Cobrar cotas por domiciliación

O mandato: sen isto non hai domiciliación

O mandato é a autorización asinada pola persoa para que cargues na súa conta. Non é unha formalidade: é o que te protexe se alguén reclama o cargo, e sen el o cobro é indebido.

Ten que recoller, como mínimo:

• Unha referencia única do mandato, que despois viaxa en cada recibo.
• Quen cobra: o teu nome, o teu enderezo e o teu identificador de acredor.
• Quen paga: nome, enderezo e IBAN.
• Se é un cobro recorrente ou único.
• Data e sinatura da persoa.

O mandato consérvase mentres dure a relación e, despois, o tempo necesario para poder acreditalo. Un mandato que leva 36 meses sen usarse caduca e o acredor ten que cancelalo: se alguén deixa de pagar tres anos e volve, hai que asinar un novo. Os 36 meses cóntanse desde o último cargo presentado, aínda que fose rexeitado ou devolto.

O ficheiro que acepta o banco

Os recibos non se mandan un a un: agrúpanse nunha remesa e entrégase un único ficheiro en formato XML pain.008, que é o estándar europeo de cargos directos.

Dentro vai a cabeceira cos teus datos e o teu identificador de acredor, e despois un cargo por cada recibo, co IBAN, o importe, o concepto e a referencia do mandato.

Hai dous esquemas e convén saber cal usas:

Para cotas de socios o esquema é CORE, practicamente sempre. E ese prazo de oito semanas é o que hai que ter en conta: un recibo cobrado en xaneiro pode volver en marzo.

Cando hai que presentar a remesa

A remesa entrégaselle ao banco con antelación á data en que queres que se cargue. O rulebook do European Payments Council fixa o prazo entre bancos: o banco do debedor ten que recibir o cargo polo menos un día hábil interbancario antes da data de cobro —o que se escribe D-1—, e desde novembro de 2016 é igual para o primeiro recibo ca para os recorrentes. Ollo, que ese é o prazo entre bancos: o teu vaiche pedir a remesa antes, e cada un pon a súa hora de corte. A regra práctica segue sendo presentar con varios días hábiles de marxe e preguntar a hora límite da túa entidade.

E hai unha obriga que se esquece: avisar o debedor antes do cargo. O mesmo rulebook obriga a comunicar o importe e a data con polo menos 14 días naturais de antelación, salvo que pactásedes outro prazo. Para cotas periódicas do mesmo importe abonda con anuncialo unha vez, ao principio, co calendario de cargos.

Non é só cumprir: un socio avisado non devolve o recibo por sorpresa.

As devolucións: o que de verdade dá traballo

Sempre as hai. E a clave non é evitalas, é decatarse: o banco devolve un ficheiro de impagados, e se ninguén o mira, o socio segue aparecendo como ao corrente durante meses.

Os motivos máis habituais:

• Sen fondos. Téntase de novo, e normalmente resólvese.
• Conta cancelada ou IBAN incorrecto. Hai que pedir o dato novo: reintentar non serve de nada.
• Devolto polo debedor dentro das oito semanas. Convén chamar antes de volver cargar.
• Sen mandato. Aquí non hai reintento posible: falta a autorización.

O que hai que ter montado é o circuíto completo: importar o ficheiro de devolucións, marcar cada recibo, e que o socio con dous impagamentos apareza marcado antes da asemblea, non despois.

Como se leva isto en Cairos

Os tres pasos, sen saír do programa:

1. Cada socio ten o seu mandato coa súa referencia, o seu IBAN e a súa data de sinatura.
2. Xérase a remesa do período cos seus recibos, e sae o ficheiro pain.008 listo para o banco, co identificador de acredor e os IBAN sen espazos.
3. Cando o banco devolve impagados, impórtase o ficheiro e cada recibo queda no seu estado, co seu motivo.

E funciona igual para as cotas dunha asociación, as fichas dun club ou as mensualidades dunha academia: é o mesmo mecanismo.