El programa de gestió per a associacions

La Llei 49/2002: què canvia i qui s'hi pot acollir

És la pregunta que més es repeteix en qualsevol associació que comença a rebre donatius, i ve amb una confusió de base: no totes les entitats sense ànim de lucre s'hi poden acollir. Una associació només hi entra si està declarada d'utilitat pública; una fundació inscrita, en canvi, hi entra pel fet de ser-ho.

El règim no s'aplica sol: cal optar-hi comunicant-ho amb el model 036, i l'opció té efecte en el període impositiu que acabi després de presentar-la. A més cal complir la llista de requisits de l'article 3 —destinar almenys el 70 % de les rendes i els ingressos als fins, en el termini que va de l'inici de l'exercici en què s'obtenen als quatre anys següents al seu tancament; càrrecs gratuïts; retre comptes— i es comproven cada any, no una sola vegada.

A canvi canvien dues coses importants. La primera, que l'entitat tributa al 10 % pel que no estigui exempt, en comptes del tipus general. La segona, i la que de debò mou diners, és el que es dedueix qui et dona.

El que es dedueix el teu donant

Un donant persona física dedueix el 80 % dels primers 250 € que dona l'any, i el 40 % de la resta. Una empresa dedueix el 40 %. Els dos percentatges pugen —al 45 % i al 50 %— quan la donació és recurrent, i aquí hi ha el detall que gairebé ningú no porta bé.

Recurrent no vol dir «fa dos anys que dona». L'article 19.1 de la Llei 49/2002 demana tres coses alhora: que hi hagués donatius a la teva entitat en els dos exercicis anteriors, que el d'enguany sigui igual o més gran que el de l'anterior, i que el de l'anterior sigui igual o més gran que el de fa dos anys. La condició que més s'oblida és la tercera: qui va abaixar el seu donatiu fa dos anys i el va apujar l'any passat no és recurrent, encara que enguany hagi donat més que mai.

Cairos no ho pregunta: ho calcula. Suma els totals per any de cada donant —identificant-lo pel seu NIF, que és el que sobreviu a un canvi de nom a la fitxa— i recalcula la recurrència cada vegada que s'apunta o s'esborra un donatiu, perquè un apunt de fa dos anys pot canviar el percentatge d'aquest.

Traduït al que importa: els primers 250 € que et dona un particular li costen realment 50 €. És el millor argument que té una associació per demanar, i molt poques el fan servir perquè no el tenen calculat. Cairos el posa al mateix certificat, juntament amb l'avís que la deducció té el seu topall en la renda del donant —el 10 % de la base liquidable a l'IRPF— per no prometre-li una devolució que la seva declaració no li donarà.

I el certificat és anual, no per donatiu: qui dona 20 € al mes rep un paper amb els 240 € de l'any, igual que surt al 182. Dotze certificats serien correctes i inútils, i a sobre convidarien a deduir dotze vegades el primer tram.

Les quotes: el problema real de tresoreria

Una associació amb dos-cents socis i una quota de 30 € l'any mou 6.000 €, i es passa mig any perseguint transferències de trenta euros. La domiciliació bancària ho resol, però exigeix tres coses que un Excel no dona: un mandat signat per cada soci, un fitxer SEPA en format pain.008 que accepti el banc, i portar el compte de les devolucions.

Cairos genera la remesa amb els rebuts del període i produeix el fitxer per al banc. Amb dos detalls que es paguen cars si el programa no els cuida: els primers cobraments i els recurrents van en blocs separats dins del mateix fitxer —el tipus de seqüència es declara per bloc, no per rebut, i barrejar-los fa que el banc retorni la remesa sencera— i la validació no contesta «no es pot remesar», sinó «al soci núm. 14 li falta la data de signatura del mandat». El primer no serveix de res; el segon s'arregla en un minut.

I quan el banc retorna impagats, se'n puja el fitxer —el pain.002 en XML o el CSV que descarrega la banca electrònica— i cada rebut queda en el seu estat, casat per l'identificador de punta a punta i no per import i nom, que és justament com un s'equivoca. El motiu es tradueix, perquè «AC04» no diu res a ningú i d'ell depèn què cal fer: un rebuig del deutor es reclama, però un MD01 —«no hi ha mandat vàlid»— obliga que el soci torni a signar abans de tornar-li a cobrar.

El soci que porta dues quotes retornades apareix marcat abans de l'assemblea, no després. I una quota cobrada per transferència, o importada d'un altre programa, també es pot marcar com a retornada a mà: no cal que vingués d'una remesa.

Les quotes, a més, no són factures, i a Cairos viuen a la seva pròpia taula. Els serveis que una associació presta als seus socis estan exempts d'IVA, així que emetre-les com a factura ficaria al llibre d'IVA una cosa que no hi va i desquadraria el 303 i el 390. El que surt és un rebut, i els rebuts de tot un període es generen de cop: dos-cents socis no es teclegen un a un cada trimestre.

El carnet de soci, amb el seu QR

Un soci arriba a un acte amb descompte i cal decidir a la porta si li correspon. La llista impresa es queda vella el mateix dia que s'imprimeix, i el carnet de plàstic de fa cinc anys no diu si aquella persona continua d'alta.

A Cairos cada soci té el seu carnet, amb un codi QR propi. En escanejar-lo amb la càmera de qualsevol mòbil s'obre una pàgina que diu si el carnet val en aquell moment —amb la data i l'hora de la comprovació escrites i en gran— i ensenya el nom, el número de soci, la categoria, quant de temps fa que ho és, la seva foto si n'hi ha i el logotip de l'entitat. No cal instal·lar res ni tenir compte: ni el soci, ni qui és a la porta. Aquella pàgina no es guarda en cap memòria cau, expressament: un carnet «vàlid» d'ahir no val avui.

El que no ensenya és igual d'important: ni el NIF, ni el correu, ni el telèfon, ni l'IBAN, ni la quota, ni si deu res. Un carnet identifica; no reparteix la fitxa de ningú. I l'adreça que porta el QR no és «entitat més número de soci», sinó un codi aleatori diferent per a cada persona: amb el primer, qualsevol que veiés un carnet podria recórrer el llibre sencer canviant el número i endur-se els noms de tothom.

Quan no val, la pàgina diu per què en una frase, i distingeix casos que a la porta no són el mateix: qui està de baixa, qui té una alta amb data futura i qui continua sent soci però amb el carnet caducat, que és el més lleu i s'arregla renovant el tros de plàstic. Si la baixa està acordada per més endavant, el carnet val fins aquell dia i tot i així s'avisa: no es ven l'abonament de la temporada vinent a qui ja ha dit que se'n va.

Suspendre no és eliminar

És la diferència que més es fa servir. A qui es retarda amb les quotes se li suspèn el carnet: continua sent seu, s'obre, es veu sencer i diu que no val. Quan paga, s'aixeca la suspensió i el carnet que porta a la cartera torna a servir sense reimprimir res, perquè el codi del QR imprès no ha canviat. El motiu de la suspensió el veu l'entitat i no qui escaneja: a la persona de la porta li n'hi ha prou amb que no val, i el perquè és cosa de dos.

Eliminar el carnet és una altra cosa i és el que es fa amb un de perdut: el codi deixa d'obrir, el QR imprès deixa de servir i cal emetre'n un altre. El soci no se'n va enlloc —continua al llibre, amb els seus rebuts i la seva antiguitat—, i el carnet dels altres no es toca.

Imprès, al mòbil o al torniquet

El carnet s'imprimeix en mida de targeta bancària —85,6 × 54 mm, vuit per full A4, amb la seva línia de tall— o s'envia al soci per missatge: l'obre al telèfon i ja el porta a sobre. Hi ha sis dissenys per triar, del blanc sobri d'un col·legi professional al color a sang d'un club, i el color és el de l'entitat, no el nostre: es posa en un ajust propi del carnet i no s'hereta del que tinguis a les factures, perquè ningú no hauria de repartir carnets del color del seu proveïdor de programes.

Cada entitat té a més un codi públic curt, del tipus A7K3-M9PZ, pensat per dictar-se per telèfon: no porta is, eles, os, zeros ni uns, que són els caràcters que es confonen en llegir-los.

I si hi ha un torniquet, una aplicació d'entrades o la caixa del bar, pot preguntar per l'API: amb el codi del QR, o amb el número de soci de qui ve sense carnet, la resposta és un sí o un no amb el seu motiu. L'API va amb el pla Jade.

Justificar una subvenció sense suar

El que enfonsa una justificació no sol ser la despesa: és no poder demostrar quina despesa concreta es va pagar amb quina subvenció, sobretot quan hi ha tres ajuts oberts alhora i un mateix lloguer es reparteix entre ells.

A Cairos cada subvenció és un expedient amb el seu import concedit, els seus trams de cobrament i el seu termini de justificació, i cada despesa s'imputa a una d'elles i només a una, que és el que impedeix que la mateixa factura acabi justificant dos ajuts. En qualsevol moment es veu quant queda per justificar i quants dies falten. És la diferència entre justificar i tornar, i està explicat sencer a justificar subvencions.

Els ajuts que dona l'associació no són compres

Quan una entitat lliura 400 € a una família o li dona un lot d'aliments, no està comprant res: està fent allò per al qual existeix. I tanmateix, en gairebé qualsevol programa de gestió això només es pot apuntar com una despesa més, de manera que el compte de resultats ensenya com a «compres» just la línia que mira qui llegeix aquests comptes: el soci a l'assemblea, l'organisme que va finançar el programa i el registre d'utilitat pública.

El pla comptable de les entitats sense fins lucratius té comptes propis per a això —ajuts monetaris, ajuts en espècie i el que està concedit i encara no lliurat— que en el pla general senzillament no existeixen. Cairos porta cada ajut amb el seu beneficiari, la seva data i el seu import, i l'envia al compte que li toca segons el pla que faci servir l'entitat. Si no porta el d'entitats sense fins lucratius, no es força: s'envia a un compte genèric honrat, perquè en el pla normal aquells números signifiquen una altra cosa i l'assentament quadraria igual sense que ningú no ho detectés mai.

El voluntariat i l'assegurança que gairebé ningú no contracta bé

La Llei 45/2015 demana dues coses per escrit amb cada persona voluntària: l'acord d'incorporació i una assegurança. L'acord se signa una vegada i es queda signat; la pòlissa caduca cada any, i és justament el paper que passa sense que ningú no se n'adoni. Cairos porta cada voluntari amb el seu acord, la seva asseguradora, el seu número de pòlissa i el seu venciment, i avisa un mes abans.

L'error de fons és un altre i és més greu: contractar només responsabilitat civil. La responsabilitat civil protegeix l'entitat davant del que un voluntari faci a un tercer. La que la llei exigeix sempre és la d'accident i malaltia derivats de l'acció voluntària, que protegeix el voluntari. Són cobertures diferents i una no val per l'altra. Cairos ho diu en demanar la pòlissa, però no pot comprovar què cobreix la teva: això ho has de mirar amb la teva corredoria.

Les hores de voluntariat també s'apunten, i es poden valorar a un preu per hora. Dos advertiments que van amb el número: el criteri de valoració el fixa cada convocatòria —moltes demanen el cost d'un treballador equivalent—, i aquella valoració no és una despesa comptable. El voluntariat és gratuït: no hi ha sortida de diners, no entra al llibre diari i no toca l'excedent de l'exercici. Serveix per a la memòria i per justificar aportació pròpia on la convocatòria ho admeti.

La junta, l'acta i la majoria que es compta malament

El llibre d'actes no és un quadern de records: és el que acredita qui pot signar en nom de l'associació, i el primer que demana una administració abans de concedir-te res. A Cairos es porten les reunions de l'assemblea i de la junta directiva amb els seus assistents, els seus acords i la seva acta, i la composició de l'òrgan amb el càrrec i les dates de cada persona.

El que el programa comprova és el que després cal sostenir davant d'un registre o d'un banc: si la reunió estava vàlidament constituïda amb el quòrum que demanen els teus estatuts, i si l'acord va sortir amb la majoria que calia. I aquí hi ha l'error més repetit de les actes espanyoles: en la majoria simple les abstencions no compten, perquè el que la llei exigeix és que els vots afirmatius superin els negatius. La majoria qualificada és un altre compte —els afirmatius han de superar la meitat dels presents i representats— i la llei l'exigeix per dissoldre, modificar estatuts, disposar de béns o remunerar la junta.

Els llindars són configurables, i amb motiu: la Llei Orgànica 1/2002 fixa molt poc —el llibre d'actes i les majories— i el quòrum, el mandat dels càrrecs i la composició de l'òrgan els fixen els teus estatuts, que manen sobre qualsevol valor per defecte. Els que porta el programa són els dels estatuts model que publiquen els mateixos registres, no una invenció nostra.

Els comptes anuals, i el que el programa no pot omplir

Una associació no presenta «pèrdues i guanys»: presenta balanç, compte de resultats i memòria amb l'estructura del Reial decret 1491/2011, i el seu resultat es diu excedent. No és vocabulari: aquell compte de resultats comença pels ingressos de l'activitat pròpia —quotes, donatius, subvencions— i té un apartat propi per als ajuts concedits que en el pla normal no existeix.

Cairos els munta amb el que té a dins, en les dues columnes del model oficial —l'exercici i l'anterior— i amb els comptes d'on surt cada línia, per poder-la quadrar. I aquí va la part honrada: no són uns comptes per dipositar tal qual. Són un esborrany amb el que el programa sap, per portar-lo al model oficial del registre o de la gestoria. Les línies que el programa no porta —personal, immobilitzat i la seva amortització, parts de la memòria com les operacions amb parts vinculades o les despeses d'administració que la Llei 49/2002 limita— surten marcades com a «això no ho porta l'ERP», no com a zero euros. Un zero és una afirmació; això és una absència, i confondre-les en uns comptes que es porten a una assemblea és exactament el que no volem.