Para quien lleva una entidad sin ánimo de lucro y no una empresa
Tu entidad no tiene clientes: tiene socios que pagan una cuota exenta de IVA, donantes que necesitan un certificado, beneficiarios a los que se les entrega algo y un organismo esperando la justificación de una subvención. Casi ningún programa de gestión tiene una pantalla para nada de eso. Cairos las tiene, y no las cobra como una gama aparte.
Este bloque está en beta, y lo decimos antes
Los módulos de asociaciones y fundaciones —socios, cuotas, donativos, órgano de gobierno, voluntariado, ayudas y cuentas anuales— son de lo más reciente del programa y siguen marcados como beta también dentro de la aplicación. Funcionan y hay entidades llevando su año entero con ellos, pero todavía les estamos dando forma con quien los usa y algún detalle puede cambiar de sitio. Tus datos no corren peligro: se guardan igual que los del resto y los exportas cuando quieras. Y el resto del programa, la facturación con VeriFactu incluida, no está en beta.
Cada forma jurídica tiene su página, porque no obligan a lo mismo
Los libros, los plazos y el trato fiscal cambian bastante de una a otra. En cada página está lo que exige la ley, qué paga y qué no paga, y qué modelos acabas presentando.
Asociación
Libro de socios, libro de actas, inventario de bienes y contabilidad de imagen fiel, por el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002. Y el Impuesto de Sociedades, que sorprende a casi todo el mundo.
Fundación
Patronato, Protectorado, plan de actuación antes de que empiece el ejercicio y la obligación de destinar el 70 % de las rentas a los fines.
Club deportivo
Cuotas exentas por carácter social conviviendo con el bar, el patrocinio y las entradas, que no lo están. Y con eso, prorrata de IVA.
Cooperativa
No es del todo tercer sector, pero comparte casi todo: capital por socio, dotaciones obligatorias antes de repartir y retorno por actividad.
Si eres una federación, un AMPA, una ONG o una entidad religiosa o vecinal, tu forma jurídica es casi siempre la de asociación: empieza por ahí. Y si estás antes de todo esto, en montar una asociación están los pasos.
Las ocho pantallas que te faltan en cualquier otro programa
Ninguna de éstas se vende suelta ni cuesta aparte: se encienden desde los ajustes cuando dices qué tipo de entidad eres, y los datos son los mismos que usa la facturación.
Libro de socios y cuotas
Altas, bajas y sus fechas, que es lo que dice quién tenía derecho a votar en una asamblea. Categorías —numerario, fundador, honorario, colaborador, juvenil—, cuota por mes, trimestre, semestre o año, y el honorario a cero, que es lo normal.
Remesas SEPA y devoluciones
Los recibos de todo el periodo salen de una vez, no de uno en uno. El fichero va al banco separando primeros cobros y recurrentes, y las devoluciones se importan del fichero del banco con su motivo en castellano.
Carnet de socio con QR
Se escanea en la puerta y contesta sí o no en el momento, con la hora. Seis diseños, tamaño de tarjeta bancaria, ocho por hoja A4 o al móvil. Y se suspende por impago sin quitárselo: cuando paga, el mismo carnet vuelve a valer.
Donativos y modelo 182
Donativos sueltos y donantes periódicos domiciliados. El certificado es anual y lleva la deducción que le toca a cada uno, con la recurrencia calculada sola: no se pregunta, se cuenta.
Ayudas a beneficiarios
Lo que la entidad entrega —dinero o especie— no es una compra. Va a las cuentas de ayudas del plan de entidades sin fines lucrativos, que en el plan general no existen, y no a la línea de compras.
Voluntariado con su seguro
Acuerdo de incorporación, póliza y vencimiento, con aviso un mes antes. Y el recordatorio de que la ley exige accidente y enfermedad: un seguro de responsabilidad civil a secas no cumple, porque cubre a la entidad y no al voluntario.
Subvenciones y su justificación
Cada ayuda con su importe, sus cobros por tramos y sus gastos imputados, cada uno a una sola ayuda. Y a la vista todo el año lo que falta por justificar y lo que saldría a devolver hoy.
Actas, actividades y cuentas
Asamblea y junta con su quórum y sus mayorías, actividades por fin estatutario con lo que costaron y a cuánta gente atendieron, y el borrador de las cuentas en la estructura del plan de ESFL.
Qué toca y cuándo, en una entidad no lucrativa
El calendario de una asociación no es el de una empresa: la mitad de las fechas no las recuerda ninguna carta de Hacienda, porque no son de Hacienda.
| Cuándo | Qué toca | Ante quién |
|---|---|---|
| Enero | El modelo 182 con los donativos cobrados el año anterior, y los certificados a los donantes. | Agencia Tributaria, y tus donantes |
| Enero y trimestres | El 111 si hay personal o profesionales con retención, el 115 si alquiláis local, y el 303 y el 390 si hay actividad sujeta a IVA. | Agencia Tributaria |
| Febrero | El 347, con las operaciones con un mismo tercero por encima de 3.005,06 €. | Agencia Tributaria |
| Los tres primeros meses | Formular las cuentas del ejercicio cerrado, con su memoria. En una fundación, el patronato tiene seis meses para aprobarlas. | Interno |
| Hasta junio | Aprobar las cuentas en asamblea, con su acta. Una entidad de utilidad pública, además, las presenta al registro dentro de los seis meses siguientes al cierre, con memoria de actividades. | Asamblea y registro |
| Diez días hábiles después | En una fundación, presentar las cuentas al Protectorado. Ése es el plazo real, y no los seis meses, que son sólo para aprobarlas. | Protectorado |
| Julio | El modelo 200, salvo que se cumplan las tres condiciones de exoneración a la vez. | Agencia Tributaria |
| Cuando lo diga la convocatoria | La justificación de cada subvención. Si no dice nada, tres meses desde que acaba el plazo para hacer la actividad. | El organismo que la concedió |
| Últimos tres meses del año | En una fundación, el plan de actuación del ejercicio siguiente. No es un trámite de enero. | Protectorado |
Cairos calcula estas fechas con tu ejercicio y marca cada obligación como en plazo, urgente, vencida o cumplida. Lo que no hace es presentarlas: eso se hace en cada sede electrónica con vuestro certificado.
El problema no es la contabilidad: es el relevo
Pregunta a cualquier tesorería de una asociación qué le preocupa y no dirá el IVA. Dirá que hace dos años cambió la junta y que la mitad de la información se fue con la anterior: el Excel de socios que llevaba una persona concreta, la carpeta de las subvenciones que estaba en su ordenador, el criterio con el que se decidía qué gasto era de qué proyecto.
Ése es el coste real de llevar una entidad con herramientas prestadas. No se paga en horas, se paga en discontinuidad: cada relevo empieza reconstruyendo lo que ya existía, y cada reconstrucción pierde algo. La subvención que se justificó tarde casi nunca se justificó tarde por vagancia; se justificó tarde porque nadie sabía dónde estaban las facturas.
Que la información esté en un sitio al que entra toda la junta, con permisos y con un registro de quién tocó qué, no es una función más de una lista: es lo único que hace que el relevo sea un cambio de personas y no un empezar de cero.
Rendís cuentas a cuatro sitios distintos, y sólo uno os escribe
Una empresa rinde cuentas a Hacienda y al Registro Mercantil. Una entidad no lucrativa, a más gente y por caminos que no avisan: a la asamblea o al patronato, que aprueba las cuentas; al registro de asociaciones o al Protectorado, si hay utilidad pública o es fundación; al organismo que concedió cada subvención, con su cuenta justificativa; y a la Agencia Tributaria, que es el único que manda cartas.
De ahí que las tres cosas que más se agradecen no sean pantallas bonitas, sino tres respuestas rápidas: cuánto llevo justificado de cada ayuda, qué parte del dinero ha ido a los fines, y cuándo vence la siguiente cosa. Las tres salen de lo mismo: imputar cada gasto a su actividad y a su subvención cuando ocurre, no en marzo.
Una cuota no es una factura, y meterla como tal descuadra el 303
Es el error de fondo de llevar una asociación con un programa de facturación normal. Los servicios que una entidad sin finalidad lucrativa presta a sus propios miembros están exentos de IVA por el artículo 20.Uno.12º de la Ley del IVA cuando se cumplen sus requisitos —y en un club deportivo, por el 20.Uno.13º—, así que emitir la cuota como factura mete en el libro registro de IVA algo que no va ahí, y eso sale por la otra punta: en el 303 y en el 390.
En Cairos las cuotas viven en su propia tabla y generan un recibo, no una factura. Y el que sí factura —el bar, el patrocinio, la venta de entradas, un curso abierto al público— factura como cualquier empresa, con su IVA y su serie, en el mismo programa. Convivir con lo exento y lo sujeto es exactamente lo que obliga a llevar prorrata, que es donde una hoja de cálculo se rompe.
Lo que Cairos no hace, dicho aquí y no en la letra pequeña
No presenta nada por ti: ni los modelos ante la Agencia Tributaria, ni las cuentas ante el registro o el Protectorado, ni la justificación ante el organismo que te dio la subvención. Las cuentas anuales que saca son un borrador en la estructura del plan de entidades sin fines lucrativos, con las líneas que el programa no lleva —personal, inmovilizado, amortizaciones y algunos apartados de la memoria— marcadas como ausentes y no como cero. No hay pasarela de cobro: el portal enseña la factura, no la cobra. No lleva nóminas. Y no gestiona licencias federativas jugador por jugador. Si algo de eso es lo que necesitas, mejor saberlo hoy que el primer mes de suscripción.
Pruébalo con los socios que ya tienes
Plan gratuito hasta 30 documentos al año, sin tarjeta y sin caducidad. Y si un día no te sirve, tus datos salen contigo.
Preguntas del tercer sector
Tu entidad no es una empresa pequeña
Es otra cosa, con otros libros, otra fiscalidad y otra gente cada dos años. El programa debería saberlo.
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