O programa de xestión para asociacións

A Lei 49/2002: que cambia e quen se pode acoller

É a pregunta que máis se repite en calquera asociación que comeza a recibir donativos, e vén cunha confusión de base: non todas as entidades sen ánimo de lucro se poden acoller. Unha asociación só entra se está declarada de utilidade pública; unha fundación inscrita, en cambio, entra por selo.

O réxime non se aplica só: hai que optar por el comunicándoo co modelo 036, e a opción surte efecto no período impositivo que remate despois de presentala. Ademais hai que cumprir a lista de requisitos do artigo 3 —destinar polo menos o 70 % das rendas e ingresos aos fins, no prazo que vai do inicio do exercicio en que se obteñen aos catro anos seguintes ao seu peche; cargos gratuítos; render contas— e compróbanse cada ano, non unha soa vez.

A cambio cambian dúas cousas importantes. A primeira, que a entidade tributa ao 10 % polo que non estea exento, en vez de ao tipo xeral. A segunda, e a que de verdade move diñeiro, é o que deduce quen che doa.

O que deduce o teu doador

Un doador persoa física deduce o 80 % dos primeiros 250 € que doa no ano, e o 40 % do resto. Unha empresa deduce o 40 %. As dúas porcentaxes soben —ao 45 % e ao 50 %— cando a doazón é recorrente, e aí está o detalle que case ninguén leva ben.

Recorrente non é «leva dous anos dando». O artigo 19.1 da Lei 49/2002 pide tres cousas á vez: que houbese donativos á túa entidade nos dous exercicios anteriores, que o deste ano sexa igual ou maior que o do anterior, e que o do anterior sexa igual ou maior que o de hai dous. A condición que máis se esquece é a terceira: quen baixou o seu donativo hai dous anos e subiuno o pasado non é recorrente, aínda que este ano dese máis que nunca.

Cairos non o pregunta: calcúlao. Suma os totais por ano de cada doador —identificándoo polo seu NIF, que é o que sobrevive a un cambio de nome na ficha— e recalcula a recorrencia cada vez que se apunta ou se borra un donativo, porque un apuntamento de hai dous anos pode cambiar a porcentaxe deste.

Traducido ao que importa: os primeiros 250 € que che doa un particular cústanlle realmente 50 €. É o mellor argumento que ten unha asociación para pedir, e moi poucas o usan porque non o teñen calculado. Cairos ponno no propio certificado, xunto co aviso de que a dedución ten o seu tope na renda do doador —o 10 % da base liquidable no IRPF— para non lle prometer unha devolución que a súa declaración non lle vai dar.

E o certificado é anual, non por donativo: quen dá 20 € ao mes recibe un papel cos 240 € do ano, igual que sae no 182. Doce certificados serían correctos e inútiles, e por riba convidarían a deducir doce veces o primeiro tramo.

As cotas: o problema real de tesouraría

Unha asociación con douscentos socios e unha cota de 30 € ao ano move 6.000 €, e pasa medio ano perseguindo transferencias de trinta euros. A domiciliación bancaria resólveo, pero esixe tres cousas que un Excel non dá: un mandato asinado por cada socio, un ficheiro SEPA en formato pain.008 que acepte o banco, e levar a conta das devolucións.

Cairos xera a remesa cos recibos do período e produce o ficheiro para o banco. Con dous detalles que se pagan caros se o programa non os coida: os primeiros cobros e os recorrentes van en bloques separados dentro do mesmo ficheiro —o tipo de secuencia declárase por bloque, non por recibo, e mesturalos fai que o banco devolva a remesa enteira— e a validación non contesta «non se pode remesar», senón «ao socio n.º 14 fáltalle a data de sinatura do mandato». O primeiro non serve de nada; o segundo arránxase nun minuto.

E cando o banco devolve impagados, súbese o seu ficheiro —o pain.002 en XML ou o CSV que descarga a banca electrónica— e cada recibo queda no seu estado, casado polo identificador de punta a punta e non por importe e nome, que é xusto como un se equivoca. O motivo tradúcese, porque «AC04» non lle di nada a ninguén e del depende que hai que facer: un rexeitamento do debedor reclámase, pero un MD01 —«non hai mandato válido»— obriga a que o socio volva asinar antes de volverlle cobrar.

O socio que leva dúas cotas devoltas aparece marcado antes da asemblea, non despois. E unha cota cobrada por transferencia, ou importada doutro programa, tamén se pode marcar como devolta a man: non fai falta que viñese dunha remesa.

As cotas, ademais, non son facturas, e en Cairos viven na súa propia táboa. Os servizos que unha asociación lles presta aos seus socios están exentos de IVE, así que emitilas como factura metería no libro de IVE algo que non vai aí e descadraría o 303 e o 390. O que sae é un recibo, e os recibos de todo un período xéranse dunha vez: douscentos socios non se teclean un a un cada trimestre.

O carné de socio, co seu QR

Un socio chega a un acto con desconto e hai que decidir na porta se lle corresponde. A lista impresa queda vella o mesmo día en que se imprime, e o carné de plástico de hai cinco anos non di se esa persoa segue de alta.

En Cairos cada socio ten o seu carné, cun código QR propio. Ao escanealo coa cámara de calquera móbil ábrese unha páxina que di se o carné vale nese momento —coa data e a hora da comprobación escritas e en grande— e ensina o nome, o número de socio, a categoría, canto tempo leva séndoo, a súa foto se a hai e o logotipo da entidade. Non fai falta instalar nada nin ter conta: nin o socio, nin quen está na porta. Esa páxina non se garda en ningunha caché, a propósito: un carné «válido» de onte non vale hoxe.

O que non ensina é igual de importante: nin o NIF, nin o correo, nin o teléfono, nin o IBAN, nin a cota, nin se debe algo. Un carné identifica; non reparte a ficha de ninguén. E o enderezo que leva o QR non é «entidade máis número de socio», senón un código aleatorio distinto para cada persoa: co primeiro, calquera que vise un carné podería percorrer o libro enteiro cambiando o número e levar os nomes de todos.

Cando non vale, a páxina di por que nunha frase, e distingue casos que na porta non son o mesmo: quen está de baixa, quen ten unha alta con data futura e quen segue sendo socio pero co carné caducado, que é o máis leve e arránxase renovando o anaco de plástico. Se a baixa está acordada para máis adiante, o carné vale ata ese día e aínda así avísase: non se lle vende o abono da tempada que vén a quen xa dixo que marcha.

Suspender non é eliminar

É a diferenza que máis se usa. A quen se atrasa coas cotas suspéndeselle o carné: segue sendo seu, ábrese, vese enteiro e di que non vale. Cando paga, lévantase a suspensión e o carné que leva na carteira volve servir sen reimprimir nada, porque o código do QR impreso non cambiou. O motivo da suspensión veo a entidade e non quen escanea: á persoa da porta abóndalle con que non vale, e o porqué é cousa de dous.

Eliminar o carné é outra cousa e é o que se fai cun perdido: o código deixa de abrir, o QR impreso deixa de servir e hai que emitir outro. O socio non vai a ningunha parte —segue no libro, cos seus recibos e a súa antigüidade—, e o carné dos demais non se toca.

Impreso, no móbil ou no torno

O carné imprímese en tamaño de tarxeta bancaria —85,6 × 54 mm, oito por folla A4, coa súa liña de corte— ou mándaselle ao socio por mensaxe: ábreo no teléfono e xa o leva enriba. Hai seis deseños para elixir, do branco sobrio dun colexio profesional á cor a sangue dun club, e a cor é a da entidade, non a nosa: ponse nun axuste propio do carné e non se herda do que teñas nas facturas, porque ninguén debería repartir carnés da cor do seu provedor de programas.

Cada entidade ten ademais un código público curto, do tipo A7K3-M9PZ, pensado para ditarse por teléfono: non leva is, eles, oes, ceros nin uns, que son os caracteres que se confunden ao lelos.

E se hai un torno, unha aplicación de entradas ou a caixa do bar, pode preguntar pola API: co código do QR, ou co número de socio de quen vén sen carné, a resposta é un si ou un non co seu motivo. A API vai co plan Jade.

Xustificar unha subvención sen suar

O que afunde unha xustificación non adoita ser o gasto: é non poder demostrar que gasto concreto se pagou con que subvención, sobre todo cando hai tres axudas abertas á vez e un mesmo alugueiro se reparte entre elas.

En Cairos cada subvención é un expediente co seu importe concedido, os seus tramos de cobro e o seu prazo de xustificación, e cada gasto impútase a unha delas e só a unha, que é o que impide que a mesma factura acabe xustificando dúas axudas. En calquera momento vese canto queda por xustificar e cantos días faltan. É a diferenza entre xustificar e devolver, e está contado enteiro en xustificar subvencións.

As axudas que dá a asociación non son compras

Cando unha entidade lle entrega 400 € a unha familia ou lle dá un lote de alimentos, non está a comprar nada: está a facer aquilo para o que existe. E porén, en case calquera programa de xestión iso só se pode apuntar como un gasto máis, co que a conta de resultados ensina como «compras» xusto a liña que mira quen le esas contas: o socio na asemblea, o organismo que financiou o programa e o rexistro de utilidade pública.

O plan contable das entidades sen fins lucrativos ten contas propias para isto —axudas monetarias, axudas en especie e o concedido e aínda non entregado— que no plan xeral sinxelamente non existen. Cairos leva cada axuda co seu beneficiario, a súa data e o seu importe, e mándaa á conta que lle toca segundo o plan que use a entidade. Se non leva o de entidades sen fins lucrativos, non se forza: mándase a unha conta xenérica honrada, porque no plan normal eses números significan outra cousa e o asento cadraría igual sen que ninguén o detectase nunca.

O voluntariado e o seguro que case ninguén contrata ben

A Lei 45/2015 pide dúas cousas por escrito con cada persoa voluntaria: o acordo de incorporación e un seguro. O acordo asínase unha vez e queda asinado; a póliza caduca todos os anos, e é xusto o papel que pasa sen que ninguén se dea conta. Cairos leva cada voluntario co seu acordo, a súa aseguradora, o seu número de póliza e o seu vencemento, e avisa un mes antes.

O erro de fondo é outro e é máis grave: contratar só responsabilidade civil. A responsabilidade civil protexe a entidade fronte ao que un voluntario lle faga a un terceiro. A que a lei esixe sempre é a de accidente e enfermidade derivados da acción voluntaria, que protexe o voluntario. Son coberturas distintas e unha non vale pola outra. Cairos dío ao pedir a póliza, pero non pode comprobar que cobre a túa: iso telo que mirar coa túa correduría.

As horas de voluntariado tamén se apuntan, e pódense valorar a un prezo por hora. Dúas advertencias que van co número: o criterio de valoración fíxao cada convocatoria —moitas piden o custo dun traballador equivalente—, e esa valoración non é un gasto contable. O voluntariado é gratuíto: non hai saída de diñeiro, non entra no libro diario e non toca o excedente do exercicio. Serve para a memoria e para xustificar achega propia onde a convocatoria o admita.

A xunta, a acta e a maioría que se conta mal

O libro de actas non é un caderno de lembranzas: é o que acredita quen pode asinar en nome da asociación, e o primeiro que pide unha administración antes de concederche nada. En Cairos lévanse as reunións da asemblea e da xunta directiva cos seus asistentes, os seus acordos e a súa acta, e a composición do órgano co cargo e as datas de cada persoa.

O que o programa comproba é o que despois hai que soster diante dun rexistro ou dun banco: se a reunión estaba validamente constituída co quórum que piden os teus estatutos, e se o acordo saíu coa maioría que facía falta. E aí está o erro máis repetido das actas españolas: na maioría simple as abstencións non contan, porque o que a lei esixe é que os votos afirmativos superen os negativos. A maioría cualificada é outra conta —os afirmativos teñen que superar a metade dos presentes e representados— e esíxea a lei para disolver, modificar estatutos, dispoñer de bens ou remunerar a xunta.

Os limiares son configurables, e con motivo: a Lei Orgánica 1/2002 fixa moi pouco —o libro de actas e as maiorías— e o quórum, o mandato dos cargos e a composición do órgano fíxanos os teus estatutos, que mandan sobre calquera valor por defecto. Os que trae o programa son os dos estatutos modelo que publican os propios rexistros, non unha invención nosa.

As contas anuais, e o que o programa non pode cubrir

Unha asociación non presenta «perdas e ganancias»: presenta balance, conta de resultados e memoria coa estrutura do Real decreto 1491/2011, e o seu resultado chámase excedente. Non é vocabulario: esa conta de resultados comeza polos ingresos da actividade propia —cotas, donativos, subvencións— e ten un apartado propio para as axudas concedidas que no plan normal non existe.

Cairos móntaas co que ten dentro, nas dúas columnas do modelo oficial —o exercicio e o anterior— e coas contas das que sae cada liña, para poder cadrala. E aquí vai a parte honrada: non son unhas contas para depositar tal cal. Son un borrador co que o programa sabe, para levalo ao modelo oficial do rexistro ou da xestoría. As liñas que o programa non leva —persoal, inmobilizado e a súa amortización, partes da memoria como as operacións con partes vinculadas ou os gastos de administración que a Lei 49/2002 limita— saen marcadas como «isto non o leva o ERP», non como cero euros. Un cero é unha afirmación; isto é unha ausencia, e confundilas nunhas contas que se levan a unha asemblea é exactamente o que non queremos.