Cobrar quotes per domiciliació

El mandat: sense això no hi ha domiciliació

El mandat és l'autorització signada per la persona perquè carreguis al seu compte. No és una formalitat: és el que et protegeix si algú reclama el càrrec, i sense ell el cobrament és indegut.

Ha de recollir, com a mínim:

• Una referència única del mandat, que després viatja en cada rebut.
• Qui cobra: el teu nom, la teva adreça i el teu identificador de creditor.
• Qui paga: nom, adreça i IBAN.
• Si és un cobrament recurrent o únic.
• Data i signatura de la persona.

El mandat es conserva mentre duri la relació i, després, el temps necessari per poder acreditar-lo. Un mandat que fa 36 mesos que no es fa servir caduca i el creditor l'ha de cancel·lar: si algú deixa de pagar tres anys i torna, cal signar-ne un de nou. Els 36 mesos es compten des de l'últim càrrec presentat, encara que fos rebutjat o retornat.

El fitxer que accepta el banc

Els rebuts no s'envien un a un: s'agrupen en una remesa i es lliura un únic fitxer en format XML pain.008, que és l'estàndard europeu de càrrecs directes.

A dins hi va la capçalera amb les teves dades i el teu identificador de creditor, i després un càrrec per cada rebut, amb l'IBAN, l'import, el concepte i la referència del mandat.

Hi ha dos esquemes i convé saber quin fas servir:

Per a quotes de socis l'esquema és CORE, pràcticament sempre. I aquell termini de vuit setmanes és el que cal tenir en compte: un rebut cobrat al gener pot tornar al març.

Quan cal presentar la remesa

La remesa es lliura al banc amb antelació a la data en què vols que es carregui. El rulebook del European Payments Council fixa el termini entre bancs: el banc del deutor ha de rebre el càrrec almenys un dia hàbil interbancari abans de la data de cobrament —el que s'escriu D-1—, i des del novembre de 2016 és igual per al primer rebut que per als recurrents. Compte, que aquest és el termini entre bancs: el teu et demanarà la remesa abans, i cadascun posa la seva hora de tall. La regla pràctica continua sent presentar amb uns quants dies hàbils de marge i preguntar l'hora límit de la teva entitat.

I hi ha una obligació que s'oblida: avisar el deutor abans del càrrec. El mateix rulebook obliga a comunicar l'import i la data amb almenys 14 dies naturals d'antelació, tret que hàgiu pactat un altre termini. Per a quotes periòdiques del mateix import n'hi ha prou d'anunciar-ho una vegada, al principi, amb el calendari de càrrecs.

No és només complir: un soci avisat no retorna el rebut per sorpresa.

Les devolucions: el que de debò dona feina

Sempre n'hi ha. I la clau no és evitar-les, és assabentar-se'n: el banc retorna un fitxer d'impagats, i si ningú el mira, el soci continua apareixent com al corrent durant mesos.

Els motius més habituals:

• Sense fons. Es torna a intentar, i normalment es resol.
• Compte cancel·lat o IBAN incorrecte. Cal demanar la dada nova: reintentar no serveix de res.
• Retornat pel deutor dins de les vuit setmanes. Convé trucar abans de tornar a carregar.
• Sense mandat. Aquí no hi ha reintent possible: falta l'autorització.

El que cal tenir muntat és el circuit complet: importar el fitxer de devolucions, marcar cada rebut, i que el soci amb dos impagaments aparegui marcat abans de l'assemblea, no després.

Com es porta això a Cairos

Els tres passos, sense sortir del programa:

1. Cada soci té el seu mandat amb la seva referència, el seu IBAN i la seva data de signatura.
2. Es genera la remesa del període amb els seus rebuts, i surt el fitxer pain.008 a punt per al banc, amb l'identificador de creditor i els IBAN sense espais.
3. Quan el banc retorna impagats, s'importa el fitxer i cada rebut queda en el seu estat, amb el seu motiu.

I funciona igual per a les quotes d'una associació, les fitxes d'un club o les mensualitats d'una acadèmia: és el mateix mecanisme.