Gestión y cobros para academias y centros de formación
La enseñanza está exenta de IVA, pero el material que vendes y la cafetería no. Y lo que de verdad ocupa el tiempo de una academia no es facturar: es cobrar ciento veinte mensualidades todos los meses y saber quién no ha pagado.
Qué tiene de particular facturar en academias y formación
Una academia se parece más a una asociación con cuotas que a una tienda, y por eso los programas de facturación normales se le quedan cortos.
La enseñanza está exenta
El artículo 20.Uno.9º exime la educación de la infancia y la juventud, la enseñanza escolar, universitaria y de idiomas y la formación y reciclaje profesional. Lo que decide no es tener un papel: según el criterio del Tribunal de Justicia de la Unión Europea que sigue la Dirección General de Tributos, la exención se aplica haya o no autorización administrativa, siempre que la materia esté incluida en algún plan de estudios del sistema educativo.
Ciento veinte recibos al mes
Es el trabajo real. Domiciliar las mensualidades con un fichero SEPA convierte una semana de perseguir transferencias en cinco minutos, y las devoluciones se apuntan solas al volver del banco.
Pero no todo está exento
La propia ley deja fuera toda entrega de bienes a título oneroso: el libro y el material que vendes llevan IVA aunque los uses en clase. Fuera quedan también la cafetería, el alquiler de aulas a terceros, las autoescuelas en los permisos A y B y los cursos a distancia en los que pesa más el material que la instrucción. Y en cuanto hay una parte sujeta, aparece la prorrata.
El curso no es el año fiscal
La academia vive de septiembre a junio y tributa de enero a diciembre. La matrícula de septiembre y las mensualidades de un curso caen a caballo de dos ejercicios, y eso hay que tenerlo ordenado.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
La academia no tiene un problema de clientes. Tiene un problema de cobros.
Foto real de academias y formación trabajando: el oficio, no una oficina genérica
Sin Cairos
- Las mensualidades se cobran por transferencia y hay que ir persiguiendo.
- Nadie sabe con certeza quién debe dos meses hasta que se mira la cuenta.
- Las devoluciones del banco se apuntan a mano, si se apuntan.
- Todo se factura exento, también lo que no lo está.
- Y el IVA de los gastos se deduce entero, sin prorrata.
Con Cairos
- Las mensualidades se domicilian y sale un fichero SEPA para el banco.
- Cada alumno tiene su estado de cobro, al día.
- Las devoluciones se importan del fichero del banco y marcan el recibo.
- Lo exento y lo sujeto van separados desde la ficha del servicio.
- La prorrata se calcula y se regulariza en el cuarto trimestre.
Qué lleva IVA en una academia
La exención de la enseñanza es amplia pero no cubre todo lo que se cobra en un centro. La frontera está en si lo que vendes es enseñanza o es otra cosa.
| Concepto | IVA | Por qué |
|---|---|---|
| Clases y mensualidades de enseñanza | Exento | Materia incluida en un plan de estudios del sistema educativo, impartida por una entidad cuyo objeto sea la enseñanza. |
| Clases particulares de materias del plan de estudios | Exento | Sólo si las da una persona física dada de alta en la sección segunda del IAE. Si hay que darse de alta en actividades empresariales, la exención se cae. |
| Matrícula del curso | Exento | Forma parte de la contraprestación de la enseñanza. |
| Curso que no está en ningún plan de estudios | 21 % | El de yoga, el de coaching o el taller monográfico no encajan en la exención por mucho que se llamen formación. |
| Venta de libros y material | 4 % o 21 % | Las entregas de bienes a título oneroso están expresamente fuera de la exención: los libros al 4 %, el material general al 21 %. |
| Cafetería y comedor | 10 % | Es hostelería. El comedor escolar prestado por el propio centro a sus alumnos sí queda amparado; el que presta una empresa de catering, no. |
| Alquiler de aulas a otra entidad | 21 % | Arrendamiento de local de negocio. |
| Actividades deportivas del propio centro | Exento | La ley excluye de la exención sólo las prestadas por empresas distintas de los centros docentes. |
| Formación bonificada por FUNDAE a empresas | Depende | Hay que mirar qué se factura exactamente y a quién. Consúltalo antes. |
El malentendido más caro del sector es creer que la exención depende de tener una autorización administrativa. No es así: lo que se mira es que la materia esté en un plan de estudios reglado y que la entidad tenga la enseñanza por objeto. Y lo que se cobra que no es enseñanza —material, cafetería, alquiler de aulas— nunca está exento, aunque lo cobre el mismo centro.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | Sólo por la parte sujeta, con la prorrata aplicada. |
| 390 | Enero | El resumen anual, con la prorrata definitiva. |
| 111 | Trimestral | Las retenciones del profesorado en plantilla y de los profesores autónomos. |
| 115 | Trimestral | La retención del alquiler del local. |
| 347 | Febrero | Proveedores de material y editoriales por encima de 3.005,06 €. |
Lo que vas a usar de verdad
Lo que resuelve el mes de una academia.
Alumnos y mensualidades
Cada alumno con su cuota, su periodicidad y su estado de cobro.
Domiciliación SEPA
Remesa con los recibos del mes, fichero para el banco y devoluciones importadas.
Exento y sujeto
La enseñanza por un lado, el material y la cafetería por otro, con su prorrata.
Cuentas del curso
Qué deja cada curso o cada grupo, aunque el curso caiga a caballo de dos años.
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Preguntas de academias y formación
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