Facturae: a factura que a administración si acepta
A unha administración pública non se lle manda un PDF por correo. Mándaselle un ficheiro XML, asinado, por un rexistro concreto. E se lle falta un dato, recházao o rexistro, non a persoa.
O formato XML co que se emiten as facturas dirixidas a unha administración pública española, asinado electronicamente e presentado nun punto de entrada como FACe.
A Lei 25/2013, de impulso da factura electrónica, obriga desde o 15 de xaneiro de 2015 a que os provedores das administracións públicas —sociedades anónimas, sociedades de responsabilidade limitada, unións temporais de empresas e algunhas figuras máis— facturen en formato electrónico. O seu artigo 4 deixa ademais unha porta aberta: cada administración pode excluír da obriga as facturas de ata 5.000 €, así que convén mirar que decidiu a túa antes de dar nada por suposto.
Que é exactamente
Facturae non é «un PDF con sinatura». É un XML cun esquema pechado, hoxe na súa versión 3.2.2, onde cada dato vai na súa etiqueta: o emisor, o receptor, cada liña coa súa base e o seu tipo, o detalle de impostos repercutidos, as retencións no seu bloque aparte e os vencementos.
Tres cousas fano distinto dunha factura normal:
- Vai asinado electronicamente en formato XAdES. Sen sinatura, o rexistro non o admite.
- Entrégase nun punto xeral de entrada, non por correo. O da Administración Xeral do Estado é FACe, e moitas comunidades e concellos teñen o seu.
- Leva os tres códigos DIR3 do organismo. Sen eles recházase, e non hai forma de deducilos: dáos o propio organismo.
Que se comproba antes de admitilo
O validador é aritmético e non perdoa: a suma dos importes das liñas ten que dar o total bruto, a suma das cotas do detalle ten que dar o total de impostos repercutidos e os prazos de pagamento teñen que sumar o importe a executar. Un céntimo de diferenza por redondeo e o ficheiro volve.
Un exemplo
Facturas 3.200 € máis IVE a un concello. O PDF de sempre non vale: hai que xerar o XML, asinalo co teu certificado, entrar no punto de entrada que use ese concello e rexistralo. A partir dese momento corre o prazo de pagamento de 30 días da Lei de Contratos do Sector Público, e ese é o motivo de verdade para facelo ben á primeira: un rexeitamento non atrasa a factura, atrasa o cobro.
O erro que máis se repite
Dar por feito que abonda con asinar o PDF. A sinatura electrónica dun PDF non converte ese PDF nunha factura Facturae: o rexistro agarda un XML cun esquema concreto e descarta calquera outra cousa. É o motivo máis común de que unha factura a unha administración leve tres semanas «enviada» e non estea rexistrada en ningures.
Onde segue isto en Cairos: A factura electrónica, explicada.
Termos que van con este
Case ningún concepto fiscal se entende só. Estes tres son os que máis veces aparecen ao lado.
DIR3
Os códigos do Directorio Común de Unidades Orgánicas e Oficinas que identifican as tres unidades administrativas polas que pasa unha factura dirixida a unha administración pública.
FacturaciónFactura rectificativa
A factura que corrixe outra xa expedida, en serie específica e con referencia expresa á factura rectificada.
FacturaciónNumeración correlativa
A obriga de numerar as facturas de forma seguida dentro de cada serie, sen saltos e sen repeticións.
Isto, resolto sen pensar niso
Cairos leva as facturas, os libros rexistro e os modelos de Facenda cos mesmos datos, de xeito que a teoría desta páxina se converte en casas xa cubertas.
Sen tarxeta e sen permanencia.