Presupuestos y facturas para electricistas, fontaneros e instaladores
El trabajo empieza con un presupuesto y acaba con una factura, y en medio hay material comprado en tres sitios distintos. A eso se le suma que, cuando el cliente es un contratista, la factura va sin IVA y mucha gente no lo sabe.
Qué tiene de particular facturar en instaladores y gremios
Un gremio no tiene un problema de contabilidad: tiene un problema de que el papeleo se hace de noche, después de doce horas de trabajo.
Todo empieza por un presupuesto
Y muchos se aceptan por teléfono o por mensaje. Un presupuesto enviado, con su fecha y su aceptación registrada, es lo que evita la discusión de «esto no lo habíamos hablado» cuando llega la factura.
Inversión del sujeto pasivo con contratistas
Si facturas a un contratista una instalación que forma parte de una obra de construcción o rehabilitación —no de una reparación ni de una reforma corriente—, tu factura va sin IVA y lo declara él. Y él tiene que comunicarte por escrito, antes de contratar, que actúa como empresario y que la obra es de las que entran. Emitirla con IVA cuando toca sin él significa ingresar un dinero que nadie te ha pagado; emitirla sin IVA cuando no toca significa que te lo reclamarán a ti.
Material por trabajo
Se compra en el almacén de la esquina, en el distribuidor y a veces en una gran superficie. Si el material no se imputa al trabajo, el margen de cada instalación es una sensación, no un número.
Desde el móvil, en el sitio
El presupuesto se hace en la casa del cliente y la factura, al terminar. Lo que no se emite en el momento se emite tres semanas después, o no se emite.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
El instalador no pierde dinero en el trabajo. Lo pierde entre el trabajo y el cobro.
Sin Cairos
- El presupuesto se manda por mensaje y no queda constancia de qué se aceptó.
- Las facturas a contratistas salen con IVA por costumbre.
- Los tickets de material se acumulan en la furgoneta.
- No se sabe qué margen dejó cada instalación.
- Se factura tarde, y lo que se factura tarde se cobra más tarde.
Con Cairos
- El presupuesto se envía, queda con su fecha y se marca como aceptado.
- La factura sale sin IVA y con la mención legal cuando toca.
- El gasto se apunta con una foto desde el móvil, en el mismo momento.
- Cada trabajo dice qué costó en material y en horas.
- Se factura al terminar, desde el móvil, y el cobro empieza a contar.
Cuándo lleva IVA tu factura y cuándo no
La primera pregunta de un instalador no es qué tipo aplicar: es si la factura lleva IVA. Depende de quién sea el cliente y de qué obra sea.
| A quién facturas | Tu factura | Por qué |
|---|---|---|
| A un contratista, en una obra de construcción o rehabilitación | Sin IVA | Inversión del sujeto pasivo: la regla alcanza a toda la cadena, también a los subcontratistas. Hay que poner la mención en la factura. |
| A un contratista, en una reforma que no llega a ser rehabilitación | 21 % | Que el cliente sea contratista no basta: la obra tiene que ser de urbanización, construcción o rehabilitación en el sentido del art. 20.Uno.22º.B. |
| A un particular, reparación suelta | 21 % | El tipo general: una reparación no es una obra de renovación. |
| A un particular o a una comunidad de propietarios, obra de renovación en vivienda | 10 % | Si la vivienda se terminó hace más de dos años, el destinatario no actúa como empresario y los materiales que aportas no pasan del 40 % de la base imponible. |
| A una empresa que no es promotora de esa obra | 21 % | Fuera del supuesto de inversión del sujeto pasivo. |
| Venta de material sin instalación | 21 % | Es una entrega de bienes, no una ejecución de obra. |
| Mantenimiento periódico con cuota mensual | 21 % | Y se puede emitir sola cada mes con una factura recurrente. |
Dos cosas que se fallan mucho. Una: el límite del 40 % de materiales del 10 % de las reformas no lo puede comprobar ningún programa por ti, porque depende de lo que vayas a poner y eso se sabe al presupuestar. Otra: la inversión del sujeto pasivo exige que el destinatario te lo comunique expresa y fehacientemente antes de contratar (art. 24 quater del Reglamento del IVA). Sin ese papel, la factura sin IVA se queda sin respaldo.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | Con las casillas de inversión del sujeto pasivo, que muchos dejan en blanco. |
| 130 | Trimestral | Si eres autónomo en estimación directa. |
| 111 | Trimestral | Si tienes un oficial contratado o pagas a otro profesional con retención. |
| 115 | Trimestral | Si alquilas nave o almacén. |
| 347 | Febrero | Los distribuidores de material pasan de 3.005,06 € con facilidad. |
Lo que vas a usar de verdad
Lo que se usa en la furgoneta y en casa por la noche, no en un despacho.
Presupuestos
Con partidas, se envían por correo y quedan con su aceptación registrada.
Del presupuesto a la factura
Sin volver a teclear las partidas, y con o sin IVA según el cliente.
Gastos con foto
El ticket del almacén se fotografía en el momento y no se pierde.
Margen por trabajo
Material y horas imputados a su instalación, con el margen al día.
La caldera que tira abajo el 10 %
De los tres requisitos del tipo reducido en vivienda, el que decide casi todas las facturas de un gremio es el tercero: que el material que aportas tú no pase del 40 % de la base imponible. Y en un gremio no se cumple siempre ni se incumple siempre: depende del aparato que pongas.
- Localizar una avería y cambiar el termostato: 210 € de mano de obra y 60 € de material. Base 270 €, material 22 %. Cumple: 10 %.
- Sustituir la caldera: 480 € de mano de obra y 1.320 € de caldera, accesorios y tubo. Base 1.800 €, material 73 %. No cumple: 21 %, y sobre el total, también sobre la mano de obra.
Lo que se cae al segundo caso no es la parte del material: es la operación entera. Por eso el presupuesto separa mano de obra y material desde la primera línea, y no por cortesía con el cliente: es la prueba de que el tipo estaba bien puesto el día que alguien lo mire.
Y un matiz que sale a diario: si el aparato lo compra el cliente, ese coste no lo aportas tú, no entra en tu base imponible y no cuenta para el 40 %. Es una decisión legítima, pero conviene dejarla escrita en el presupuesto. Si quieres ver el mismo umbral resuelto en los dos extremos, están los pintores, que casi siempre lo cumplen, y las carpinterías, que casi nunca.
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