VeriFactu: que é e desde cando obriga de verdade

Que é VeriFactu, nunha frase

É a obriga de que o teu programa de facturación deixe un rastro que non se poida tocar. Cada vez que emites unha factura, o programa xera ademais un rexistro de facturación cos datos desa factura, calcúlalle unha pegada e encadéaa coa pegada do rexistro anterior. Se alguén modifica ou borra unha factura vella, a cadea rompe e nótase.

Iso é todo. O resto —o QR, a lenda no PDF, o envío á Axencia Tributaria— son consecuencias desa idea.

O obxectivo declarado é acabar co software de dobre uso: os programas que levaban dúas contabilidades, unha para amosar e outra real. Por iso a norma non lle pide nada raro ao empresario e pídello case todo ao programa.

Os dous modos: VERI*FACTU e non VERI*FACTU

O regulamento non obriga a enviar nada a Facenda. Deixa escoller entre dúas formas de cumprir, e a elección ten consecuencias moi distintas.

Dito en curto: o modo VERI*FACTU é o camiño fácil. Mándase o rexistro e a cambio a norma aforrache a sinatura electrónica e o rexistro de eventos. Cairos funciona así.

Dúas cousas prácticas. A primeira: se un día cae a conexión non deixas de facturar. O sistema segue emitindo, avisa de cantos envíos quedan pendentes e reinténtao —a orde obrígao a intentalo polo menos unha vez cada hora— ata que volve o servizo; non hai un prazo máximo que te deixe bloqueado. A segunda: unha vez que empezas en modo VERI*FACTU, a elección dura ata fin de ano natural; ao revés —pasar de non VERI*FACTU a VERI*FACTU— pódese facer en calquera momento.

A quen obriga e quen queda fóra

Obriga a quen desenvolva actividades empresariais ou profesionais e expida facturas: sociedades, autónomos, comunidades de bens e demais entidades en atribución de rendas, e non residentes con establecemento permanente en España.

E tamén ás entidades sen ánimo de lucro que emitan facturas, que é unha dúbida que aparece moito: unha asociación ou un club que factura patrocinios, entradas ou a barra non queda fóra por non ter ánimo de lucro. Con dous matices que pon o propio regulamento: as entidades totalmente exentas do Imposto sobre Sociedades —as do artigo 9.1 da súa lei: o Estado, as comunidades autónomas, as entidades locais e pouco máis— quedan fóra; e as parcialmente exentas, que é onde están case todas as asociacións, fundacións e clubs, están obrigadas só polas operacións que xeren rendas suxeitas e non exentas. O que deixa fóra a unha entidade, na práctica, é non facturar nada que tribute.

Quen non está obrigado

• Quen xa está no SII. Os que levan os seus libros rexistro pola Subministración Inmediata de Información —grandes empresas, grupos de IVE e inscritos no REDEME, e tamén quen se acolleu voluntariamente— xa remiten esa información e non duplican. Dío o artigo 3.3 do regulamento, que se remite ao artigo 62.6 do Regulamento do IVE.
• Quen ten o seu domicilio fiscal en territorio foral. O regulamento aplícase «cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común». Álava, Bizkaia e Gipuzkoa teñen TicketBAI, xa plenamente implantado nos tres e cun calendario distinto en cada territorio. Navarra non ten sistema equivalente aprobado: hai un proxecto anunciado —NaTicket—, pero ningunha norma publicada, así que hoxe non hai nada que cumprir alí por esta vía.
• Quen factura en papel sen ningún sistema informático. Existe, e segue sendo legal, pero deixa de selo en canto se usa calquera programa para emitir facturas.
• As operacións que o propio regulamento exclúe no seu artigo 4: a facturación do mercado eléctrico, o facturado a través de establecementos permanentes situados no estranxeiro e as facturas que expide materialmente o destinatario —ou un terceiro, porque llo impón unha norma— cando este leva os seus libros polo SII.

Canarias, Ceuta e Melilla si están dentro, aínda que a miúdo se lea o contrario: o regulamento aplícase en todo o territorio común e as referencias ao IVE enténdense feitas ao IGIC e ao IPSI.

Que ten que facer o teu programa

Esta é a lista da que depende que un programa sirva ou non sirva. Non é negociable nin configurable: ou está, ou o programa non cumpre.

• Rexistro de facturación de alta por cada factura emitida, cos seus datos, xerado no mesmo momento da expedición.
• Rexistro de facturación de anulación cando unha factura se anula. Nunca se borra: anúlase deixando constancia.
• Pegada ou hash de cada rexistro, encadeada coa do anterior. É o que fai que tocar unha factura de hai seis meses sexa detectable.
• Código QR na factura, cos datos que permiten cotexala.
• A lenda «VERI*FACTU» ou equivalente, se se opera nese modo.
• Integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade, trazabilidade e inalterabilidade dos rexistros: son as seis palabras do regulamento, e significan que o programa non pode permitir que ninguén reescriba o pasado.
• Declaración responsable do fabricante, dentro do propio programa, dicindo que cumpre.

Podo seguir facturando con Excel ou con Word?

É a pregunta máis repetida, e a resposta honesta ten dúas partes.

Hoxe, si. Ata que chegue a túa data —1 de xaneiro ou 1 de xullo de 2027, segundo quen sexas— non hai ningunha obriga nova. Podes seguir como estás.

Despois, non. E non porque Excel estea prohibido, senón por algo máis simple: en canto usas unha folla de cálculo para emitir facturas, esa folla é un sistema informático de facturación para os efectos do regulamento, e tería que xerar rexistros encadeados con pegada, un QR e unha declaración responsable. Unha folla de cálculo non fai nada diso, e non hai modelo que o arranxe.

Está desenvolvido, coa definición do regulamento e a data ata a que podes seguir así, en é Excel un sistema informático de facturación?. O mesmo vale para un modelo de Word e para un programa de escritorio que xa non recibe actualizacións. A pregunta que hai que facerlle a calquera programa que uses hoxe é concreta: vai incorporar o rexistro de facturación e a declaración responsable antes da miña data? Se a resposta non é un si claro, é momento de mirar outra cousa.

Homologa a Axencia Tributaria programas de facturación?

Non. Non existe ningunha lista oficial de programas homologados nin certificados pola Axencia Tributaria, por moito que se anuncien así.

O que esixe o regulamento é unha declaración responsable: quen fabrica ou comercializa o programa declara, baixo a súa responsabilidade, que cumpre os requisitos, e esa declaración ten que estar visible no propio programa e entregarse gratuitamente a quen a pida. A responsabilidade é do fabricante, e as sancións por incumprir tamén.

Así que cando alguén che venda un «programa homologado por Facenda», o que che está dicindo —no mellor dos casos— é que asinou a súa declaración responsable. Que é o correcto, pero non é unha homologación. Como comprobala en cinco minutos, nesta páxina.

A aplicación gratuíta da AEAT: cando chega

A Axencia Tributaria ofrece unha aplicación gratuíta para emitir facturas conformes. É real e é unha opción lexítima, e paga a pena dicir para quen serve en vez de finxir que non existe.

Chégache se emites poucas facturas ao ano, todas completas, a un destinatario cada unha, e non precisas nada máis ca emitilas.

Non che chega se emites tickets ou facturas simplificadas, se precisas orzamentos, gastos, cobros ou modelos fiscais, se queres sacar os teus datos cara a outro sistema, ou se facturas con certo volume. A aplicación da AEAT está pensada para cumprir, non para levar un negocio.

Dito doutro xeito: resolve a obriga legal e non resolve a contabilidade. Se o único que che preocupa é o primeiro, úsaa sen complexos.

VeriFactu non é a factura electrónica obrigatoria

É a confusión estrutural do mercado español, e vén de que as dúas normas soan igual de lonxe. Son cousas distintas:

A comparación completa, punto por punto, está en VeriFactu ou factura electrónica. Resúmense así: VeriFactu mira a factura que emites; a factura electrónica mira como lla mandas á outra empresa. Unha nace dunha lei antifraude e a outra, dunha lei contra a morosidade. Acabarán solapándose, pero non porque unha norma remita á outra —o regulamento da factura electrónica non cita nin unha vez ao de VeriFactu—, senón porque VeriFactu se aplica a calquera sistema co que se expidan facturas, «sean electrónicas o no»: o programa co que emitas facturas electrónicas terá que ser, ademais, un sistema conforme. Hoxe son dúas obrigas separadas.

As sancións, con cifras

Están no artigo 201 bis da Lei Xeral Tributaria, que engadiu a Lei antifraude. Son das máis altas do ordenamento tributario, e por iso convén lelas amodo.

Fíxate no reparto: a multa do usuario é por ter un programa que non cumpre, non por defraudar. Por iso a pregunta importante non é que fas ti, senón con que facturas.

E un detalle que convén saber se cambias de programa: segundo o criterio da propia Axencia Tributaria, unha vez chegada a data, abonda con conservar un sistema non adaptado que siga podendo emitir facturas —aínda que non o uses— para incorrer na infracción. A AEAT si admite gardar o programa vello unicamente como arquivo, para consultar o histórico, sempre que se poida acreditar que xa non se pode facturar con el. Ao migrar, polo tanto, hai que deixalo inutilizado para emitir, non simplemente deixar de abrilo.

Convén engadir un matiz honesto: o artigo 201 bis fala literalmente de sistemas «no certificados debiendo estarlo», mentres que o regulamento articula o cumprimento mediante declaración responsable e non mediante certificación. A Axencia Tributaria aplica esta sanción a estes supostos nas súas preguntas frecuentes, e así é como hai que lelo.

Como o fai Cairos

Cairos opera en modo VERI*FACTU: cada factura xera o seu rexistro de facturación e remítese á Axencia Tributaria. Na práctica, para ti significa que emites a factura como sempre e non hai ningún paso novo.

• Rexistro de alta por cada factura e de anulación cando se anula. Ningunha factura se borra.
• Pegada SHA-256 encadeada coa do rexistro anterior.
• Código QR e a lenda obrigatoria no PDF.
• Numeración correlativa por serie, sen ocos.
• Rectificativas como manda o regulamento de facturación, en vez de borrar e volver emitir.
• Declaración responsable dentro do programa.
• En todos os plans, incluído o gratuíto.

E unha cousa máis, que non é un requisito legal pero importa: os teus rexistros pódense exportar. Cumprir coa norma non debería atarte a un provedor.