O IVE que non apuntas é diñeiro que regalas
Cada factura de provedor que queda nun caixón é IVE soportado que non deduces e gasto que non che resta. Aquí apúntase nun minuto, co PDF pegado detrás, e o trimestre sae con ese diñeiro dentro.
Que se garda de cada gasto
Un gasto non é só un importe. É un provedor, un tipo, unha retención, un anexo e, ás veces, unha referencia catastral. Se falta algún, falla un modelo.
O documento, pegado detrás
Arrastras o PDF ou a foto e queda gardada co gasto, con vista previa no mesmo popup en que o estás a apuntar. Cando dentro de tres anos alguén pregunte por esa factura, está aí.
IVE soportado que si se deduce
Base, tipo e cota van ao libro rexistro de facturas recibidas e de aí ao 303 e ao 390. Se tes actividade exenta, a prorrata aplícase e a pantalla amosa canto IVE queda fóra en vez de escondelo nun total.
Retención de IRPF a profesionais
A porcentaxe de retención gárdase no propio gasto e de aí sae o modelo 111 do trimestre e o 190 do ano. Sen ese campo, as retencións que practicas hai que reconstruílas a man factura por factura.
Alugueiros, coa súa referencia catastral
O gasto de alugueiro garda a referencia catastral do inmoble, que é un dato que esixe o modelo 180 e que non se pode deducir de nada. Normalízase ao tecleala, para que o mesmo local non se declare dúas veces por un espazo de máis.
Os fixos, apuntados unha vez
Alugueiro, xestoría, seguros, software e subministracións defínense como gastos recorrentes coa súa cadencia. Se están domiciliados xéranse xa marcados como pagados, e sabes o seu custo mensual equivalente aínda que se paguen por anos.
Pedidos de compra a provedor
Cando compras mercadoría, o pedido admite recepción parcial: o que chega move stock e o que falta queda pendente. Ao recibir a factura, o pedido convértese en gasto sen volver teclear as liñas.
Captura do ERP: Que se garda de cada gasto
Os catro buracos clásicos do gasto
Ningún destes se nota o día que pasa. Nótanse todos xuntos, en xaneiro, cando xa non hai forma de arranxalos.
- A factura do provedor que chegou por correo e ninguén apuntou: o IVE desa factura non se deduce.
- O gasto sen provedor asignado, que despois non sae no 347 e descadra co que declara o outro.
- A retención practicada e non declarada, que é das poucas cousas que ademais levan recarga.
- O gasto fixo que se esquece un mes e aparece como un pico raro ao mes seguinte.
- Categorías propias da túa empresa, para que non acabe todo en «Outros».
- Rexistro de actividade: quen apuntou cada gasto e cando o tocou por última vez.
Non hai lector automático de facturas, e dicímolo aquí
É a primeira pregunta que fai moita xente e merece unha resposta directa: Cairos aínda non extrae os datos dun PDF nin dunha foto. O documento gárdase, vese e búscase, pero o provedor, a base e o tipo tecléanse.
Tárdase menos do que parece —o popup está pensado para iso, co documento á vista mentres cubres—, pero se o teu problema é unha caixa de douscentos tickets ao mes, convén que o saibas antes de contratar e non despois. O escaneo de gastos está na folla de ruta como módulo á parte.
Catro cousas si se levan a maior parte do repetitivo mentres tanto:
- A caixa de correo de gastos. A túa empresa ten un enderezo de correo propio e inadiviñable: dislles aos teus provedores que manden aí a factura e a mensaxe chega co seu anexo gardado, agardando a que alguén o mire. Nada se contabiliza só: aceptalo é un clic dunha persoa, e ata entón non toca o IVE nin os libros nin ningún modelo.
- As regras de gasto. «Todo o de Endesa, a Subministracións». A regra mira o provedor, o concepto ou o importe, ti decides cal manda primeiro, e cada unha leva o seu contador de acertos para que se vexa a que non serve.
- As regras de conciliación bancaria, que ao recoñecer un concepto repetido no extracto poden crear o gasto directamente.
- Os gastos recorrentes, que se apuntan unha soa vez para sempre.
Provedores, o 347 e por que convén asignalos sempre
O modelo 347 declara as operacións cun mesmo terceiro que superan os 3.005,06 € ao ano. Calcúlase sumando o facturado e o gastado por contacto, así que un gasto sen provedor asignado sinxelamente non aparece, e o que aparece é un descadre co que ese provedor declara polo seu lado.
Por iso o provedor é o primeiro do formulario, e por iso o módulo de contactos comproba o díxito de control do NIF e detecta duplicados: o mesmo provedor apuntado dúas veces con dúas grafías queda por debaixo do limiar nas dúas fichas e non se declara ningunha.
O que xa vai no modelo 349 —as operacións intracomunitarias— exclúese do 347 automaticamente, que é outro dos sitios onde se duplican importes sen querer.
Quilometraxe, dietas e tickets sen factura
Non todo o que gastas vén cunha factura de provedor, e metelo todo polo mesmo sitio é o que descadra o libro de facturas recibidas.
A quilometraxe apúntase como o que é. Escribes os quilómetros, de onde a onde e a canto o quilómetro, e o importe sae só. O prezo por quilómetro conxélase no gasto, porque o importe exento fíxao unha norma que cambia —desde 2023 son 0,26 € por quilómetro— e un desprazamento de hai dous anos non se pode recalcular coa cifra de hoxe. As dietas van igual, coa súa categoría propia, e nin unha nin outra entran no libro de facturas recibidas: son gasto da empresa, non unha compra a un provedor.
O ticket do bar ou da ferraxaría tampouco é unha factura, pero se o comprado é material ten que entrar no almacén. Por iso un gasto pode levar liñas —que se comprou, canto e a como— e esas liñas moven stock. Cando hai liñas manda a súa suma; cando non as hai, manda o importe que teclees, que é como segue funcionando a factura da luz.
Quen autoriza cada gasto
Nun equipo chega un momento en que non todo o que pode apuntar un gasto debería poder dalo por bo. A aprobación de gastos pon ese paso: rexístrase, queda agardando o visto e prace de quen ti digas e só entón se dá por aprobado. Ollo co que non é: é un control interno, non fiscal. O gasto conta desde que se rexistra, non desde que alguén o asina.
O que este módulo aínda non fai
- Ler o documento por ti (OCR). É o único grande que falta aquí, e está contado arriba.
- Dicirche se un gasto é deducible. Iso depende da túa actividade e da súa afectación, e é unha decisión túa e da túa asesoría.
Próbao cos teus propios datos
Plan gratuíto ata 30 documentos ao ano, sen tarxeta.
Preguntas frecuentes
Apunta o gasto o día que chega
É un minuto agora ou unha tarde en xaneiro, e en xaneiro ademais xa non se pode deducir.
Sen permanencia · VeriFactu incluído · Soporte nativo en castelán, catalán, galego, éuscaro e inglés