

• Registre d'alta per cada factura i d'anul·lació quan s'anul·la. Cap factura no s'esborra.
• Empremta SHA-256 encadenada amb la del registre anterior.
• Codi QR i la llegenda obligatòria al PDF.
• Numeració correlativa per sèrie, sense buits.
• Rectificatives com mana el reglament de facturació, en comptes d'esborrar i tornar a emetre.
• Declaració responsable dins del programa.
• A tots els plans, inclòs el gratuït.

I una cosa més, que no és un requisit legal però importa: els teus registres es poden exportar. Complir amb la norma no hauria de lligar-te a un proveïdor.