El programa de facturación para gimnasios y centros deportivos
El club de fútbol de la esquina cobra su cuota sin IVA y tú cobras la tuya con el 21 % haciendo casi lo mismo. No es una injusticia ni un error: la exención deportiva es para entidades de carácter social, y una sociedad mercantil no lo es. Lo que sí compartís es el problema de verdad: cobrar ciento cincuenta recibos el día 1.
Qué tiene de particular facturar en gimnasios y centros deportivos
Un gimnasio no vive de facturar: vive de que el recibo del día 1 entre. Todo lo demás es consecuencia de eso.
Tu cuota lleva IVA; la del club, no
El artículo 20.Uno.13º exime los servicios deportivos prestados a personas físicas por entidades de carácter social. Un gimnasio constituido como sociedad mercantil no lo es, así que repercute el 21 % en todo: cuotas, matrículas, entrenamiento personal y clases dirigidas. A cambio, se deduce el 100 % del IVA soportado y no tiene prorrata.
Ciento cincuenta recibos el día 1
El trabajo real del mes no es emitir facturas: es que se cobren. Domiciliar las cuotas con un fichero SEPA convierte una semana de perseguir transferencias en cinco minutos, y las devoluciones se apuntan solas al volver del banco.
Las bajas y las devoluciones son el agujero
Un socio que se da de baja a mitad de mes, otro cuyo recibo vuelve devuelto y un tercero que cambia de banco. Sin llevar el estado de cada recibo, el gimnasio descubre la fuga cuando ya lleva tres meses cobrando de menos.
Quién es empleado y quién alquila la sala
Los entrenadores personales que traen a sus propios clientes no son lo mismo que los monitores de tu cuadro de clases. Si lo que hay es una cesión de espacio, eso es un arrendamiento que se factura al 21 %; si lo que hay es una relación laboral, va por otro camino. Es una decisión con consecuencias, no una etiqueta.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
El gimnasio no pierde socios el día que se van. Los pierde el día que su recibo vuelve devuelto y nadie lo mira.
Foto real de un gimnasio de barrio español a media mañana: sala de máquinas con dos o tres personas entrenando de espaldas y el mostrador de recepción al fondo. Luz natural, sin rostros reconocibles ni gimnasio de catálogo.
Sin Cairos
- Las cuotas se cobran por transferencia y hay que ir persiguiendo.
- Las devoluciones del banco se apuntan a mano, cuando se apuntan.
- Nadie sabe cuántos socios activos hay de verdad este mes.
- La baja a mitad de mes se resuelve a ojo y siempre a favor de quien reclama.
- El bar y la máquina de vending se facturan al mismo tipo que la cuota.
Con Cairos
- Las cuotas se domicilian y sale la remesa con el fichero para el banco.
- Las devoluciones se importan del fichero del banco y marcan cada recibo.
- El estado de cada socio está al día: al corriente, devuelto o de baja.
- La baja queda con su fecha y su prorrateo, decidido una vez y aplicado siempre.
- Cada línea lleva su tipo: la cuota al 21 %, la cafetería por su cuenta.
Qué IVA lleva cada cosa que cobra un gimnasio
En un gimnasio mercantil casi todo va al tipo general. Lo que cambia son las cosas que no son deporte: la cafetería, el producto y las entradas.
| Qué cobras | IVA | Por qué |
|---|---|---|
| Cuota mensual de un gimnasio constituido como sociedad | 21 % | La exención del art. 20.Uno.13º es para entidades de carácter social. Una sociedad mercantil no lo es. |
| La misma cuota cobrada por un club deportivo sin ánimo de lucro | Exenta | Mismo servicio, distinto quién lo presta. Es la mayor diferencia fiscal del sector. |
| Entrenamiento personal y clases dirigidas | 21 % | Servicio deportivo prestado por una empresa. |
| Matrícula o cuota de alta | 21 % | Forma parte de la contraprestación del servicio. |
| Alquiler de sala a un entrenador que trae a sus clientes | 21 % | Arrendamiento de local de negocio. |
| Cafetería o máquina de vending | 10 % o 21 % | Es hostelería o entrega de alimentos, y sigue sus propias reglas, no las del gimnasio. |
| Venta de ropa, material y suplementos | Según el producto | Entrega de bienes: cada referencia con su tipo en el catálogo. |
| Entradas a una competición de carácter aficionado | 10 % | Los espectáculos deportivos aficionados tienen tipo reducido; los profesionales, no. |
El sector convive con dos regímenes que no se parecen en nada. El gimnasio mercantil repercute IVA en todo y deduce todo el soportado, sin prorrata. El club sin ánimo de lucro tiene las cuotas exentas y, en cuanto abre el bar o vende patrocinio, entra en prorrata. Antes de copiar lo que hace el de al lado, mira cuál de los dos eres: está contado en detalle en la página de clubes deportivos.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | Con las cuotas al 21 % y la cafetería y el producto en sus propias bases. |
| 390 | Enero | El resumen del año, que en un gimnasio mercantil se cierra sin prorrata. |
| 111 | Trimestral | Monitores y recepción en plantilla, y los profesionales a los que retienes. |
| 115 | Trimestral | La retención del 19 % sobre el alquiler de la nave o del local. |
| 347 | Febrero | Proveedores de maquinaria y de bebida por encima de 3.005,06 €. |
| 130 o 200 | Trimestral o julio | Según seas autónomo o sociedad. |
Lo que vas a usar de verdad
Al darte de alta como gimnasio, Cairos enciende además el bloque de socios y cuotas —el mismo que usan los clubes—, porque el problema del sector es el cobro periódico y no la factura suelta.
Cuotas que se emiten solas
La cuota mensual definida una vez, emitida y enviada en su fecha con numeración correlativa.
Domiciliación y devoluciones
Remesa con los recibos del mes, fichero SEPA para el banco y devoluciones importadas al volver.
Estado de cada socio
Al corriente, devuelto o de baja, con su fecha. Sin listas paralelas en una hoja de cálculo.
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Preguntas de gimnasios y centros deportivos
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