Cómo calcular las horas extra de tus empleados (con ejemplos)

Las horas extra son una de las principales fuentes de conflictos (y de sanciones) en las pequeñas empresas. Saber calcularlas bien es clave para pagar lo justo y cumplir la ley. Te lo explicamos con ejemplos numéricos para que no quede ninguna duda.

Qué son las horas extra

Una hora extraordinaria es, según el artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores, la que se realiza «sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo». Esa duración es la que fije tu convenio o el contrato, con un techo legal de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual (artículo 34.1). Si tu empleado tiene una jornada de 40 h y trabaja 43, esas 3 horas son extra.

Un apunte, porque se ha escrito mucho sobre ello: la jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas. La reducción a 37,5 horas no está aprobada ni publicada en el BOE, así que el cálculo de las horas extra no ha cambiado.

Límites legales

• Máximo 80 horas extra al año por trabajador (artículo 35.2). Para quien trabaja una jornada anual inferior a la general de la empresa, ese máximo se reduce en la misma proporción.
• No computan las que se compensen con descanso en los 4 meses siguientes a su realización.
• Tampoco computan, ni para la jornada máxima ni para el tope de 80, las horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (artículo 35.3). Ojo: se siguen pagando o compensando como extraordinarias, y ésas sí son obligatorias para el trabajador.
• La realización de horas extra es voluntaria, salvo que se haya pactado en convenio o en el contrato (artículo 35.4).
• Los menores de 18 años no pueden hacer horas extra (artículo 6.3). Tampoco los trabajadores nocturnos (artículo 36.1).
• Los contratos a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias salvo el supuesto de siniestros del 35.3 (artículo 12.4.c): lo suyo son las horas complementarias, que tienen sus propias reglas.

¿Se pagan o se compensan con descanso?

El artículo 35.1 deja elegir «mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual»:

• Pagarlas: en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria. El recargo por encima de ese suelo lo pone el convenio, si lo pone: no hay un porcentaje legal.
• Compensarlas con descanso: por tiempos equivalentes de descanso retribuido.

Y aquí está el detalle que más gente da por supuesto al revés: si no hay pacto, no se pagan, se compensan. El artículo 35.1 termina diciendo que «en ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización». El abono en dinero es la opción que hay que pactar, no la que sale por defecto.

Cómo calcularlas, con ejemplo

Imagina un empleado con salario de 18.000 €/año y 1.800 horas anuales. El recargo del ejemplo es inventado: el que se aplique lo dice tu convenio, y muchos no fijan ninguno, en cuyo caso el suelo legal es el valor de la hora ordinaria.

• Valor hora ordinaria: 18.000 ÷ 1.800 = 10 €.
• Si su convenio pagase las extra con un 25 % de recargo: 10 € × 1,25 = 12,50 €/hora extra.
• Si un mes hace 6 horas extra: 6 × 12,50 = 75 € a abonar, más su cotización.

El registro y la comunicación: tres obligaciones distintas

Aquí se mezclan tres cosas que la ley trata por separado, y conviene tenerlas claras porque cada una se incumple por su lado:

• El registro diario de jornada del artículo 34.9: inicio y fin de la jornada de cada persona, todos los días, conservado 4 años.
• El registro de horas extra del artículo 35.5: «la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». Es decir: aquí sí hay que entregar copia, normalmente con la nómina.
• La comunicación mensual a la representación legal de los trabajadores: la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995 les da derecho a «ser informados mensualmente por el empresario de las horas extraordinarias realizadas, cualquiera que sea su forma de compensación», recibiendo copia de esos resúmenes.

Son obligaciones independientes y compatibles, como recuerda la Guía del Ministerio de Trabajo, aunque el mismo registro puede servir para las dos primeras. Y no olvides que las horas extra abonadas cotizan a la Seguridad Social: es ahí, y no en la multa por el registro, donde una inspección se pone cara.

Sin un registro fiable no puedes demostrar cuántas horas extra se han hecho, ni el trabajador reclamarlas, ni tú defenderte en una inspección.