Xustificar unha subvención sen chegar ao último día
O que afunde unha xustificación case nunca é o gasto: é non poder demostrar que factura concreta se pagou con que axuda, sobre todo cando hai tres abertas á vez e as tres pagan cousas parecidas.
Que leva por ti
Unha subvención non é un ingreso máis: é un expediente con condicións, prazos e unha parte do gasto comprometida. Cairos trátaa como tal.
O expediente completo
Organismo, convocatoria, importe solicitado, concedido e denegado, datas de resolución e de xustificación, e o estado en que está.
Cobros por tramos
Case ningunha axuda se cobra de golpe: hai anticipo, pagamentos intermedios e un saldo final que chega despois de xustificar. Cada tramo coa súa data e o seu estado.
Un gasto, unha axuda
Cada factura impútase a unha subvención e só a unha. É unha restrición a propósito: é a que impide o erro máis caro de todos, que é xustificar o mesmo gasto en dúas axudas distintas.
Canto falta e cando vence
En calquera momento: importe concedido, importe xustificado, importe pendente e días que quedan. Iso é o que evita o reintegro.
A porcentaxe que che financian
Se a axuda cobre o 80 % do proxecto, para cobrar 8.000 € hai que acreditar 10.000 € de gasto, non 8.000. Cairos garda esa porcentaxe e calcula sobre ela o que hai que xustificar de verdade.
O que terías que devolver hoxe
Co xustificado ata agora e o xa cobrado, o programa di canto sairía a reintegrar se a xustificación quedase así. Non ter cobrado nada aínda non é un problema: o que non se xustifica cóbrase de menos, e só se devolve o que exceda.
Captura do ERP: Que leva por ti
O reintegro non chega por gastar mal: chega por non poder demostralo
A Lei 38/2003 Xeral de Subvencións permite esixir a devolución total ou parcial cando a xustificación non se presenta, preséntase fóra de prazo ou é insuficiente. E os xuros de demora cóntanse desde o momento do pagamento da subvención, non desde que se reclama.
- Cada gasto imputado garda a súa factura e o seu xustificante de pagamento, buscables anos despois.
- O importe xustificado vese ao día, non nunha folla que alguén actualiza a ratos.
- O pendente de xustificar e o reintegro probable están á vista todo o ano, non só cando o prazo aperta.
- Cada cobro vai co seu tipo: anticipo, liquidación ou reintegro, e o reintegro resta só.
- Se hai varias axudas sobre a mesma actividade, vese que parte cobre cada unha.
- E ao cambiar a xunta ou o responsable, a información queda no programa.
As tres formas de render contas
A convocatoria di cal che toca. Convén lelo o día que che conceden a axuda, non o mes en que vence o prazo, porque a máis esixente obriga a contratar un auditor.
| Modalidade | Que hai que entregar | Cando se usa |
|---|---|---|
| Conta xustificativa simplificada | Memoria de actuación e relación clasificada de gastos, co seu acredor, importe e data, máis o detalle doutras axudas que financiasen o mesmo. O organismo comproba unha mostra por mostraxe. | En subvencións concedidas por menos de 60.000 €, e só se as bases reguladoras o prevén expresamente. |
| Conta xustificativa con achega de xustificantes | O anterior máis as facturas e os xustificantes de pagamento de todos os gastos, e o detalle doutras axudas cobradas para o mesmo. | É a modalidade máis habitual. |
| Conta xustificativa con informe de auditor | Un auditor de contas inscrito revisa a xustificación e emite o seu informe. | En axudas de importe alto ou cando a convocatoria o esixe expresamente. |
Nas tres hai que acreditar ademais o pagamento efectivo, non só a factura: salvo que as bases digan outra cousa, só conta como gasto realizado o que se pagase antes de que acabe o prazo de xustificación. Un gasto facturado pero non pagado dentro do período non vale, e é un dos motivos de reintegro parcial máis comúns. Os limiares e as modalidades están na Lei 38/2003 e no seu regulamento, o Real decreto 887/2006.
Os cinco erros que acaban en reintegro
- Imputar o mesmo gasto a dúas axudas. A mesma factura non pode xustificar dúas subvencións á vez. Cando hai tres expedientes abertos e todo se leva nunha folla de cálculo, pasa sen querer.
- Gastos fóra do período subvencionable. A convocatoria fixa entre que datas ten que estar feito e pagado o gasto. Unha factura de decembro pagada en xaneiro pode quedar fóra.
- Xustificar sen acreditar o pagamento. Fai falta o extracto ou o xustificante da transferencia, non só a factura. En pagamentos en efectivo, ademais, hai límites.
- Superar o custo da actividade. O importe da subvención, soa ou sumada a outras axudas, ingresos ou recursos, non pode superar o custo do subvencionado. Se o supera, hai que devolver a diferenza. Por iso a conta xustificativa pide declarar as outras axudas cobradas para o mesmo.
- Presentar fóra de prazo. O prazo de xustificación é o da convocatoria; se non di nada, son tres meses desde que acaba o prazo para facer a actividade. Pódese pedir unha ampliación de ata a metade dese prazo, pero antes de que venza. E se se pasa, o organismo require e dá quince días improrrogables: iso é un requirimento, non unha prórroga, e presentalo aí non libra da sanción.
A conta que case ninguén fai: a porcentaxe de financiamento
Unha convocatoria rara vez paga o proxecto enteiro. O normal é que financie unha porcentaxe —o 70 %, o 80 %— e aí está a trampa: o que hai que acreditar non é o que che dan, é o custo total da actividade. Cunha axuda de 8.000 € que cobre o 80 %, a conta xustificativa ten que levar 10.000 € de gasto. Se só levas 8.000, a axuda redúcese na mesma proporción.
Descóbrese sempre tarde, cando o prazo está enriba e xa non hai tempo de xerar a diferenza. En Cairos a porcentaxe gárdase co expediente e o importe que hai que acreditar sae de aí, non do concedido.
E unha distinción que quita moitos sustos: reducir non é devolver. Se aínda non cobraches, xustificar de menos significa cobrar de menos, e non hai nada que reintegrar. Só se devolve o que exceda do que xa está na conta. O programa calcúlao así e amosa as dúas cifras por separado.
Os cobros non chegan dunha vez, e convén apuntalos segundo chegan
Unha axuda cóbrase en dous ou tres actos que case nunca coinciden co exercicio: un anticipo ao principio, pagamentos intermedios e unha liquidación final que chega despois de que acepten a xustificación. E ás veces, un reintegro en sentido contrario.
Cada cobro apúntase co seu tipo, a súa data e o seu importe. Os reintegros gárdanse en positivo e restan sós, para que ninguén poida teclear o signo ao revés e deixar a subvención dicindo que se cobrou o dobre. Da suma sae o cobrado de verdade, que é o único sobre o que pode caer unha devolución.
A xustificación ten o seu propio estado —sen presentar, presentada, aceptada ou con reparos— separado do estado do expediente. Son dúas cousas distintas e mesturalas é o que fai que un programa avise dun prazo vencido de algo que xa se entregou.
A contabilidade separada que piden algunhas convocatorias
Moitas axudas —sobre todo as cofinanciadas con fondos europeos— esixen contabilidade separada ou un código contable específico para as operacións do proxecto. Non é unha recomendación: é unha condición, e o seu incumprimento compróbase.
En Cairos cada subvención é un centro de custo: os gastos imputados quedan agrupados e pódense sacar por separado, coa súa factura e o seu xustificante. Iso cobre a esixencia sen levar dúas contabilidades.
E como se contabiliza unha subvención
Depende de para que sexa, e é das cousas que máis se fan mal no terceiro sector. O plan contable das entidades sen fins lucrativos —o Real decreto 1491/2011— resólveo así:
- Unha subvención para financiar gastos concretos impútase como ingreso no mesmo exercicio en que se devindican os gastos que financia.
- Unha subvención para comprar un ben non vai enteira ao resultado do ano: impútase en proporción á amortización dese ben, durante toda a súa vida útil.
- Unha subvención sen asignación a unha finalidade específica vai directamente ao excedente do exercicio en que se recoñece. É unha regra propia das entidades non lucrativas e sorprende a quen vén do plan xeral.
- E mentres a subvención sexa reintegrable —non hai acordo individualizado, faltan condicións por cumprir ou hai dúbidas razoables sobre cobrala— é un pasivo, non un ingreso.
A consecuencia práctica: meter unha subvención de capital enteira como ingreso do ano infla o resultado e pode sacarte da exoneración do Imposto sobre Sociedades. Merece unha conversa coa túa asesoría antes do peche.
Como se leva, de principio a fin
Apunta a concesión
Organismo, convocatoria, importe e data límite de xustificación.
Imputa os gastos
Cada un ao seu expediente, coa súa factura e o seu xustificante de pagamento.
Mira o pendente
Canto levas xustificado e canto falta, en calquera momento.
Saca a relación
A listaxe clasificada de gastos, no formato que pide a conta xustificativa.
Próbao cos teus propios datos
Plan gratuíto ata 30 documentos ao ano, sen tarxeta.
Preguntas frecuentes
Que xustificar sexa sacar unha listaxe
E non reconstruír un ano enteiro buscando facturas en tres cartafoles distintos co prazo enriba.
Sen permanencia · VeriFactu incluído · Soporte nativo en castelán, catalán, galego, éuscaro e inglés