Justificar una subvenció sense arribar a l'últim dia
El que enfonsa una justificació gairebé mai no és la despesa: és no poder demostrar quina factura concreta es va pagar amb quin ajut, sobretot quan n'hi ha tres d'obertes alhora i totes tres paguen coses semblants.
Què porta per tu
Una subvenció no és un ingrés més: és un expedient amb condicions, terminis i una part de la despesa compromesa. Cairos la tracta com a tal.
L'expedient complet
Organisme, convocatòria, import sol·licitat, concedit i denegat, dates de resolució i de justificació, i l'estat en què es troba.
Cobraments per trams
Gairebé cap ajut no es cobra de cop: hi ha bestreta, pagaments intermedis i un saldo final que arriba després de justificar. Cada tram amb la seva data i el seu estat.
Una despesa, un ajut
Cada factura s'imputa a una subvenció i només a una. És una restricció a propòsit: és la que impedeix l'error més car de tots, que és justificar la mateixa despesa en dos ajuts diferents.
Quant falta i quan venç
En qualsevol moment: import concedit, import justificat, import pendent i dies que queden. Això és el que evita el reintegrament.
El percentatge que et financen
Si l'ajut cobreix el 80 % del projecte, per cobrar 8.000 € cal acreditar 10.000 € de despesa, no 8.000. Cairos guarda aquest percentatge i calcula sobre ell el que cal justificar de debò.
El que hauries de tornar avui
Amb el que s'ha justificat fins ara i el que ja s'ha cobrat, el programa diu quant sortiria a reintegrar si la justificació es quedés així. No haver cobrat res encara no és un problema: el que no es justifica es cobra de menys, i només es torna el que excedeixi.
Captura de l'ERP: Què porta per tu
El reintegrament no arriba per gastar malament: arriba per no poder-ho demostrar
La Llei 38/2003 General de Subvencions permet exigir la devolució total o parcial quan la justificació no es presenta, es presenta fora de termini o és insuficient. I els interessos de demora es compten des del moment del pagament de la subvenció, no des que es reclama.
- Cada despesa imputada guarda la seva factura i el seu justificant de pagament, cercables anys després.
- L'import justificat es veu al dia, no en un full que algú actualitza a estones.
- El pendent de justificar i el reintegrament probable són a la vista tot l'any, no només quan el termini estreny.
- Cada cobrament va amb el seu tipus: bestreta, liquidació o reintegrament, i el reintegrament resta sol.
- Si hi ha diversos ajuts sobre la mateixa activitat, es veu quina part cobreix cadascun.
- I en canviar la junta o el responsable, la informació es queda al programa.
Les tres maneres de retre comptes
La convocatòria diu quina et toca. Convé llegir-ho el dia que et concedeixen l'ajut, no el mes en què venç el termini, perquè la més exigent obliga a contractar un auditor.
| Modalitat | Què cal lliurar | Quan es fa servir |
|---|---|---|
| Compte justificatiu simplificat | Memòria d'actuació i relació classificada de despeses, amb el seu creditor, import i data, més el detall d'altres ajuts que hagin finançat el mateix. L'organisme comprova una mostra per mostreig. | En subvencions concedides per menys de 60.000 €, i només si les bases reguladores ho preveuen expressament. |
| Compte justificatiu amb aportació de justificants | L'anterior més les factures i els justificants de pagament de totes les despeses, i el detall d'altres ajuts cobrats per al mateix. | És la modalitat més habitual. |
| Compte justificatiu amb informe d'auditor | Un auditor de comptes inscrit revisa la justificació i emet el seu informe. | En ajuts d'import alt o quan la convocatòria ho exigeix expressament. |
A les tres cal acreditar a més el pagament efectiu, no només la factura: llevat que les bases diguin una altra cosa, només compta com a despesa realitzada la que s'hagi pagat abans que acabi el termini de justificació. Una despesa facturada però no pagada dins del període no val, i és un dels motius de reintegrament parcial més comuns. Els llindars i les modalitats són a la Llei 38/2003 i al seu reglament, el Reial decret 887/2006.
Els cinc errors que acaben en reintegrament
- Imputar la mateixa despesa a dos ajuts. La mateixa factura no pot justificar dues subvencions alhora. Quan hi ha tres expedients oberts i tot es porta en un full de càlcul, passa sense voler.
- Despeses fora del període subvencionable. La convocatòria fixa entre quines dates ha d'estar feta i pagada la despesa. Una factura de desembre pagada al gener pot quedar-se fora.
- Justificar sense acreditar el pagament. Cal l'extracte o el justificant de la transferència, no només la factura. En pagaments en efectiu, a més, hi ha límits.
- Superar el cost de l'activitat. L'import de la subvenció, sola o sumada a altres ajuts, ingressos o recursos, no pot superar el cost del que s'ha subvencionat. Si el supera, cal tornar la diferència. Per això el compte justificatiu demana declarar els altres ajuts cobrats per al mateix.
- Presentar fora de termini. El termini de justificació és el de la convocatòria; si no diu res, són tres mesos des que acaba el termini per fer l'activitat. Es pot demanar una ampliació de fins a la meitat d'aquest termini, però abans que venci. I si es passa, l'organisme requereix i dona quinze dies improrrogables: això és un requeriment, no una pròrroga, i presentar-ho aleshores no lliura de la sanció.
El compte que gairebé ningú no fa: el percentatge de finançament
Una convocatòria poques vegades paga el projecte sencer. El normal és que financi un percentatge —el 70 %, el 80 %— i aquí hi ha el parany: el que cal acreditar no és el que et donen, és el cost total de l'activitat. Amb un ajut de 8.000 € que cobreix el 80 %, el compte justificatiu ha de portar 10.000 € de despesa. Si només en portes 8.000, l'ajut es redueix en la mateixa proporció.
Es descobreix sempre tard, quan el termini és a sobre i ja no hi ha temps de generar la diferència. A Cairos el percentatge es guarda amb l'expedient i l'import a acreditar surt d'aquí, no del que s'ha concedit.
I una distinció que estalvia molts ensurts: reduir no és tornar. Si encara no has cobrat, justificar de menys vol dir cobrar de menys, i no hi ha res a reintegrar. Només es torna el que excedeixi del que ja és al compte. El programa ho calcula així i ensenya les dues xifres per separat.
Els cobraments no arriben de cop, i convé anotar-los a mesura que arriben
Un ajut es cobra en dos o tres actes que gairebé mai no coincideixen amb l'exercici: una bestreta al principi, pagaments intermedis i una liquidació final que arriba després que acceptin la justificació. I de vegades, un reintegrament en sentit contrari.
Cada cobrament s'anota amb el seu tipus, la seva data i el seu import. Els reintegraments es guarden en positiu i resten sols, perquè ningú no pugui teclejar el signe a l'inrevés i deixar la subvenció dient que es va cobrar el doble. De la suma en surt el que s'ha cobrat de debò, que és l'únic sobre el qual pot caure una devolució.
La justificació té el seu propi estat —sense presentar, presentada, acceptada o amb objeccions— separat de l'estat de l'expedient. Són dues coses diferents i barrejar-les és el que fa que un programa avisi d'un termini vençut d'una cosa que ja es va lliurar.
La comptabilitat separada que demanen algunes convocatòries
Molts ajuts —sobretot els cofinançats amb fons europeus— exigeixen comptabilitat separada o un codi comptable específic per a les operacions del projecte. No és una recomanació: és una condició, i el seu incompliment es comprova.
A Cairos cada subvenció és un centre de cost: les despeses imputades queden agrupades i es poden treure per separat, amb la seva factura i el seu justificant. Això cobreix l'exigència sense portar dues comptabilitats.
I com es comptabilitza una subvenció
Depèn de per a què sigui, i és de les coses que més es fan malament al tercer sector. El pla comptable de les entitats sense fins lucratius —el Reial decret 1491/2011— ho resol així:
- Una subvenció per finançar despeses concretes s'imputa com a ingrés al mateix exercici en què es meriten les despeses que finança.
- Una subvenció per comprar un bé no va sencera al resultat de l'any: s'imputa en proporció a l'amortització d'aquest bé, durant tota la seva vida útil.
- Una subvenció sense assignació a una finalitat específica va directament a l'excedent de l'exercici en què es reconeix. És una regla pròpia de les entitats no lucratives i sorprèn qui ve del pla general.
- I mentre la subvenció sigui reintegrable —no hi ha acord individualitzat, falten condicions per complir o hi ha dubtes raonables sobre cobrar-la— és un passiu, no un ingrés.
La conseqüència pràctica: ficar una subvenció de capital sencera com a ingrés de l'any infla el resultat i et pot treure de l'exoneració de l'Impost sobre Societats. Mereix una conversa amb la teva assessoria abans del tancament.
Com es porta, de principi a fi
Anota la concessió
Organisme, convocatòria, import i data límit de justificació.
Imputa les despeses
Cadascun al seu expedient, amb la seva factura i el seu justificant de pagament.
Mira el pendent
Quant portes justificat i quant falta, en qualsevol moment.
Treu la relació
La llista classificada de despeses, en el format que demana el compte justificatiu.
Prova-ho amb les teves pròpies dades
Pla gratuït fins a 30 documents l'any, sense targeta.
Preguntes freqüents
Que justificar sigui treure un llistat
I no reconstruir un any sencer buscant factures en tres carpetes diferents amb el termini a sobre.
Sense permanència · VeriFactu inclòs · Suport natiu en castellà, català, gallec, basc i anglès