Fichaje con geolocalización: cómo evitar que fichen desde casa

Una de las grandes dudas del control horario móvil es: ¿y si fichan desde el sofá?. La respuesta es el fichaje con geolocalización. Te contamos cómo funciona, qué permite la ley y cómo configurarlo bien para que sea útil sin invadir la privacidad de tu equipo.

Qué es el fichaje con geolocalización

Es un fichaje desde el móvil que, además de la hora, registra la ubicación en el momento de fichar. Así puedes verificar que el empleado está realmente en el centro de trabajo (o en la obra, o en el cliente) y no fichando desde casa.

Cómo funciona

Cuando el empleado pulsa "fichar", la app pide acceso al GPS y comprueba si está dentro del radio que has definido para el centro de trabajo (por ejemplo, 100 metros alrededor de la oficina). Si está dentro, el fichaje se valida; si no, queda marcado como "fuera de zona" o se bloquea, según tu configuración.

Qué dice la ley sobre el GPS en el trabajo

La geolocalización laboral es legal, pero con condiciones concretas. La norma es el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, al que remite el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores. Dice dos cosas:

• La empresa puede tratar datos de geolocalización «para el ejercicio de las funciones de control» del artículo 20.3 del Estatuto, y sólo dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
• Con carácter previo, hay que informar «de forma expresa, clara e inequívoca» a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características del dispositivo, y además sobre cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.

Tres precisiones que evitan el error más común:

• No se pide consentimiento. En una relación laboral el consentimiento no se considera libre, así que la base jurídica no es el artículo 6.1.a del RGPD sino el cumplimiento del contrato y el interés legítimo del empresario en el control, dentro del artículo 20.3 del Estatuto. Pedir un «acepto» y guardarlo como coartada no da cobertura.
• Minimización. El RGPD obliga a usar el medio menos invasivo que sirva. Capturar la ubicación sólo en el instante del fichaje es defendible; el rastreo continuo, para comprobar un horario, no lo es.
• Registrar la jornada no es localizar a nadie. El artículo 34.9 sólo te obliga a saber cuándo empieza y acaba la jornada. Todo lo demás es una decisión tuya de control de presencia, con su propia carga de justificación.

Y un aviso sobre la alternativa que muchos terminales ofrecen: huella dactilar y reconocimiento facial. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos, concluye que para el registro de jornada no existe hoy en España una norma con rango de ley que levante la prohibición de tratar categorías especiales de datos, y que el consentimiento del trabajador tampoco puede levantarla por el desequilibrio entre las partes. En la práctica, fichar con la huella o con la cara es el método con más riesgo sancionador de todos.

Cómo configurarlo bien

• Define un radio razonable (50-150 m) alrededor de cada centro.
• Informa por escrito y antes de activarlo a tu equipo y a sus representantes: qué se recoge, para qué, con qué base jurídica, cuánto se conserva y cómo ejercer sus derechos. Es lo que exige el artículo 90 de la LOPDGDD.
• Si hay convenio o acuerdo de empresa sobre el registro de jornada, el sistema debe encajar ahí; si no lo hay y existe representación legal, hay que consultarla antes (artículo 34.9).
• No actives rastreo continuo: sólo en el fichaje.
• No bloquees el fichaje fuera de zona. Marca la incidencia y revísala. Si impides registrar una jornada realmente trabajada, el incumplimiento del artículo 34.9 pasa a ser tuyo.
• Permite excepciones para quien trabaje en movilidad o en casa.
• Recoge todo esto en el registro de actividades de tratamiento y valora si necesitas una evaluación de impacto.

¿Y el teletrabajo?

Para quien trabaja en remoto, la geolocalización es difícil de justificar: existe un medio menos invasivo —que la persona fiche— y el principio de minimización obliga a usarlo. Lo razonable es que el empleado marque «teletrabajo» al fichar y ese marcaje quede diferenciado. Así cumples el artículo 34.9 sin pedir ubicación. Lo desarrollamos en control horario en teletrabajo.