Cobrar cuotas por domiciliación
Es la diferencia entre cobrar el 95 % de las cuotas o el 60 %. Y exige tres cosas que un Excel no da: un mandato firmado, un fichero que el banco acepte y llevar la cuenta de las devoluciones.
El mandato: sin esto no hay domiciliación
El mandato es la autorización firmada por la persona para que cargues en su cuenta. No es una formalidad: es lo que te protege si alguien reclama el cargo, y sin él el cobro es indebido.
Tiene que recoger, como mínimo:
- Una referencia única del mandato, que después viaja en cada recibo.
- Quién cobra: tu nombre, tu dirección y tu identificador de acreedor.
- Quién paga: nombre, dirección e IBAN.
- Si es un cobro recurrente o único.
- Fecha y firma de la persona.
El identificador de acreedor
Es un código propio, distinto de tu NIF, que solicitas a tu banco. Sin él no puedes presentar remesas. Se pide una vez y sirve para siempre.
El mandato se conserva mientras dure la relación y, después, el tiempo necesario para poder acreditarlo. Un mandato que lleva 36 meses sin usarse caduca y el acreedor tiene que cancelarlo: si alguien deja de pagar tres años y vuelve, hay que firmar uno nuevo. Los 36 meses se cuentan desde el último adeudo presentado, aunque fuera rechazado o devuelto.
El fichero que acepta el banco
Los recibos no se mandan uno a uno: se agrupan en una remesa y se entrega un único fichero en formato XML pain.008, que es el estándar europeo de adeudos directos.
Dentro va la cabecera con tus datos y tu identificador de acreedor, y después un adeudo por cada recibo, con el IBAN, el importe, el concepto y la referencia del mandato.
Hay dos esquemas y conviene saber cuál usas:
| Esquema | Para quién | Plazo de devolución del deudor |
|---|---|---|
| CORE | El habitual. Vale para particulares y empresas | 8 semanas sin dar motivo, y 13 meses si el adeudo no estaba autorizado |
| B2B | Sólo si el deudor no es un consumidor, y los dos bancos tienen que estar adheridos: el esquema es voluntario y no todos lo ofrecen. Además el deudor confirma el mandato con su banco | No hay devolución sin motivo: el deudor no tiene ese derecho |
Para cuotas de socios el esquema es CORE, prácticamente siempre. Y ese plazo de ocho semanas es el que hay que tener en cuenta: un recibo cobrado en enero puede volver en marzo.
Cuándo hay que presentar la remesa
La remesa se entrega al banco con antelación a la fecha en que quieres que se cargue. El rulebook del European Payments Council fija el plazo entre bancos: el banco del deudor tiene que recibir el adeudo al menos un día hábil interbancario antes de la fecha de cobro —lo que se escribe D-1—, y desde noviembre de 2016 es igual para el primer recibo que para los recurrentes. Ojo, que ése es el plazo entre bancos: el tuyo te va a pedir la remesa antes, y cada uno pone su hora de corte. La regla práctica sigue siendo presentar con varios días hábiles de margen y preguntar la hora límite de tu entidad.
Y hay una obligación que se olvida: avisar al deudor antes del cargo. El mismo rulebook obliga a comunicar el importe y la fecha con al menos 14 días naturales de antelación, salvo que hayáis pactado otro plazo. Para cuotas periódicas del mismo importe basta con anunciarlo una vez, al principio, con el calendario de cargos.
No es sólo cumplir: un socio avisado no devuelve el recibo por sorpresa.
Las devoluciones: lo que de verdad da trabajo
Siempre hay. Y la clave no es evitarlas, es enterarse: el banco devuelve un fichero de impagados, y si nadie lo mira, el socio sigue apareciendo como al corriente durante meses.
Los motivos más habituales:
- Sin fondos. Se vuelve a intentar, y normalmente se resuelve.
- Cuenta cancelada o IBAN incorrecto. Hay que pedir el dato nuevo: reintentar no sirve de nada.
- Devuelto por el deudor dentro de las ocho semanas. Conviene llamar antes de volver a cargar.
- Sin mandato. Aquí no hay reintento posible: falta la autorización.
Lo que hay que tener montado es el circuito completo: importar el fichero de devoluciones, marcar cada recibo, y que el socio con dos impagos aparezca marcado antes de la asamblea, no después.
Cómo se lleva esto en Cairos
Los tres pasos, sin salir del programa:
- Cada socio tiene su mandato con su referencia, su IBAN y su fecha de firma.
- Se genera la remesa del periodo con sus recibos, y sale el fichero pain.008 listo para el banco, con el identificador de acreedor y los IBAN sin espacios.
- Cuando el banco devuelve impagados, se importa el fichero y cada recibo queda en su estado, con su motivo.
Y funciona igual para las cuotas de una asociación, las fichas de un club o las mensualidades de una academia: es el mismo mecanismo.
Deja de perseguir transferencias de treinta euros
El plan gratuito no pide tarjeta y no caduca.
Preguntas frecuentes
Cobrar bien es la mitad de llevar una entidad
Y la otra mitad es saber quién no ha pagado antes de que alguien lo pregunte en la asamblea.
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