O que tes na carteira, ponderado e non soñado
Sumar todos os orzamentos abertos e chamarlle a iso «previsión» é a forma máis rápida de enganarse. Aquí cada oportunidade leva a súa probabilidade e o funil diche canto vale de verdade o que tes en marcha.
Que fai o funil
Un CRM serve para dúas cousas: non perder de vista a ninguén e saber que vai entrar. Isto fai as dúas, e non pretende facer unha terceira.
Seis etapas, de contacto inicial a pechada
Contacto inicial, cualificado, proposta enviada, negociación, gañada e perdida. As tarxetas arrástranse dunha columna a outra, e cada columna suma o que ten dentro.
A probabilidade proponse soa
Ao mover unha oportunidade a «proposta enviada» ponse un 50 %, e a «negociación», un 75 %. Son puntos de partida, non dogma: se ti sabes que ese cliente está ao 90 %, escríbelo e o programa deixa de tocalo.
Valor ponderado á vista
Importe por probabilidade, sumado só sobre as etapas abertas. É a única cifra da pantalla que serve para decidir se contratas a alguén o mes que vén.
Enganchado aos teus contactos
Cada oportunidade apunta a un contacto da túa axenda, así que desde a súa ficha ves o que xa che comprou, o que che debe e o que está en marcha, sen duplicar a base de clientes en dous sitios.
De onde veñen e por que se perden
Cada oportunidade garda a súa orixe —recomendación, web, redes, chamada fría, feira, cliente existente— e, se se perde, o motivo. Co tempo iso vale máis ca o propio funil.
Data prevista de peche
Cada oportunidade leva a data na que esperas pechala e un responsable. É o que separa unha carteira viva dunha lista de contactos que ninguén volveu mirar.
Captura do ERP: Que fai o funil
Un CRM pegado á facturación
A maioría das pemes non necesitan un CRM máis potente. Necesitan un que saiba o que o cliente xa pagou.
- O contacto é o mesmo no CRM, no orzamento, na factura e en cobros: non hai que sincronizar nada.
- Desde a ficha do cliente ves o seu saldo pendente, o seu atraso medio de pagamento e o seu límite de crédito antes de negociar.
- Unha oportunidade gañada convértese nun orzamento sen saír do programa.
- O buscador global atopa a oportunidade igual que atopa unha factura ou un produto.
- O rexistro de actividade deixa constancia de quen cambiou de etapa e cando.
- Apágase desde a páxina de módulos se non o usas: non ocupa sitio no menú.
Por que o valor ponderado e non o total
Se tes cen mil euros en orzamentos abertos, non tes cen mil euros. Tes unha carteira con probabilidades distintas: o que está en negociación pesa moito máis ca o que acabas de mandar en frío.
O valor ponderado multiplica cada oportunidade pola súa probabilidade e suma só as etapas abertas —o gañado xa non é previsión, é facturación, e o perdido non conta—. É unha cifra máis pequena e bastante máis útil: é a que se parece ao que vai entrar.
As probabilidades por etapa son un punto de partida razoable, non unha verdade revelada. A forma de usar isto ben é axustalas a man nas oportunidades que coñeces de verdade e deixar que o resto se comporte pola súa fase.
Como se usa nunha semana normal
Un CRM abandónase cando pide máis do que devolve. Con este, o traballo real son tres momentos e ningún pasa de dez minutos.
Cando entra algo. Unha chamada, un correo, alguén que te recomenda. Créase a oportunidade con catro datos —contacto, título, importe aproximado e de onde vén— e queda en contacto inicial. O importante aquí é a orixe: dentro dun ano, saber que a metade do que gañas vén de recomendacións cambia onde investes.
O venres. Arrástranse as tarxetas que se moveron e péchanse as que xa están decididas. Unha oportunidade perdida márcase como perdida co seu motivo, non se borra: o motivo é o que che di se perdes por prezo, por prazo ou por non chegar a tempo.
A fin de mes. Mírase o valor ponderado e compárase co que necesitas facturar. Se a cifra non chega, o problema non é deste mes: é que hai seis semanas non entraron oportunidades abondas, e aínda estás a tempo de facer algo.
O que afunde un funil é deixar tarxetas paradas. Unha oportunidade que leva dous meses en «proposta enviada» non está ao 50 %: está perdida e ninguén o escribiu, e mentres tanto está a inflar a previsión.
A axenda e as campañas: o que converte un funil nun CRM
Un funil di canto vale o que hai enriba da mesa. Non di que hai que facer mañá, nin a quen hai que chamar, nin que leva tres semanas sen contestar. Iso son tarefas con data, e sen elas unha oportunidade arrefría sen que ninguén se decate.
A axenda lévaas por días naturais e non por hora: unha tarefa «para hoxe» éo todo o día, non ata o minuto en que se creou. Soa a detalle e é o que fai que alguén se fíe do contador de vencidas en vez de aprender a ignoralo.
Que se converte e por onde entra
O informe do CRM cruza dúas contas: a previsión de peche por mes e a conversión. O perdido non suma na previsión —é diñeiro que xa non está, e sumalo fai que a previsión medre xusto cando o funil se baleira— e o gañado tampouco, porque iso xa é facturación e contalo aquí duplicaríao. O que non ten data de peche cóntase á parte en vez de repartirse «polo mes actual», que é inventar un dato.
Campañas de correo, co consentimento diante
Pódense preparar campañas a unha lista de contactos, e a regra que manda sobre todo o demais é que sen consentimento non se manda. Non é unha preferencia que se poida desmarcar nunha pantalla: o artigo 21 da LSSI esixe consentimento previo para as comunicacións comerciais por correo e o RXPD esixe poder demostrar cando se deu, así que o filtro vive no único sitio polo que pasan todos os enderezos, e pasa dúas veces: ao preparar e ao enviar. Quen queda fóra, e por que, vese antes de mandar nada.
Coa mesma advertencia de sempre: mentres non estea conectado o provedor de envío, o correo prepárase e queda na bandexa de saída.
O que este CRM non é
É deliberadamente pequeno. Se vés dun CRM grande, isto é o que vas botar en falta:
- As seis etapas son fixas, e as probabilidades que propón cada unha tamén. Axústase a de cada oportunidade, non o funil.
- Correo entrante dentro da oportunidade. O que sae queda enganchado ao contacto; a resposta do cliente lese no teu correo de sempre.
- Bandexa e avisos por comercial. Cada oportunidade garda o seu responsable e o rexistro de actividade di quen a moveu, pero non hai unha bandexa propia por persoa.
O que si é: o sitio onde ves dunha ollada que hai en marcha, canto vale e a quen hai que chamar esta semana, sen pagar unha segunda subscrición nin manter dúas listas de clientes.
Próbao cos teus propios datos
Plan gratuíto ata 30 documentos ao ano, sen tarxeta.
Preguntas frecuentes
Mira a carteira cos pés no chan
Importe por probabilidade, sobre o que segue aberto. Nada máis e nada menos.
Sen permanencia · VeriFactu incluído · Soporte nativo en castelán, catalán, galego, éuscaro e inglés