Cómo montar una asociación
Constituirla es sorprendentemente fácil: tres personas, un acta y unos estatutos. Lo que sorprende después son las obligaciones, empezando por una que casi nadie espera: una asociación es sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades.
Grupo pequeño reunido en un local de barrio, ambiente asociativo real
Los cuatro pasos para constituirla
- Tres personas como mínimo, físicas o jurídicas, con capacidad de obrar y con el acuerdo de constituirse.
- El acta fundacional: quiénes sois, la voluntad de constituir la asociación, los estatutos que aprobáis y quién forma el primer órgano de gobierno.
- Los estatutos, que son lo que de verdad hay que pensar. Ver abajo.
- La inscripción en el registro de asociaciones que corresponda: el autonómico si vais a actuar en una comunidad, el Registro Nacional si en varias.
La inscripción no crea la asociación —existe desde el acta— pero es la que le da publicidad frente a terceros y la que limita la responsabilidad de sus miembros. Sin inscribir, responden ellos.
Después, el NIF en Hacienda con el modelo 036, primero provisional y luego definitivo con la inscripción hecha.
Los estatutos: lo único que hay que pensar despacio
Se copian de una plantilla y ahí empieza la mitad de los problemas que llegan después. Cuatro puntos donde merece la pena parar:
- Los fines. Definen qué puede hacer la asociación y qué no, y también qué actividades serán su actividad propia a efectos fiscales. Ni tan estrechos que os aten, ni tan vagos que no digan nada.
- Las cuotas. Que estén previstas en los estatutos importa: la exención de IVA del artículo 20.Uno.12.º de la Ley del IVA exige que lo que cobráis a los socios no sea otra cosa que las cotizaciones fijadas en ellos.
- El órgano de gobierno. Cuántos cargos, cómo se eligen, cuánto duran. Y que los cargos sean gratuitos, si en algún momento queréis optar por el régimen fiscal especial.
- Qué pasa al disolverla. El destino del patrimonio restante. Si queréis la declaración de utilidad pública, tiene que ir a otra entidad sin ánimo de lucro.
Los cuatro deberes documentales que exige la ley
El artículo 14 de la Ley Orgánica del Derecho de Asociación es corto y claro. Toda asociación, tenga cinco socios o quinientos, tiene que:
- Disponer de una relación actualizada de asociados, con las altas y las bajas y sus fechas. No es un listado suelto: es lo que acredita quién tenía derecho a votar en una asamblea.
- Recoger en un libro de actas las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Es lo primero que pide una administración antes de concederos una subvención.
- Llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera, y también de las actividades realizadas. Un cuaderno de entradas y salidas no cumple eso.
- Efectuar un inventario de sus bienes. Es el que más se olvida, y el que se echa en falta el día que hay que justificar de dónde salió el material.
A los que se suma, si tenéis voluntarios, el seguro obligatorio de responsabilidad civil y accidentes que exige la Ley del Voluntariado.
Lo que nadie espera: el Impuesto de Sociedades
Es la sorpresa del primer año, y llega con retraso. Una asociación es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades aunque no tenga ánimo de lucro. Lo que hay es una exoneración de presentar el modelo, y exige tres condiciones a la vez:
| Condición | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Ingresos totales ≤ 75.000 € al año | Todo lo que entra: cuotas, donativos, subvenciones y ventas |
| Rentas no exentas ≤ 2.000 € | Ésta es la que tumba a casi todas: vender camisetas o tener barra en la fiesta anual llega a 2.000 € con facilidad |
| Todas esas rentas no exentas, con retención | Y los ingresos de una barra no llevan retención de nadie |
Si falla una sola, hay que presentar el modelo 200. Está desarrollado en la página de asociaciones.
Además, y según lo que hagáis: el 111 si tenéis personal o pagáis a profesionales, el 115 si alquiláis local, el 347 —que en una entidad sin ánimo de lucro alcanza también a las adquisiciones de bienes y servicios hechas al margen de cualquier actividad empresarial, no sólo a las de la actividad—, y el 182 si recibís donativos.
¿Y la declaración de utilidad pública?
No es automática ni rápida: se solicita, exige llevar al menos dos años en funcionamiento cumpliendo los fines, y trae consigo obligaciones añadidas de rendición de cuentas.
A cambio abre la puerta al régimen fiscal de la Ley 49/2002, que es lo que de verdad cambia las cosas: la entidad tributa al 10 % por lo no exento y, sobre todo, vuestros donantes se deducen el 80 % de los primeros 250 € y el 40 % del resto.
Traducido: los primeros 250 € que os done un particular le cuestan realmente 50 €. Es el mejor argumento que tiene una asociación para pedir, y hace falta la utilidad pública para poder usarlo.
Qué hacer bien desde el primer día
- Llevar el libro de socios de verdad, con fechas de alta y de baja. Es lo primero que se pierde cuando cambia la junta.
- Domiciliar las cuotas en vez de perseguir transferencias. Hace falta un mandato firmado por cada socio y un fichero SEPA para el banco: está en esta otra guía.
- Apuntar los donativos cuando entran, con el NIF del donante. En enero, reconstruirlo del extracto bancario es imposible.
- Imputar los gastos a su subvención desde el principio. Justificar no es difícil; reconstruir un año entero, sí.
- Y dejar la información en un sitio, no en el ordenador del tesorero. Una asociación cambia de junta cada dos o tres años.
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Preguntas frecuentes
Una asociación dura más que su junta directiva
Y lo que no esté en un sitio compartido se pierde en el primer relevo.
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