Factura electrónica obrigatoria: o que se sabe hoxe

Que obriga exactamente

A Lei 18/2022, a chamada «Crea e Crece», estableceu que todos os empresarios e profesionais deberán expedir, remitir e recibir facturas electrónicas nas súas relacións comerciais con outros empresarios e profesionais. E engadiu algo que se comenta menos e que vai dar máis traballo: emisor e destinatario terán que informar dos estados da factura.

Ollo ao ámbito, porque aquí se confunde moita xente: é unha obriga entre empresas e profesionais. As facturas a particulares quedan fóra.

O obxectivo declarado non é antifraude, senón contra a morosidade: se consta cando se acepta e cando se paga cada factura, pódense medir os períodos medios de pagamento de verdade.

O regulamento xa está publicado

Durante tres anos a lei estivo agardando polo seu desenvolvemento. Ese desenvolvemento chegou co Real decreto 238/2026, do 25 de marzo, que está en vigor desde o 20 de abril de 2026.

O que establece, en curto:

• Un sistema mixto. Conviven plataformas privadas de intercambio e unha solución pública xestionada pola Axencia Tributaria, que é gratuíta e funciona ademais como repositorio universal.
• Catro formatos admitidos, todos sobre o modelo semántico europeo: CII, UBL, EDIFACT e Facturae. As plataformas privadas teñen que saber transformar entre todos eles.
• Copia á solución pública. Quen non a use para emitir ten que remitirlle igualmente unha copia fiel de cada factura.
• Estados obrigatorios: a aceptación ou o rexeitamento comercial e a súa data, e o pagamento efectivo completo e a súa data. Cun prazo de catro días naturais, excluíndo sábados, domingos e festivos nacionais.
• Quedan fóra as facturas simplificadas —salvo as que levan NIF, domicilio e cota do destinatario—, os mercados regulados de electricidade e gas e as cámaras de compensación do sector aéreo.

Cando será obrigatorio: a resposta honesta

Os prazos, unha vez arrinque o reloxo, son estes:

Hai un proxecto desa orde que estivo en audiencia pública en abril de 2026 e que apuntaba a entrar en vigor o 1 de outubro de 2026. Pero un proxecto non é unha norma: mentres non se publique, calquera data concreta que leas —incluídos os «obrigatorio en 2027» que circulan— é unha previsión, non unha obriga.

Nós preferimos dicir «aínda non hai data» antes que dar unha que despois haxa que corrixir. Xa pasou dúas veces con VeriFactu.

Por que non é o mesmo ca VeriFactu

É a confusión máis estendida do mercado, e vén de que as dúas soan a «o das facturas e Facenda». Sepáranse así:

E unha cousa que as une, aínda que non sexa por remisión —o RD 238/2026 non menciona nin unha vez o regulamento de VeriFactu—: VeriFactu aplícase a calquera sistema co que se expidan facturas, sexan electrónicas ou non. É dicir, cumprir unha non exime da outra, e o sistema que emita facturas electrónicas terá que ser tamén un sistema conforme.

E a que xa existe desde hai anos: a factura á Administración

Esquécese en case todos os artigos, pero hai unha obriga de factura electrónica vixente desde xaneiro de 2015: a de facturar ás administracións públicas.

Afecta a sociedades anónimas e limitadas, a outras persoas xurídicas e a determinadas entidades, que teñen que presentar as súas facturas á Administración en formato Facturae a través do punto xeral de entrada correspondente —FACe no caso da Administración Xeral do Estado—.

As administracións poden excluír regulamentariamente as facturas de ata 5.000 €, pero é unha facultade de cada unha, non unha exención automática. Convén comprobalo co organismo ao que factures antes de dalo por feito.

Que fai Cairos con isto, e que non

Xera o XML Facturae 3.2.2 de calquera factura, co detalle de IVE, o IRPF no seu bloque de retencións, a recarga de equivalencia dentro do imposto que lle corresponde e a conta de cobro. E antes de xerar nada comproba o que o rexistro vai rexeitar: sobre todo os tres códigos DIR3 do organismo —oficina contable, órgano xestor e unidade tramitadora—, que non se poden deducir porque os dá o propio organismo. Se falta algún, dise na pantalla en vez de darche un ficheiro que che rexeitarán tres días despois.

E o que non fai, que é igual de importante: non asina o ficheiro. Fáltalle a sinatura electrónica XAdES, que é xusto o que FACe esixe. O XML serve para revisalo, para mandarllo á túa xestoría ou para subilo a un portal que asine pola súa conta, pero subilo tal cal ao rexistro devolve un rexeitamento. Tampouco hai envío automático: o ficheiro descárgase, non se remite desde Cairos.

Que convén facer agora

Pouco, e con calma. A obriga non é esixible aínda, e adiantarse a mercar unha plataforma «para cumprir» é exactamente o que hai que evitar mentres non haxa norma.

• Ter os NIF e os datos fiscais dos teus clientes ben. Soa obvio, pero unha factura estruturada non perdoa un NIF mal escrito nin un domicilio incompleto.
• Levar a conta de cando cobras cada factura. Esa información vai ser obrigatoria, e hoxe moita xente non a ten apuntada en ningún sitio.
• Emitir cun programa, non cun modelo. O salto de Word a un sistema é o traballo de verdade; unha vez dado, o formato é o de menos.
• Non mercar nada por medo ata que haxa data.

En Cairos xa levamos a data de cobro de cada factura e os datos fiscais completos de cada contacto, porque fan falta para outras cousas. Cando a obriga chegue, o traballo previo estará feito.