Software de control horario: qué es y cómo elegir el mejor (2026)
Qué es un software de control horario, para qué sirve, qué funciones debe tener y cómo elegir el mejor programa para fichar empleados en tu pequeña empresa. Incluye opción gratis.
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Foto de portada: pantalla de ordenador mostrando un panel de control horario con gráficos (horizontal)
Un software de control horario es la forma más sencilla de cumplir la ley del registro de jornada y, de paso, saber de verdad cuántas horas trabaja tu equipo. Te explicamos qué es, qué debe incluir y cómo elegir el mejor programa para fichar sin pagar de más.
Qué es un software de control horario
Es un programa (web y/o app) que registra automáticamente las entradas y salidas de tus empleados, guarda esos datos de forma inalterable y te permite consultarlos y exportarlos cuando los necesites. Sustituye al papel, al Excel y a las hojas de firmas.
Para qué sirve
- Cumplir la ley del registro de jornada (obligatoria desde 2019).
- Saber las horas reales trabajadas y las horas extra.
- Gestionar vacaciones, ausencias y turnos.
- Tener todo listo si llega una inspección.
Funciones que debe tener (sí o sí)
✅ Imprescindibles
- Registro diario con inicio y fin, y pausas si tu convenio las contempla.
- Que sea fiable y no manipulable a posteriori, ni por ti ni por el trabajador.
- Conservación de 4 años y acceso desde el centro de trabajo.
- Exportable (PDF/Excel) y con resumen totalizado para las horas extra y el tiempo parcial.
- Contrato de encargo del tratamiento (artículo 28 del RGPD) con el proveedor.
- Sin datos biométricos. La AEPD considera que fichar con huella o cara no encuentra hoy amparo en la normativa española.
La geolocalización no está en esa lista a propósito: es útil en obra o en movilidad, pero no es un requisito legal y arrastra obligaciones propias de información previa.
Cómo elegir el mejor software para tu empresa
No elijas el más complejo, sino el que tu equipo vaya a usar sin protestar. Prioriza facilidad, precio claro y que cubra los imprescindibles. Compara opciones en nuestra comparativa de apps de control horario.
Nota del 4 de septiembre de 2026: Cairos y el fichaje
Al día de hoy, 4 de septiembre de 2026: cuando se escribió este artículo, en Cairos todavía no se podían ver las horas del equipo. Ya se ven, y conviene contar exactamente cómo, porque no es lo que suele entenderse: Cairos no ficha. El registro de jornada lo lleva ficheo.app y Cairos lo lee —sólo lectura— para enseñar esas horas junto a tus facturas y repartirlas por proyecto. Un marcaje que haya que corregir se corrige en ficheo, que es donde vive el registro que exige la ley. Con tu cuenta de ficheo conectada, en Cairos ese módulo no se cobra aparte.
Ver los planes y lo que incluyen¿Cuánto cuesta un software de control horario?
La mayoría cobra por empleado y mes, que es el modelo que más se dispara al crecer: cada contratación te sube la cuota. Compara siempre el coste a doce meses con la plantilla que esperas tener, no con la de hoy. Y recuerda que la alternativa de coste cero sigue siendo legal: la ley no obliga a comprar programa. Repasamos las opciones en control horario gratis.
Preguntas frecuentes
Las horas, en el mismo programa que factura
Cairos no ficha: el registro de jornada lo lleva ficheo.app y Cairos lee esas horas para repartirlas por proyecto y tenerlas al lado de las facturas. Con tu cuenta de ficheo conectada, el módulo no se cobra aparte.