Factura proforma: parece una factura, pero no lo es
No aparece en el Reglamento de facturación por una razón sencilla: no es un documento fiscal. Es un presupuesto con aspecto de factura.
Un documento informativo con el aspecto de una factura que no tiene efectos fiscales: ni genera devengo, ni se registra, ni permite deducir.
La proforma no está regulada en el RD 1619/2012 porque no cumple ninguna función que el reglamento reconozca. No devenga IVA, no entra en el libro registro de facturas expedidas, no da derecho a deducción a quien la recibe y no acredita ningún ingreso.
Para qué sirve de verdad
- Que el cliente tramite el pago. Muchas empresas y todas las administraciones necesitan un documento con importes para abrir el expediente de gasto.
- Pedir un anticipo sin haber prestado todavía el servicio.
- Declarar valor en aduana en un envío fuera de la Unión Europea.
- Justificar una compra ante un tercero: un banco, una convocatoria de ayudas, un socio.
Dos cautelas prácticas: la palabra «proforma» tiene que ir bien visible, y el documento no debe llevar un número de tu serie oficial. Si lo lleva, ese número queda comprometido y tendrás que justificar por qué no hay factura detrás.
El momento en que deja de valer
En cuanto entra dinero, la proforma se queda corta. El artículo 75.Dos de la Ley del IVA es tajante: en los pagos anticipados el impuesto se devenga en el momento del cobro, por los importes efectivamente percibidos.
Con números: proforma de 3.000 € más 630 € de IVA para que el cliente tramite el pago. El día que entran los 1.815 € del 50 %, hay que emitir factura de verdad por 1.500 € de base y 315 € de IVA, que van al trimestre en curso aunque el trabajo no haya empezado.
El error que más se repite
Trabajar todo el año con proformas y facturar «cuando el cliente pague». El IVA se devenga con la operación o con el cobro anticipado, no con la factura, así que esa demora no retrasa el impuesto: sólo deja la operación sin documentar y el trimestre mal presentado.
Dónde sigue esto en Cairos: Presupuestos que se convierten en factura.
Términos que van con éste
Casi ningún concepto fiscal se entiende solo. Estos tres son los que más veces aparecen al lado.
Albarán
El documento que acredita la entrega de unos bienes y su fecha; no es una factura y no tiene efectos fiscales por sí solo.
FacturaciónProvisión de fondos
Dinero que el cliente entrega por adelantado, que devenga IVA si es a cuenta de tu trabajo y no lo devenga si es para pagar gastos en su nombre.
IVADevengo
El momento en que se entiende realizada la operación y nace la obligación tributaria, con independencia de cuándo se cobre o se pague.
Esto, resuelto sin pensar en ello
Cairos lleva las facturas, los libros registro y los modelos de Hacienda con los mismos datos, así que la teoría de esta página se convierte en casillas ya rellenas.
Sin tarjeta y sin permanencia.